5w2h

تشرح هذه المقالة ماهية منهجية 5W2H وفيم يتم استخدامها. وبالتالي سوف تكتشف ما هي أسئلة طريقة 5W2H ومثال لتطبيقها وما هي مميزاتها وعيوبها. بالإضافة إلى ذلك، ستتمكن من رؤية التوصيات لتطبيق هذه الطريقة بشكل صحيح والحصول على نتيجة أفضل.

ما هو 5W2H؟

5W2H هو اسم المنهجية المستخدمة لتحليل الموقف أو المشكلة بشكل شامل ودقيق.

يشير الاختصار 5W2H إلى ماذا ولماذا وأين ومتى ومن وكيف وكم ، والذي يُترجم إلى الإسبانية هو ماذا ولماذا وأين ومتى ومن وكيف وكم .

وغالبًا ما يتم كتابته أيضًا 5W+2H .

تتضمن طريقة 5W2H طرح هذه الأسئلة السبعة لتشخيص المشكلة. وبالتالي فإن نموذج 5W2H يساعد في تحديد السبب الجذري للمشكلة وإيجاد حل لها.

أصل منهجية 5W2H هو ياباني، وقد تم إنشاؤها في البداية لمشاريع إدارة الجودة، مثل مشاريع Lean Six Sigma. حاليا يتم استخدام طريقة 5W2H للمشاريع التجارية بكافة أنواعها حيث أنها مفيدة في حل أي مشكلة.

منهجية 5W2H

أسئلة منهجية 5W2H هي:

• ماذا
• لماذا
• ذهب
• متى
• من
• كيف
• كم ثمن

بعد ذلك، يتم استكشاف كل الأسئلة التي يجب طرحها في منهجية 5W2H بعمق.

ماذا

إن الإجابة على هذا السؤال هي الخطوة الأولى في عملية 5W2H. في هذا السؤال، يجب على الشخص أو الفريق الذي يطبق منهجية 5W2H أن يحدد المشكلة أو الهدف.

ولذلك يجب أن تقدم إجابة السؤال وصفًا عامًا لما يحاول تحليل 5W2H حله. من المهم أن يكون وصف المشكلة واضحًا ودقيقًا، بالإضافة إلى ذلك يجب أن تتضمن النتيجة التي تريد تحقيقها.

لماذا لماذا)

الخطوة التالية في هذه العملية هي تحديد سبب حدوث المشكلة، أي أن هذا السؤال يجب أن يحاول تحديد السبب الجذري للمشكلة.

من ناحية أخرى، يمكن أن يكون هذا السؤال مفيدًا أيضًا في تحديد سبب ضرورة حل المشكلة أو سبب إجراء هذا التحليل. إن شرح السبب الكامن يمكن أن يساعد كل عضو في الفريق، على سبيل المثال، على فهم سبب حاجتهم إلى أداء مهام معينة.

ذهب

يهدف هذا السؤال إلى توضيح أين حدثت المشكلة أو أين من المحتمل أن يظهر الحل. على سبيل المثال، إذا كانت المشكلة تتعلق بالجهاز، فيمكن للشخص الذي يقوم بإجراء تحليل 5W2H الإشارة إلى الجهاز الذي تحدث فيه المشكلة. بالإضافة إلى ذلك، إذا كانت المشكلة تتعلق بالعميل، فأنت بحاجة إلى تحديد الموقع الدقيق للعميل والتحقق من وجود مشكلات أخرى على هذا الموقع.

عند استخدام طريقة 5W2H لتحقيق هدف ما، قد تتضمن هذه الخطوة تحديد الأماكن التي يمكن اتخاذ الإجراءات فيها لتحقيق هذا الهدف. على سبيل المثال، إذا كان المشروع يشتمل على مناطق أو أقسام متعددة، فيجب أن يحدد هذا القسم المكان الذي يمكن أن تتم فيه مهام المشروع واجتماعاته.

متى متى)

الغرض من هذا السؤال هو تحديد الجدول الزمني الذي يمكن للفريق خلاله تنفيذ حل لمشكلته أو إكمال كل خطوة لتحقيق هدفه.

لذلك، يمكن أن تتضمن هذه الخطوة إنشاء مواعيد التسليم لكل مرحلة من مراحل المشروع. يساعد إنشاء المعالم والمواعيد النهائية خلال هذه المرحلة في تحديد التسلسل الضروري للإجراءات ويساعد في تحديد حالات الطوارئ المحتملة خلال مراحل المشروع.

من من)

يمكن أن يشير هذا السؤال إلى عدة جوانب مختلفة لمشكلة أو مشروع، مثل:

• ومن يشرف على العملية برمتها؟
• من يتأثر بالمشروع؟ على سبيل المثال، هل يشمل ذلك موظفين داخليين أم موردين خارجيين؟
• من يتأثر بالمشكلة؟
• من يعمل في كل مرحلة من مراحل المشروع؟

والجدير بالذكر أن قائد الفريق يمكنه تعيين المهام لأعضاء الفريق خلال هذا التدريب لتعيين المسؤوليات.

كيف

إن الإجابة على هذا السؤال بعمق تساعد كثيرًا في حل مشكلة ما، أو تنفيذ الحل، أو تحقيق الهدف.

خلال هذه المرحلة، يوضح الفريق ما هي جميع الخطوات اللازمة وكيف ينبغي تنفيذها، أي ما هي الأساليب أو الإجراءات التي ينبغي تنفيذها لتحقيق الهدف.

كم ثمن

هذه هي المرحلة التي يقوم فيها الفريق بتقدير ميزانية المشروع. باستخدام جميع المعلومات التي تم جمعها في الأسئلة أعلاه، سيتمكن الفريق أو الفرد المسؤول من تحديد تكاليف كل مرحلة من مراحل مشروعك.

عند استخدام منهجية 5W2H لتحليل مشكلة الإنتاج، يمكن أن يشير هذا السؤال أيضًا إلى كمية المنتج.

باختصار، في هذه المرحلة يتم تحديد مبلغ المشروع، سواء كان المبلغ النقدي أو الوحدات المعيبة أو عدد شكاوى العملاء وما إلى ذلك.

مثال 5W2H

بمجرد أن رأينا النظرية الخاصة بمنهجية 5W2H، سنرى مثالاً لكيفية تطبيق هذه الطريقة لاستيعاب المفهوم بالكامل.

مثال على تحليل 5W2H لتحسين إنتاجية فريق المبيعات:

• ماذا : تحديث نظام برمجيات فريق المبيعات.
• السبب : لأن البرنامج أصبح قديمًا ولم يعد يلبي احتياجات العمل.
• المكان : في قسم المبيعات.
• الزمان : نهاية الربع الحالي.
• من : يتعاون مدير الأعمال وموظفو تكنولوجيا المعلومات في المشروع.
• الكيفية : تحليل خمسة منتجات بديلة وتحديد أي منها يناسب احتياجات الشركة الحالية باستخدام مصفوفة القرار .
• المبلغ : الحد الأقصى لميزانية شراء البرامج هو 120.000 دولار.

كما ترون، من خلال تطبيق منهجية 5W2H يمكننا إجراء تحليل سريع للمشكلة. بالإضافة إلى ذلك، يوفر هذا الإجراء دليلاً على كيفية حل المشكلة، ولا سيما بفضل السؤال كيف؟ (مثل؟). كل ما تبقى هو التصرف وفق الخطة الموضوعة للانتهاء من حل المشكلة.

كيفية استخدام طريقة 5W2H بشكل صحيح

نعرض لك في هذا القسم بعض النصائح لتحقيق نتيجة أفضل عند تطبيق طريقة 5W2H.

• ركز دائمًا على السبب الجذري للمشكلة، وليس على التأثيرات المحتملة التي تسببت فيها. بمعنى آخر، حاول إيجاد حلول نهائية بدلاً من الحلول الملطفة. وبهذه الطريقة لن تتكرر المشكلة مرة أخرى في المستقبل.
• يجب أن تكون الحلول التي يتم تنفيذها عبر طريقة 5W2H موضوعية قدر الإمكان. بالإضافة إلى ذلك، ينبغي الحرص على التأكد من أن الحلول ليس لها آثار جانبية قد تتطلب تدابير إضافية لإزالتها.
• لا تقبل أبدًا بالفكرة الجيدة الأولى، بل اقترح عدة طرق للمواقف المختلفة التي تم تحليلها. سيؤدي ذلك إلى زيادة عدد الحلول وبالتالي جودة الحل المختار.
• إن الترتيب الذي تتم به الإجابة على أسئلة 5W2H يتسم بالمرونة، بحيث يمكنك اتباع أي ترتيب تفضله. إذا لم يتمكن الفريق من الحصول على إجابة واضحة لسؤال ما، فيمكنهم تخطيه والانتقال إلى السؤال التالي. ومع تقدمك خلال العملية، غالبًا ما تصبح الإجابات الأخرى أكثر وضوحًا.

مزايا وعيوب 5W2H

ميزة:

• يمكن استخدام منهجية 5W2H في أي موقف أو عملية أو مشكلة.
• يأخذ في الاعتبار جميع جوانب المشكلة، حيث يتم طرح الأسئلة التي تجمع الكثير من المعلومات.
• توفير الوقت في التقارير والعروض التقديمية والاجتماعات و(إعادة) إعلام الفريق. من خلال 7 أسئلة فقط، يمكن للمديرين تلخيص أي نوع من المشكلات والتواصل معه بطريقة يمكن للجميع فهمها.
• إنها طريقة سهلة التطبيق، ولا تحتاج إلى تدريب لتنفيذها.

سلبيات:

• هذه ليست طريقة مفيدة إذا كانت معظم الإجابات على الأسئلة غير معروفة.
• هذه أداة تركيبية؛ ولذلك قد يكون من الضروري إضافة معلومات أكثر تفصيلاً إلى التحليل.
• في بعض الأحيان ليس من السهل الإجابة على الأسئلة.