Eisenhower-matrix

In diesem Artikel wird erklärt, was die Eisenhower-Matrix ist und wofür sie verwendet wird. So erfahren Sie, woraus jeder Quadrant der Eisenhower-Matrix besteht, wie die Eisenhower-Matrix hergestellt wird und ein Beispiel für diesen Matrixtyp. Darüber hinaus erfahren Sie, welche Vor- und Nachteile die Eisenhower-Matrix hat.

Was ist die Eisenhower-Matrix?

Die Eisenhower-Matrix ist eine Matrix, die Ihnen hilft, Aufgaben nach ihrer Dringlichkeit und Wichtigkeit einzuordnen. Daher ist die Eisenhower-Matrix ein Werkzeug zur effektiven Verwaltung Ihrer Aufgaben.

Die Eisenhower-Matrix wird auch Dringlichkeit vs. genannt. wichtige Matrix oder die Eisenhower-Box .

Wenn wir ein kompliziertes Projekt verwalten, haben wir oft so viele Aufgaben, dass wir nicht wissen, wo wir anfangen sollen oder welche Aufgaben wir priorisieren sollen. Die Eisenhower-Matrix ist also sehr nützlich, um festzustellen, welche Aufgaben wirklich wichtig und dringend sind, welche daher sofort erledigt werden müssen, und welche Aufgaben Sie nicht mehr erledigen können, weil sie nur einen sehr geringen Wert bieten.

Die Eisenhower-Matrix wurde vom US-Präsidenten Dwight Eisenhower erfunden, daher ihr Name. Allerdings wurde die Eisenhower-Matrix Jahrzehnte später von Stephen Covey mit seinem Buch The 7 Habits of Highly Effective People populär gemacht.

Quadranten der Eisenhower-Matrix

Die Quadranten der Eisenhower-Matrix sind:

• Quadrant 1: dringend und wichtig. Dies sind die Aufgaben, die Sie priorisieren müssen.
• Quadrant 2: nicht dringend und wichtig. Hierbei handelt es sich um Aktivitäten, die auf langfristige Ziele ausgerichtet sind.
• Quadrant 3: dringend und unwichtig. Es empfiehlt sich, diese Aufgaben zu delegieren.
• Quadrant 4: weder dringend noch wichtig : Diese Aufgaben sollten gestrichen werden.

Quadrant 1: dringend und wichtig

Dringende und wichtige Aufgaben erfordern schnelles Handeln. Diese Aktivitäten haben häufig sichtbare Fristen und Konsequenzen in Form von Verzögerungen bei der Umsetzung von Maßnahmen. In den meisten Fällen handelt es sich dabei um Dinge, die von einer externen Quelle vorgeschlagen wurden, oder um Dinge, die so lange aufgeschoben wurden, bis der Abgabetermin näher rückte. In jedem Fall erfordern sie eine Reaktion im Krisenmodus.

Zum Beispiel:

• Sie müssen ein Projekt für einen kranken Kollegen abdecken.
• Das Auto bleibt mitten auf der Straße stehen.
• Es gibt Lecks und Ihre Küche ist überflutet.
• Ein Kunde kommt mit einem sehr großen Problem zu Ihnen.
• Sie haben eine unerwartete Last-Minute-Aufgabe erhalten.

Aufgaben im Quadranten 1 sind unvermeidlich. Selbst wenn Sie niemals zögern (was praktisch unmöglich ist), wird es immer etwas geben, das außerhalb Ihrer Kontrolle liegt. Das Problem entsteht jedoch, wenn Sie sich auf unerwartete oder dringende Aufgaben konzentrieren und dabei die für Sie wichtigen langfristigen Ziele außer Acht lassen.

Quadrant 2: nicht dringend und wichtig

Nicht dringende, aber wichtige Aufgaben sind solche, die der Organisation helfen, ihre langfristigen Ziele zu erreichen. In der Regel gibt es keine Frist (oder auch kein Enddatum), daher kann es leicht passieren, dass man sie zugunsten dringenderer Aufgaben aufschiebt.

Allerdings haben diese Aufgaben einen viel größeren Einfluss auf die langfristige Wirksamkeit bei der Erreichung der Unternehmensziele und müssen daher auch umgesetzt werden.

Zum Beispiel:

• Kurz- und langfristige Projektplanung.
• Regelmäßige oder Wartungsarbeiten.
• Arbeiten Sie an beruflichen Netzwerken (Networking) und persönlichen Beziehungen.
• Erlernen Sie eine neue Fähigkeit, bleiben Sie über aktuelle Forschungsergebnisse auf dem Gebiet Ihrer Arbeit auf dem Laufenden und nehmen Sie an Bildungsveranstaltungen teil.
• Körperliche Bewegung und routinemäßige ärztliche Untersuchungen.

Quadrant 2 ist der ideale Ort für das persönliche Zeitmanagement. Hier konzentrieren Sie sich nicht auf Probleme (wie im ersten Quadranten), sondern auf Chancen und Wachstum. Aus diesem Quadranten der Matrix zu leben bedeutet, dass Sie proaktiv sind und Aktivitäten Priorität einräumen, die Ihre Fähigkeiten und Energie steigern und zum Erreichen sinnvoller Ziele beitragen.

Quadrant 3: dringend und unwichtig

Aufgaben, die dringend, aber nicht wichtig sind, werden als „geschäftige Arbeit“ bezeichnet. Diese Aufgaben basieren oft auf Erwartungen anderer und bringen die Organisation ihren langfristigen Zielen nicht näher.

Zum Beispiel:

• Unnötige Unterbrechungen durch Kollegen.
• Überprüfen Sie Ihr Mobiltelefon oder Ihre E-Mails jedes Mal, wenn es klingelt.
• Reagieren Sie auf einige Textnachrichten, E-Mails oder Social-Media-Beiträge.
• Nutzen Sie Gutscheine oder zeitlich begrenzte Angebote.
• Einige Besprechungen, bei denen die Zeit nicht genutzt wird.

In Quadrant 3 findet sich der einfache Dringlichkeitseffekt. Der Drang, Aufgaben aufgrund von Fristen zu erledigen, führt dazu, dass Sie Aufgaben übernehmen, die eigentlich keinen Sinn ergeben. Da Aufgaben im dritten Quadranten dringend sind, aber normalerweise an die Prioritäten anderer gebunden sind, kann es bedeuten, dass Sie, wenn Sie zu viel Zeit in diesem Quadranten verbringen, Dinge tun, die Sie tun sollten, anstatt das, was Sie tun möchten.

Letztendlich kann die Konzentration auf Aufgaben im dritten Quadranten dazu führen, dass Sie das Gefühl haben, dass Sie Ihre wichtigsten Lebensziele nicht erreichen oder dass Sie keine Kontrolle über Ihr tägliches Leben haben. Deshalb sollten Sie versuchen, in diesem Quadranten möglichst viele Aufgaben zu delegieren.

Quadrant 4: weder dringend noch wichtig

Aufgaben, die weder dringend noch wichtig sind, sind zeitraubende Tätigkeiten, die eliminiert werden sollten. Diese Aktivitäten tragen nicht zur Erreichung der Ziele bei, können aber am Ende viel Zeit in Anspruch nehmen.

Zum Beispiel:

• Stundenlang fernsehen.
• Erfrischende soziale Medien ohne nachzudenken.
• Vermeidungsaktivitäten, wie z. B. das Sortieren und Organisieren von E-Mails, anstatt darauf zu antworten.
• Übermäßiges Einkaufen oder zu viel Zeit damit verbringen, im Internet zu surfen.
• Sie haben eine unerwartete Last-Minute-Aufgabe erhalten.

Quadrant 4 ist der Quadrant des Übermaßes und der sofortigen Befriedigung, die Sie letztendlich unzufrieden macht.

Natürlich brauchen wir alle etwas Freizeit. Unterm Strich sorgen diese Aktivitäten für ein Gleichgewicht zwischen Freizeit und beruflicher Verantwortung. Wenn Sie sich dessen nicht bewusst sind, kann die Art und Weise, wie Sie Ihre Freizeit verbringen, Ihre Energie, Leidenschaft und Kreativität belasten.

So erstellen Sie eine Eisenhower-Matrix

Um eine Eisenhower-Matrix zu erstellen, müssen Sie die folgenden Schritte ausführen:

• Erstellen Sie eine To-Do-Liste : Zunächst müssen Sie eine Liste aller Aufgaben erstellen, die Sie noch erledigen müssen.
• Zeichnen Sie die Eisenhower-Matrix : Zeichnen Sie die vier Quadranten der Eisenhower-Matrix auf ein Blatt oder eine Folie. Wir empfehlen, jeden Quadranten in einer anderen Farbe zu streichen, um die verschiedenen Arten von Flecken besser unterscheiden zu können.
• Verknüpfen Sie jede Aufgabe mit einem Quadranten : Fügen Sie jede Aufgabe aus der Liste, die Sie zuvor geschrieben haben, dem Quadranten der Eisenhower-Matrix hinzu, der ihr entsprechend ihrer Dringlichkeit und Wichtigkeit entspricht.
• Analysieren Sie die Eisenhower-Matrix : Sobald Sie alle Aufgaben kategorisiert haben, analysieren Sie jeden Quadranten und die Matrix im Allgemeinen, um festzustellen, ob Sie denselben Weg einschlagen müssen oder umgekehrt, ob Sie Ihre Arbeit überdenken müssen.
• Werden Sie aktiv : Entscheiden Sie, was Sie mit den Aufgaben in jedem Quadranten tun müssen, in welcher Reihenfolge Sie sie erledigen müssen, und beginnen Sie, auf Ihre Ziele hinzuarbeiten.

Beispiel einer Eisenhower-Matrix

Um das Konzept vollständig zu verinnerlichen, hinterlassen wir Ihnen unten ein Beispiel einer Eisenhower-Matrix.

In diesem Fall analysieren wir die Eisenhower-Matrix des Chief Product Officer eines Unternehmens. Die Eisenhower-Matrix kann für Arbeitnehmer mit hoher Verantwortung sehr nützlich sein, da sie wissen müssen, wie sie Aufgaben delegieren können, um ihre Arbeit effektiv zu erledigen.

Vor- und Nachteile der Eisenhower-Matrix

Vorteil:

• Es ist ein sehr nützliches Tool für die Verwaltung vieler Aktivitäten, da es Ihnen ermöglicht, leicht Aufgaben zu identifizieren, die Sie delegieren oder sogar eliminieren müssen.
• Darüber hinaus lässt sich so leichter feststellen, welche Aufgaben am dringendsten und wichtigsten sind und daher zuerst erledigt werden müssen.
• Es verbessert auch die Produktivität, da keine Zeit mit unwichtigen und nicht dringenden Aufgaben verschwendet wird. Das Ziel der Eisenhower-Matrix besteht darin, sicherzustellen, dass die investierte Zeit von hoher Qualität ist.

Nachteile:

• Das Sortieren von Aufgaben nach ihrer Dringlichkeit und Wichtigkeit ist nicht so einfach, wie es scheint, daher kann die Erstellung der Eisenhower-Matrix einige Zeit in Anspruch nehmen.
• Es hat keinen Sinn, die Matrix zu erstellen, wenn Sie danach nicht entsprechend handeln. Nach Ausfüllen der Matrix müssen Entscheidungen basierend auf der Wichtigkeit und Dringlichkeit der Aufgaben getroffen werden.
• In großen Arbeitsteams ist die Umsetzung schwierig, da die Wichtigkeit und Dringlichkeit jeder Aufgabe je nach Person unterschiedlich sein kann.