قائمة التحكم

تشرح هذه المقالة المقصود بقائمة التحقق (أو قائمة التحقق) والغرض الذي يتم استخدامها من أجله. سوف تكتشف أيضًا كيفية إنشاء قائمة المراجعة والأمثلة والأنواع المختلفة لقوائم المراجعة. بالإضافة إلى ذلك، سوف تكون قادرًا على معرفة الفوائد التي يوفرها استخدام قائمة التحقق.

ما هي القائمة المرجعية (أو قائمة المراجعة)؟

قائمة المراجعة (أو قائمة المراجعة) هي قائمة تسرد جميع المهام التي يجب إكمالها. لذا، فإن قائمة المراجعة عبارة عن ورقة تستخدم للتحقق من اتباع سلسلة من العمليات أو الخطوات.

يعد تشغيل قائمة المراجعة أو قائمة المراجعة أمرًا بسيطًا: يجب على المشغل وضع علامة على المهام عند إكمالها. لذلك، إذا قمت بالعملية بشكل صحيح، فسيتم وضع علامة على جميع المهام الموجودة في قائمة التحقق بمجرد الانتهاء.

في بعض قوائم المراجعة، يكون الترتيب الذي يتم تنفيذ المهام به مهمًا أيضًا، لذلك لا يجب إكمال جميع الخطوات فحسب، بل يجب أيضًا إكمالها بالترتيب الصحيح. أدناه سنرى ما هي الأنواع المختلفة لقوائم المراجعة.

تُستخدم قوائم المراجعة غالبًا في المهام المتكررة حيث يكون من السهل نسيان القيام بخطوة ما في العملية. ومع ذلك، إذا اتبع المشغل قائمة المهام وقام بالتحقق، فإنه سيضمن اكتمال جميع الخطوات.

ومن الجدير بالذكر أن القائمة المرجعية تُعطى العديد من الأسماء المختلفة مثل قائمة المراجعة أو قائمة المراجعة أو ورقة الفحص أو ورقة الفحص .

كيفية عمل قائمة مرجعية

خطوات إنشاء قائمة التحقق هي كما يلي:

1. تسجيل جميع المهام : يجب أن تحتوي قائمة المراجعة على جميع الخطوات أو العمليات التي يجب إكمالها.
2. فرز المهام – يجب تنظيم المهام المدرجة في الخطوة السابقة بترتيب، إما بسبب إلحاحها أو لأن الخطوات يجب إكمالها بترتيب معين حتى تكون النتيجة النهائية مناسبة.
3. قم بتفصيل العناصر الفرعية : إذا لزم الأمر، يجب تحديد المهام التي يجب تنفيذها لإكمال كل خطوة من قائمة المراجعة.
4. إضافة علامات – بجوار كل عنصر في القائمة، يجب إضافة مربع فارغ أو شيء مشابه حتى يتمكن المشغل من وضع علامة على المهمة بمجرد اكتمالها.
5. تأكد من وجود جميع المهام : وأخيرًا، يجب عليك التحقق من أنك لم تنس أي عنصر من القائمة وأن ترتيبها صحيح. لأنه إذا كانت قائمة المراجعة خاطئة، فسيؤدي المشغل أيضًا وظيفته بطريقة خاطئة.

قائمة مراجعة العينة

بمجرد أن نرى تعريف القائمة المرجعية وكيفية القيام بها، سنرى مثالاً لقائمة المراجعة لإنهاء فهم المفهوم.

على سبيل المثال، تحتوي قائمة الاختيار التالية على جميع المهام التي يجب على مدير الموارد البشرية المكلف بها إعداد عامل جديد في الشركة إكمالها. لذلك، يجب على المشرف اتباع جميع الخطوات الواردة في نموذج القائمة المرجعية لضم عامل جديد بنجاح.

أنواع قوائم المراجعة

أنواع قوائم المراجعة هي:

• قائمة مراجعة الإجراءات القياسية : كل عنصر في القائمة المرجعية هو خطوة في العملية. يمكن تقديم تفاصيل أكثر أو أقل حول كل خطوة اعتمادًا على معرفة المشغل وخبرته في العملية.
• قائمة مرجعية لتنسيق المشاريع : تحدد القائمة المهام التي يجب على كل عضو في الفريق إكمالها.
• قائمة التحقق من استكشاف الأخطاء وإصلاحها : يتم استخدام قائمة التحقق لتشخيص نوع المشكلة ولحل المشكلة، حتى يتمكن المشغل من حل المشكلة بسرعة.
• القائمة المرجعية لزيادة الموضوعية : تضم القائمة سلسلة من العناصر التي تساعد على اتخاذ القرارات بموضوعية، دون التأثر بالعواطف.
• قائمة التحقق من المهام المعلقة : تتضمن القائمة جميع المهام المعلقة التي لا تزال بحاجة إلى إكمالها. الهدف من هذا النوع من قائمة المراجعة هو عدم ترك أي مهمة غير مكتملة.
• قائمة المراجعة : تتم إضافة جميع الجوانب التي يجب أن تلتزم بها العملية أو الآلة أو المكان إلى القائمة. لذلك، يتم استخدام هذا النوع من قائمة التحقق للتحقق مما إذا كان هناك شيء يلبي جميع المتطلبات المحددة.

كيف ينبغي أن تبدو القائمة المرجعية؟

يجب أن تتمتع قائمة المراجعة بالخصائص التالية:

• يجب أن تكون القائمة المرجعية بسيطة قدر الإمكان، وبهذه الطريقة يصبح العمل أسهل.
• غالبًا ما يؤدي تجميع عناصر متعددة يمكن تنفيذها في نفس الوقت أو في نفس الموقع إلى تحسين الكفاءة.
• بشكل عام، لا ينبغي أن تكون القائمة المرجعية مفصلة للغاية، بل يجب أن تصف كل خطوة ببساطة.
• عندما يكون ترتيب المهام مهمًا، يجب ترتيب الخطوات وفقًا لترتيب إنجازها.
• في حالة حدوث أي تفصيل، يجب أن يكون من السهل معرفة العنصر الذي يجب القيام به بعد ذلك في القائمة لتقليل خطر تفويت خطوة أو القيام بها مرتين.
• يجب أن تكون قائمة المراجعة قابلة للاستخدام في مكان العمل بشكل مريح، ويجب ألا يبذل المشغل أي جهد لقراءتها أو حمايتها من البيئة.
• ضع في اعتبارك أنه يجب التوقيع على بعض قوائم المراجعة والاحتفاظ بها كدليل، في حين يجب أن يكون البعض الآخر قابلاً لإعادة الاستخدام.
• إن إضافة مربع فارغ أمام كل عنصر في القائمة حتى يتمكن المشغل من التحقق من المهام المكتملة يجعل من السهل متابعة الإجراء بكفاءة.
• إذا كانت هناك حاجة إلى تعليمات، فيجب تضمينها. وبخلاف ذلك، ينبغي تجاهلها لأنها قد تشتت انتباه المستخدم.
• عندما يتم استخدام قوائم مرجعية متعددة، نظرًا لتعقيد المهمة أو الحاجة إلى عدة أشخاص لإجراء عمليات التحقق في مواقع مختلفة، فمن الممكن استخدام قائمة مرجعية رئيسية تشير إلى امتثال كل عنصر تحكم تابع لقائمة التحقق.

فوائد قائمة المراجعة

تشمل فوائد استخدام قائمة التحقق ما يلي:

• زيادة الإنتاجية لأن المشغلين يمكنهم إكمال العمليات بشكل أسرع وبأخطاء أقل.
• يحسن النظام والتنظيم.
• يعزز تفويض المهام لأنه يسهل تنفيذ العمليات بشكل صحيح مما يعطي المزيد من الثقة للتفويض.
• وهذا يزيد من تحفيز المستخدمين، لأنه من خلال إكمال كل مهمة، يعتبرها الدماغ بمثابة غزو صغير، وبالتالي يمنحهم الرضا.