مصفوفة أيزنهاور

يشرح هذا المقال ماهية مصفوفة أيزنهاور وفيم يتم استخدامها. وهكذا سوف تكتشف مما يتكون كل ربع من مصفوفة أيزنهاور، وكيف يتم صنع مصفوفة أيزنهاور ومثال على هذا النوع من المصفوفات. بالإضافة إلى ذلك، سوف تكون قادرًا على رؤية مزايا وعيوب مصفوفة أيزنهاور.

ما هي مصفوفة أيزنهاور؟

مصفوفة أيزنهاور هي مصفوفة تساعدك على ترتيب المهام على أساس مدى إلحاحها وأهميتها. ولذلك فإن مصفوفة أيزنهاور هي أداة تستخدم لإدارة مهامك بفعالية.

تسمى مصفوفة أيزنهاور أيضًا بالمصفوفة العاجلة مقابل العاجلة. مصفوفة مهمة أو صندوق أيزنهاور .

في كثير من الأحيان عندما ندير مشروعًا معقدًا، يكون لدينا الكثير من المهام التي لا نعرف من أين نبدأ أو المهام التي يجب تحديد أولوياتها. لذا، فإن مصفوفة أيزنهاور مفيدة جدًا في تحديد المهام المهمة والعاجلة حقًا، والتي يجب بالتالي القيام بها على الفور، وما هي المهام التي يمكنك التوقف عن القيام بها لأنها لا تقدم سوى قيمة قليلة جدًا.

مصفوفة أيزنهاور اخترعها رئيس الولايات المتحدة دوايت أيزنهاور، ومن هنا اسمها. ومع ذلك، فقد تم نشر مصفوفة أيزنهاور بعد عقود من الزمن على يد ستيفن كوفي في كتابه العادات السبع للأشخاص ذوي الفعالية العالية .

أرباع مصفوفة أيزنهاور

أرباع مصفوفة أيزنهاور هي:

• الربع الأول: عاجل ومهم. هذه هي المهام التي تحتاج إلى تحديد أولوياتها.
• الربع الثاني: غير عاجل ومهم. هذه هي الأنشطة التي تركز على الأهداف طويلة المدى.
• الربع الثالث: عاجل وغير مهم. يوصى بتفويض هذه المهام.
• الربع الرابع: ليست عاجلة ولا مهمة : يجب إلغاء هذه المهام.

الربع الأول: عاجل ومهم

المهام العاجلة والهامة تتطلب منك التصرف بسرعة. غالبًا ما يكون لهذه الأنشطة مواعيد نهائية وعواقب واضحة من حيث التأخير في تنفيذ التدابير. وفي أغلب الأحيان تكون هذه الأمور مقترحة من مصدر خارجي أو أمور تم تأجيلها إلى درجة اقتراب الموعد النهائي. وفي كلتا الحالتين، فإنها تتطلب استجابة في وضع الأزمة.

على سبيل المثال:

• يجب عليك تغطية مشروع لزميل مريض.
• تتوقف السيارة في منتصف الطريق.
• هناك تسريبات وغمرت المياه مطبخك.
• يأتي إليك عميل بمشكلة كبيرة جدًا.
• لقد تم تكليفك بمهمة غير متوقعة في اللحظة الأخيرة.

مهام الربع 1 لا يمكن تجنبها. حتى لو لم تماطل أبدًا (وهو أمر مستحيل عمليًا)، فسيكون هناك دائمًا شيء خارج عن سيطرتك. ومع ذلك، تظهر المشكلة عندما تركز على تلك المهام غير المتوقعة أو العاجلة مع استبعاد الأهداف طويلة المدى التي تهمك.

الربع الثاني: غير عاجل ومهم

المهام غير العاجلة ولكنها مهمة هي تلك التي تساعد المنظمة على تحقيق أهدافها طويلة المدى. عادةً لا يكون لها موعد نهائي (أو حتى تاريخ انتهاء)، لذلك من السهل تأجيلها لصالح المهام الأكثر إلحاحًا.

ومع ذلك، فإن لهذه المهام تأثيرًا أكبر بكثير على الفعالية طويلة المدى في تحقيق أهداف الشركة، وبالتالي يجب تنفيذها أيضًا.

على سبيل المثال:

• تخطيط المشاريع قصيرة وطويلة المدى.
• المهام العادية أو الصيانة.
• العمل على الشبكات المهنية (الشبكات) والعلاقات الشخصية.
• تعلم مهارة جديدة، وابق على اطلاع بأحدث الأبحاث في المجال المتعلق بعملك، واحضر الفعاليات التعليمية.
• ممارسة الرياضة البدنية والفحوصات الطبية الروتينية.

الربع الثاني هو المكان المناسب لإدارة الوقت الشخصي. هذا هو المكان الذي لا تركز فيه على المشكلات (كما هو الحال في الربع الأول) ولكن على الفرص والنمو. العيش من هذا الربع من المصفوفة يعني أنك استباقي وتعطي الأولوية للأنشطة التي تزيد من قدراتك وطاقتك وتساهم في تحقيق أهداف ذات معنى.

الربع الثالث: عاجل وغير مهم

المهام العاجلة ولكنها ليست مهمة هي تلك التي تسمى “العمل المزدحم”. غالبًا ما تعتمد هذه المهام على التوقعات التي وضعها الآخرون ولا تقرب المنظمة من أهدافها طويلة المدى.

على سبيل المثال:

• المقاطعات غير الضرورية من الزملاء.
• تحقق من هاتفك الخلوي أو بريدك الإلكتروني في كل مرة يرن فيها.
• الرد على بعض النصوص أو رسائل البريد الإلكتروني أو منشورات وسائل التواصل الاجتماعي.
• التصرف بناءً على الكوبونات أو الصفقات محدودة الوقت.
• بعض الاجتماعات التي لا يستخدم فيها الوقت.

الربع الثالث هو المكان الذي يوجد فيه تأثير الإلحاح البسيط. إن الدافع لإكمال المهام بسبب المواعيد النهائية يعني أنك تقوم بمهام لا معنى لها حقًا. نظرًا لأن مهام الربع الثالث ملحة ولكنها مرتبطة عادةً بأولويات شخص آخر، فإن قضاء الكثير من الوقت في هذا الربع قد يعني أنك تفعل أشياء يجب عليك القيام بها بدلاً من ما تريد القيام به.

في النهاية، التركيز على مهام الربع الثالث يمكن أن يجعلك تشعر وكأنك لا تحقق أهم أهداف حياتك أو أنه ليس لديك سيطرة على حياتك اليومية. ولهذا السبب يجب أن تحاول تفويض أكبر عدد ممكن من المهام في هذا الربع.

الربع الرابع: ليس عاجلاً ولا مهماً

المهام التي ليست عاجلة أو مهمة هي أنشطة تستغرق وقتًا طويلاً ويجب التخلص منها. لا تساهم هذه الأنشطة في تحقيق الأهداف، لكنها قد تستغرق في النهاية الكثير من الوقت.

على سبيل المثال:

• مشاهدة التلفزيون لساعات.
• تحديث وسائل التواصل الاجتماعي دون تفكير.
• أنشطة التجنب، مثل فرز وتنظيم رسائل البريد الإلكتروني بدلاً من الرد عليها.
• الإفراط في التسوق أو قضاء الكثير من الوقت في تصفح الإنترنت.
• لقد تم تكليفك بمهمة غير متوقعة في اللحظة الأخيرة.

الربع الرابع هو ربع الإشباع الزائد والفوري الذي يتركك في النهاية غير راضٍ.

ومن الواضح أننا جميعا بحاجة إلى بعض وقت الفراغ. خلاصة القول هي أن هذه الأنشطة توفر التوازن بين مسؤوليات الترفيه والمسؤوليات المهنية. حسنًا، إذا لم تكن على علم بذلك، فإن الطريقة التي تقضي بها وقت فراغك يمكن أن تستنزف طاقتك وشغفك وإبداعك.

كيفية صنع مصفوفة أيزنهاور

لإنشاء مصفوفة أيزنهاور، يجب عليك اتباع الخطوات التالية:

• قم بإعداد قائمة المهام : أولاً، تحتاج إلى إنشاء قائمة بجميع المهام التي لا تزال بحاجة إلى إنجازها.
• ارسم مصفوفة أيزنهاور : ارسم الأرباع الأربعة لمصفوفة أيزنهاور على ورقة أو شريحة. نوصي بطلاء كل ربع بلون مختلف لمساعدتك على التمييز بين أنواع البقع المختلفة.
• ربط كل مهمة بربع : أضف كل مهمة من القائمة التي كتبتها سابقاً إلى ربع مصفوفة أيزنهاور الذي يتوافق معها حسب مدى إلحاحها وأهميتها.
• تحليل مصفوفة أيزنهاور : بمجرد الانتهاء من تصنيف جميع المهام، قم بتحليل كل ربع والمصفوفة بشكل عام لتحديد ما إذا كنت بحاجة إلى اتباع نفس المسار أو، على العكس من ذلك، إذا كنت بحاجة إلى إعادة التفكير في ما تفعله.
• اتخاذ الإجراء : قرر ما عليك القيام به مع المهام في كل ربع، وبأي ترتيب تحتاج إلى إكمالها، وابدأ العمل لتحقيق أهدافك.

مثال على مصفوفة أيزنهاور

ولإنهاء استيعاب المفهوم، نترك لك أدناه مثالاً لمصفوفة أيزنهاور.

في هذه الحالة، سنقوم بتحليل مصفوفة أيزنهاور لرئيس قسم المنتجات في الشركة. يمكن أن تكون مصفوفة أيزنهاور مفيدة جدًا للعاملين ذوي المسؤوليات العالية، حيث يحتاجون إلى معرفة كيفية تفويض المهام لإكمال وظائفهم بفعالية.

مزايا وعيوب مصفوفة أيزنهاور

ميزة:

• إنها أداة مفيدة جدًا لإدارة العديد من الأنشطة، حيث تتيح لك تحديد المهام التي تحتاج إلى تفويضها أو حتى التخلص منها بسهولة.
• بالإضافة إلى ذلك، فإنه يسهل تحديد المهام الأكثر إلحاحًا وأهمية وبالتالي يجب القيام بها أولاً.
• كما أنه يحسن الإنتاجية من خلال تجنب إضاعة الوقت في المهام غير المهمة وغير العاجلة. الهدف من مصفوفة أيزنهاور هو التأكد من جودة الوقت المستثمر.

سلبيات:

• إن فرز المهام بناءً على مدى إلحاحها وأهميتها ليس بالأمر السهل كما يبدو، لذا فإن إنشاء مصفوفة أيزنهاور قد يستغرق بعض الوقت.
• لا فائدة من إنشاء المصفوفة إذا لم تتصرف وفقًا لذلك بعد ذلك. بعد الانتهاء من المصفوفة، يجب اتخاذ القرارات بناءً على أهمية المهام وإلحاحها.
• ويكون تنفيذها صعبًا في فرق العمل الكبيرة، نظرًا لأن أهمية كل مهمة وإلحاحها يمكن أن يختلف باختلاف الشخص.