5w2h

In diesem Artikel wird erläutert, was die 5W2H-Methodik ist und wofür sie verwendet wird. Sie erfahren daher, was die Fragestellungen der 5W2H-Methode sind, ein Anwendungsbeispiel und welche Vor- und Nachteile sie hat. Darüber hinaus erhalten Sie Empfehlungen zur korrekten Anwendung dieser Methode und zur Erzielung eines besseren Ergebnisses.

Was ist 5W2H?

5W2H ist die Bezeichnung für eine Methodik zur umfassenden und genauen Analyse einer Situation oder eines Problems.

Das Akronym 5W2H steht für what, why, where, when, who, how and how much , was ins Spanische übersetzt ist was, warum, wo, wann, wer, wie und wie viel .

Es wird auch oft 5W+2H geschrieben.

Bei der 5W2H-Methode werden diese 7 Fragen gestellt, um ein Problem zu diagnostizieren. Somit hilft das 5W2H-Modell dabei, die Grundursache des Problems zu ermitteln und seine Lösung zu finden.

Der Ursprung der 5W2H-Methodik ist japanisch und wurde ursprünglich für Qualitätsmanagementprojekte wie Lean Six Sigma-Projekte entwickelt. Derzeit wird die 5W2H-Methode für kommerzielle Projekte aller Art verwendet, da sie bei der Lösung jedes Problems hilfreich ist.

5W2H-Methodik

Die Fragen der 5W2H-Methodik sind:

• Was
• Warum
• Gold
• Wann
• WER
• Wie
• Wie viel

Als nächstes wird jede der Fragen, die in der 5W2H-Methodik gestellt werden müssen, eingehend untersucht.

Was

Die Beantwortung dieser Frage ist der erste Schritt im 5W2H-Prozess. Bei dieser Frage muss die Person oder das Team, die die 5W2H-Methodik anwendet, das Problem oder Ziel definieren.

Die Antwort auf die Frage sollte daher eine allgemeine Beschreibung dessen liefern, was die 5W2H-Analyse zu lösen versucht. Wichtig ist, dass die Beschreibung des Problems klar und präzise ist, außerdem müssen Sie das gewünschte Ergebnis angeben.

Warum Warum)

Der nächste Schritt in diesem Prozess besteht darin, zu definieren, warum ein Problem auftritt. Das heißt, mit dieser Frage sollte versucht werden, die Grundursache des Problems zu ermitteln.

Andererseits kann diese Frage auch nützlich sein, um zu definieren, warum eine Lösung des Problems erforderlich ist oder warum diese Analyse durchgeführt wird. Die Erläuterung des zugrunde liegenden Grundes kann jedem Teammitglied helfen, beispielsweise zu verstehen, warum es bestimmte Aufgaben ausführen muss.

Gold

Mit dieser Frage soll geklärt werden, wo das Problem aufgetreten ist oder wo eine Lösung wahrscheinlich ist. Wenn es sich beispielsweise um ein Maschinenproblem handelt, kann die Person, die die 5W2H-Analyse durchführt, angeben, auf welcher Maschine es auftritt. Wenn es sich um ein Kundenproblem handelt, müssen Sie außerdem den genauen Standort des Kunden ermitteln und nach weiteren Problemen auf dieser Website suchen.

Wenn Sie die 5W2H-Methode zur Erreichung eines Ziels verwenden, kann dieser Schritt das Auffinden von Orten umfassen, an denen Maßnahmen zur Erreichung dieses Ziels stattfinden könnten. Wenn ein Projekt beispielsweise mehrere Bereiche oder Abteilungen umfasst, sollte in diesem Abschnitt angegeben werden, wo Projektaufgaben und Besprechungen stattfinden können.

Wann wann)

Der Zweck dieser Frage besteht darin, den Zeitrahmen festzulegen, innerhalb dessen ein Team eine Lösung für sein Problem umsetzen oder jeden Schritt zum Erreichen seines Ziels abschließen kann.

Dieser Schritt kann also die Erstellung von Lieferterminen für jede Phase eines Projekts umfassen. Die Festlegung von Meilensteinen und Fristen in dieser Phase hilft dabei, die erforderliche Abfolge von Maßnahmen festzulegen und potenzielle Eventualitäten während der Projektphasen zu erkennen.

Die die)

Diese Frage kann sich auf verschiedene Aspekte eines Problems oder Projekts beziehen, wie zum Beispiel:

• Wer überwacht den gesamten Prozess?
• Wer ist von dem Projekt betroffen? Handelt es sich beispielsweise um interne Mitarbeiter oder externe Lieferanten?
• Wer ist von dem Problem betroffen?
• Wer arbeitet in jeder Phase des Projekts?

Insbesondere kann der Teamleiter während dieses Praktikums den Teammitgliedern Aufgaben zuweisen, um Verantwortlichkeiten zuzuweisen.

Wie

Die ausführliche Beantwortung dieser Frage ist eine große Hilfe bei der Lösung eines Problems, der Umsetzung einer Lösung oder dem Erreichen eines Ziels.

In dieser Phase klärt das Team alle notwendigen Schritte und wie diese durchgeführt werden sollen, also welche Methoden oder Vorgehensweisen zur Zielerreichung umgesetzt werden sollen.

Wie viel

Dies ist die Phase, in der das Team das Projektbudget schätzt. Anhand aller in den obigen Fragen gesammelten Informationen kann das Team oder die verantwortliche Person die Kosten für jede Phase Ihres Projekts ermitteln.

Bei der Analyse eines Produktionsproblems mit der 5W2H-Methodik kann sich diese Frage auch auf die Menge eines Produkts beziehen.

Kurz gesagt, in dieser Phase wird der Umfang des Projekts definiert, sei es der Geldbetrag, defekte Einheiten, die Anzahl der Kundenbeschwerden usw.

Beispiel 5W2H

Sobald wir die Theorie zur 5W2H-Methodik kennengelernt haben, sehen wir ein Beispiel dafür, wie diese Methode angewendet werden kann, um das Konzept vollständig zu assimilieren.

Beispiel einer 5W2H-Analyse zur Verbesserung der Produktivität eines Vertriebsteams:

• Was : Aktualisieren Sie das Softwaresystem des Vertriebsteams.
• Warum : Weil die Software veraltet ist und nicht mehr den Anforderungen des Unternehmens entspricht.
• Wo : In der Verkaufsabteilung.
• Wann : Am Ende des laufenden Quartals.
• Wer : Der Geschäftsführer und die IT-Mitarbeiter arbeiten am Projekt zusammen.
• Wie : Analysieren Sie fünf alternative Produkte und ermitteln Sie mithilfe einer Entscheidungsmatrix , welches am besten zu den aktuellen Anforderungen des Unternehmens passt.
• Wie viel : Das maximale Budget für den Kauf von Software beträgt 120.000 US-Dollar.

Wie Sie sehen, können wir durch die Anwendung der 5W2H-Methodik schnell eine Analyse des Problems durchführen. Darüber hinaus bietet dieses Verfahren einen Hinweis zur Lösung des Problems, insbesondere dank der Frage „Wie?“. (Als?). Es bleibt nur noch, gemäß dem festgelegten Plan zu handeln, um die Lösung des Problems abzuschließen.

So wenden Sie die 5W2H-Methode richtig an

In diesem Abschnitt zeigen wir Ihnen einige Tipps, wie Sie mit der 5W2H-Methode ein besseres Ergebnis erzielen.

• Konzentrieren Sie sich immer auf die Grundursache des Problems und nicht auf die möglichen Auswirkungen, die es verursacht hat. Mit anderen Worten: Versuchen Sie, endgültige und keine palliativen Lösungen zu finden. Auf diese Weise wird das Problem in Zukunft nicht erneut auftreten.
• Über die 5W2H-Methode umgesetzte Lösungen müssen möglichst objektiv sein. Darüber hinaus sollte darauf geachtet werden, dass die Lösungen keine Nebenwirkungen haben, die möglicherweise zusätzliche Maßnahmen zu deren Beseitigung erfordern.
• Geben Sie sich nie mit der ersten guten Idee zufrieden, sondern schlagen Sie mehrere Ansätze für die verschiedenen analysierten Situationen vor. Dadurch erhöht sich die Anzahl der Lösungen und damit die Qualität der gewählten Lösung.
• Die Reihenfolge, in der 5W2H-Fragen beantwortet werden, ist flexibel, sodass Sie jede von Ihnen bevorzugte Reihenfolge einhalten können. Wenn das Team auf eine Frage keine klare Antwort bekommt, kann es diese überspringen und mit der nächsten Frage fortfahren. Je weiter Sie den Prozess durchlaufen, desto klarer werden die anderen Antworten oft.

Vor- und Nachteile von 5W2H

Vorteil:

• Die 5W2H-Methodik kann in jeder Situation, jedem Prozess und jedem Problem eingesetzt werden.
• Es berücksichtigt alle Aspekte des Problems, da Fragen gestellt werden, die viele Informationen sammeln.
• Sparen Sie Zeit bei Berichten, Präsentationen, Besprechungen und der (Neu-)Information des Teams. Mit nur 7 Fragen können Manager jede Art von Problem zusammenfassen und so kommunizieren, dass es für jeden verständlich ist.
• Es handelt sich um eine einfach anzuwendende Methode, für deren Umsetzung ist keine Schulung erforderlich.

Nachteile:

• Dies ist keine sinnvolle Methode, wenn die meisten Antworten auf die Fragen nicht bekannt sind.
• Dies ist ein Synthesetool; Daher kann es erforderlich sein, der Analyse detailliertere Informationen hinzuzufügen.
• Manchmal ist es nicht einfach, Fragen zu beantworten.