आइजनहावर मैट्रिक्स

यह लेख बताता है कि आइजनहावर मैट्रिक्स क्या है और इसका उपयोग किस लिए किया जाता है। इस प्रकार, आप जानेंगे कि आइजनहावर मैट्रिक्स के प्रत्येक चतुर्थांश में क्या शामिल है, आइजनहावर मैट्रिक्स कैसे बनाया जाता है और इस प्रकार के मैट्रिक्स का एक उदाहरण है। इसके अतिरिक्त, आप यह देख पाएंगे कि आइजनहावर मैट्रिक्स के क्या फायदे और नुकसान हैं।

आइजनहावर मैट्रिक्स क्या है?

आइजनहावर मैट्रिक्स एक मैट्रिक्स है जो आपको कार्यों को उनकी तात्कालिकता और महत्व के आधार पर रैंक करने में मदद करता है। इसलिए, आइजनहावर मैट्रिक्स एक उपकरण है जिसका उपयोग आपके कार्यों को प्रभावी ढंग से प्रबंधित करने के लिए किया जाता है।

आइजनहावर मैट्रिक्स को अत्यावश्यक बनाम भी कहा जाता है। महत्वपूर्ण मैट्रिक्स या आइजनहावर बॉक्स ।

अक्सर जब हम किसी जटिल परियोजना का प्रबंधन कर रहे होते हैं, तो हमारे पास इतने सारे कार्य होते हैं कि हम नहीं जानते कि कहां से शुरू करें या किन कार्यों को प्राथमिकता दें। तो, आइजनहावर मैट्रिक्स यह निर्धारित करने के लिए बहुत उपयोगी है कि कौन से कार्य वास्तव में महत्वपूर्ण और जरूरी हैं, जिन्हें तुरंत करने की आवश्यकता है, और कौन से कार्य आप करना बंद कर सकते हैं क्योंकि वे बहुत कम मूल्य प्रदान करते हैं।

आइजनहावर मैट्रिक्स का आविष्कार संयुक्त राज्य अमेरिका के राष्ट्रपति ड्वाइट आइजनहावर ने किया था, इसलिए इसका नाम रखा गया। हालाँकि, आइजनहावर मैट्रिक्स को दशकों बाद स्टीफन कोवे ने अपनी पुस्तक द 7 हैबिट्स ऑफ हाईली इफेक्टिव पीपल से लोकप्रिय बनाया।

आइजनहावर मैट्रिक्स के चतुर्थांश

आइजनहावर मैट्रिक्स के चतुर्थांश हैं:

• चतुर्थांश 1: अत्यावश्यक और महत्वपूर्ण। ये वे कार्य हैं जिन्हें आपको प्राथमिकता देने की आवश्यकता है।
• चतुर्थांश 2: गैर-जरूरी और महत्वपूर्ण। ये दीर्घकालिक लक्ष्यों पर केंद्रित गतिविधियाँ हैं।
• चतुर्थांश 3: अत्यावश्यक और महत्वहीन। इन कार्यों को सौंपने की अनुशंसा की जाती है.
• चतुर्थांश 4: न अत्यावश्यक और न ही महत्वपूर्ण : इन कार्यों को समाप्त किया जाना चाहिए।

चतुर्थांश 1: अत्यावश्यक और महत्वपूर्ण

अत्यावश्यक और महत्वपूर्ण कार्यों के लिए आपको शीघ्रता से कार्य करने की आवश्यकता है। इन गतिविधियों में अक्सर उपायों के कार्यान्वयन में देरी के संदर्भ में समय सीमा और परिणाम दिखाई देते हैं। ज्यादातर मामलों में, ये ऐसी चीजें हैं जो किसी बाहरी स्रोत द्वारा सुझाई गई थीं या ऐसी चीजें जिन्हें समय सीमा के करीब आने तक स्थगित कर दिया गया था। किसी भी तरह से, उन्हें संकट मोड प्रतिक्रिया की आवश्यकता होती है।

उदाहरण के लिए:

• आपको किसी बीमार सहकर्मी के लिए एक प्रोजेक्ट कवर करना होगा।
• कार बीच सड़क पर रुक जाती है.
• लीकेज हैं और आपकी रसोई में पानी भर गया है।
• एक ग्राहक आपके पास बहुत बड़ी समस्या लेकर आता है.
• आपको एक अप्रत्याशित अंतिम मिनट का कार्य दिया गया है।

चतुर्थांश 1 के कार्य अपरिहार्य हैं। भले ही आप कभी भी विलंब न करें (जो व्यावहारिक रूप से असंभव है), कुछ न कुछ हमेशा आपके नियंत्रण से बाहर रहेगा। हालाँकि, समस्या तब उत्पन्न होती है जब आप उन दीर्घकालिक लक्ष्यों को छोड़कर उन अप्रत्याशित या अत्यावश्यक कार्यों पर ध्यान केंद्रित करते हैं जो आपके लिए महत्वपूर्ण हैं।

चतुर्थांश 2: अत्यावश्यक और महत्वपूर्ण नहीं

गैर-अत्यावश्यक लेकिन महत्वपूर्ण कार्य वे हैं जो संगठन को उसके दीर्घकालिक लक्ष्यों को प्राप्त करने में मदद करते हैं। उनके पास आम तौर पर कोई समय सीमा (या यहां तक कि अंतिम तिथि) नहीं होती है, इसलिए अधिक जरूरी कार्यों के पक्ष में उन्हें टालना आसान होता है।

हालाँकि, इन कार्यों का कंपनी के लक्ष्यों को प्राप्त करने में दीर्घकालिक प्रभावशीलता पर बहुत अधिक प्रभाव पड़ता है और इसलिए इन्हें क्रियान्वित करने की भी आवश्यकता होती है।

उदाहरण के लिए:

• लघु एवं दीर्घकालिक परियोजना योजना।
• नियमित या रखरखाव कार्य.
• पेशेवर नेटवर्क (नेटवर्किंग) और व्यक्तिगत संबंधों पर काम करें।
• एक नया कौशल सीखें, अपने काम से संबंधित क्षेत्र में वर्तमान शोध से अपडेट रहें, शैक्षिक कार्यक्रमों में भाग लें।
• शारीरिक व्यायाम और नियमित चिकित्सा जांच।

व्यक्तिगत समय प्रबंधन के लिए क्वाड्रेंट 2 सबसे अच्छा स्थान है। यह वह जगह है जहां आप समस्याओं पर नहीं (जैसे पहले चतुर्थांश में) बल्कि अवसरों और विकास पर ध्यान केंद्रित करते हैं। मैट्रिक्स के इस चतुर्थांश से रहने का मतलब है कि आप सक्रिय हैं और उन गतिविधियों को प्राथमिकता देते हैं जो आपकी क्षमताओं और ऊर्जा को बढ़ाती हैं और सार्थक लक्ष्यों को प्राप्त करने में योगदान देती हैं।

चतुर्थांश 3: अत्यावश्यक और महत्वहीन

जो कार्य अत्यावश्यक हैं लेकिन महत्वपूर्ण नहीं हैं उन्हें “व्यस्त कार्य” कहा जाता है। ये कार्य अक्सर दूसरों द्वारा निर्धारित अपेक्षाओं पर आधारित होते हैं और संगठन को उसके दीर्घकालिक लक्ष्यों के करीब नहीं ले जाते हैं।

उदाहरण के लिए:

• सहकर्मियों से अनावश्यक रुकावटें।
• जब भी आपका सेल फ़ोन या ईमेल बजता है तो उसकी जाँच करें।
• कुछ टेक्स्ट, ईमेल या सोशल मीडिया पोस्ट का जवाब दें।
• कूपन या सीमित समय के सौदों पर कार्य करें।
• कुछ बैठकें जिनमें समय का उपयोग नहीं होता.

चतुर्थांश 3 वह जगह है जहां सरल तात्कालिकता प्रभाव पाया जाता है। समय सीमा के कारण कार्यों को पूरा करने की चाहत का मतलब है कि आप ऐसे कार्य अपने हाथ में ले लेते हैं जिनका वास्तव में कोई मतलब नहीं है। चूँकि तीसरे चतुर्थांश के कार्य अत्यावश्यक होते हैं लेकिन आमतौर पर किसी और की प्राथमिकताओं से जुड़े होते हैं, इस चतुर्थांश में बहुत अधिक समय बिताने का मतलब यह हो सकता है कि आप जो करना चाहते हैं उसके बजाय वह काम कर रहे हैं जो आपको करना चाहिए।

अंततः, तीसरे चतुर्थांश के कार्यों पर ध्यान केंद्रित करने से आपको ऐसा महसूस हो सकता है कि आप अपने सबसे महत्वपूर्ण जीवन लक्ष्यों को पूरा नहीं कर रहे हैं या आपका अपने दैनिक जीवन पर कोई नियंत्रण नहीं है। यही कारण है कि आपको इस चतुर्थांश में यथासंभव अधिक से अधिक कार्य सौंपने का प्रयास करना चाहिए।

चतुर्थांश 4: न तो अत्यावश्यक और न ही महत्वपूर्ण

जो कार्य न तो अत्यावश्यक हैं और न ही महत्वपूर्ण हैं, वे समय लेने वाली गतिविधियाँ हैं जिन्हें समाप्त किया जाना चाहिए। ये गतिविधियाँ लक्ष्यों की उन्नति में योगदान नहीं देती हैं, लेकिन इनमें बहुत सारा समय बर्बाद हो सकता है।

उदाहरण के लिए:

• घंटों टीवी देखना.
• बिना सोचे समझे सोशल मीडिया को रिफ्रेश करना.
• टालने की गतिविधियाँ, जैसे ईमेल का जवाब देने के बजाय उन्हें क्रमबद्ध करना और व्यवस्थित करना।
• अत्यधिक खरीदारी करना या इंटरनेट पर बहुत अधिक समय बिताना।
• आपको एक अप्रत्याशित अंतिम मिनट का कार्य दिया गया है।

चतुर्थांश 4 अत्यधिक और त्वरित संतुष्टि का चतुर्थांश है जो अंततः आपको असंतुष्ट छोड़ देता है।

जाहिर है, हम सभी को कुछ खाली समय की जरूरत है। लब्बोलुआब यह है कि ये गतिविधियाँ अवकाश और पेशेवर जिम्मेदारियों के बीच संतुलन प्रदान करती हैं। ठीक है, यदि आप इसके बारे में नहीं जानते हैं, तो जिस तरह से आप अपना खाली समय बिताते हैं वह आपकी ऊर्जा, जुनून और रचनात्मकता को बर्बाद कर सकता है।

आइजनहावर मैट्रिक्स कैसे बनाएं

आइजनहावर मैट्रिक्स बनाने के लिए, आपको निम्नलिखित चरणों का पालन करना होगा:

• कार्यों की सूची बनाएं : सबसे पहले, आपको उन सभी कार्यों की एक सूची बनानी होगी जिन्हें आपको अभी भी पूरा करना है।
• आइजनहावर मैट्रिक्स बनाएं : एक शीट या स्लाइड पर आइजनहावर मैट्रिक्स के चार चतुर्थांश बनाएं। हम आपको विभिन्न प्रकार के दागों के बीच अंतर करने में मदद करने के लिए प्रत्येक चतुर्थांश को एक अलग रंग में रंगने की सलाह देते हैं।
• प्रत्येक कार्य को एक चतुर्थांश से लिंक करें : आपके द्वारा पहले लिखी गई सूची में से प्रत्येक कार्य को आइजनहावर मैट्रिक्स के चतुर्थांश में जोड़ें जो उसकी तात्कालिकता और महत्व के अनुसार उससे मेल खाता हो।
• आइजनहावर मैट्रिक्स का विश्लेषण करें : एक बार जब आप सभी कार्यों को वर्गीकृत कर लेते हैं, तो यह निर्धारित करने के लिए सामान्य रूप से प्रत्येक चतुर्थांश और मैट्रिक्स का विश्लेषण करें कि क्या आपको उसी पथ का अनुसरण करने की आवश्यकता है या, इसके विपरीत, यदि आपको जो भी आप कर रहे हैं उस पर पुनर्विचार करने की आवश्यकता है।
• कार्रवाई करें : तय करें कि आपको प्रत्येक चतुर्थांश में कार्यों के साथ क्या करने की आवश्यकता है, आपको उन्हें किस क्रम में पूरा करना है, और अपने लक्ष्यों की ओर काम करना शुरू करें।

आइजनहावर मैट्रिक्स का उदाहरण

अवधारणा को आत्मसात करने के लिए, हम आपको आइजनहावर मैट्रिक्स का एक उदाहरण नीचे छोड़ते हैं।

इस मामले में, हम कंपनी के मुख्य उत्पाद अधिकारी के आइजनहावर मैट्रिक्स का विश्लेषण करेंगे। आइजनहावर मैट्रिक्स उच्च जिम्मेदारियों वाले श्रमिकों के लिए बहुत उपयोगी हो सकता है, क्योंकि उन्हें यह जानना होगा कि अपने काम को प्रभावी ढंग से पूरा करने के लिए कार्यों को कैसे सौंपना है।

आइजनहावर मैट्रिक्स के फायदे और नुकसान

फ़ायदा:

• यह कई गतिविधियों को प्रबंधित करने के लिए एक बहुत ही उपयोगी उपकरण है, क्योंकि यह आपको उन कार्यों को आसानी से पहचानने की अनुमति देता है जिन्हें आपको सौंपने या समाप्त करने की आवश्यकता है।
• इसके अतिरिक्त, इससे यह निर्धारित करना आसान हो जाता है कि कौन से कार्य सबसे जरूरी और महत्वपूर्ण हैं और इसलिए उन्हें पहले करने की आवश्यकता है।
• यह महत्वहीन और गैर-जरूरी कार्यों पर समय बर्बाद करने से बचकर उत्पादकता में भी सुधार करता है। आइजनहावर मैट्रिक्स का लक्ष्य यह सुनिश्चित करना है कि निवेश किया गया समय गुणवत्तापूर्ण हो।

नुकसान:

• कार्यों को उनकी तात्कालिकता और महत्व के आधार पर क्रमबद्ध करना उतना आसान नहीं है जितना लगता है, इसलिए आइजनहावर मैट्रिक्स बनाने में कुछ समय लग सकता है।
• यदि आप बाद में तदनुसार कार्य नहीं करते हैं तो मैट्रिक्स बनाने का कोई मतलब नहीं है। मैट्रिक्स को पूरा करने के बाद, कार्यों के महत्व और तात्कालिकता के आधार पर निर्णय लिया जाना चाहिए।
• बड़ी कार्य टीमों में इसका कार्यान्वयन कठिन है, क्योंकि प्रत्येक कार्य का महत्व और तात्कालिकता व्यक्ति के आधार पर भिन्न हो सकती है।