नियंत्रण सूची

यह आलेख बताता है कि चेकलिस्ट (या चेकलिस्ट) क्या है और इसका उपयोग किस लिए किया जाता है। आप यह भी जानेंगे कि चेकलिस्ट कैसे बनाई जाती है, उदाहरण और चेकलिस्ट के विभिन्न प्रकार क्या हैं। इसके अतिरिक्त, आप यह देख पाएंगे कि चेकलिस्ट का उपयोग करने से क्या लाभ मिलते हैं।

चेकलिस्ट (या चेकलिस्ट) क्या है?

चेकलिस्ट (या चेकलिस्ट) एक ऐसी सूची है जो उन सभी कार्यों को सूचीबद्ध करती है जिन्हें पूरा करने की आवश्यकता है। तो, एक चेकलिस्ट एक शीट है जिसका उपयोग यह सत्यापित करने के लिए किया जाता है कि प्रक्रियाओं या चरणों की एक श्रृंखला का पालन किया जाता है।

चेकलिस्ट या चेकलिस्ट का संचालन सरल है: ऑपरेटर को कार्यों को पूरा करते ही उन्हें चिह्नित करना होगा। इसलिए, यदि आपने प्रक्रिया सही ढंग से की है, तो चेकलिस्ट पर सभी कार्य आपके पूरा होते ही चिह्नित कर दिए जाएंगे।

कुछ चेकलिस्ट में, कार्य करने का क्रम भी महत्वपूर्ण होता है, इसलिए न केवल सभी चरण पूरे होने चाहिए, बल्कि उन्हें सही क्रम में भी पूरा किया जाना चाहिए। नीचे हम देखेंगे कि विभिन्न प्रकार की चेकलिस्ट क्या हैं।

चेकलिस्ट का उपयोग अक्सर दोहराए जाने वाले कार्यों में किया जाता है जहां प्रक्रिया में एक चरण करना भूलना आसान होता है। हालाँकि, यदि ऑपरेटर कार्य सूची का अनुसरण करता है और जाँच करता है, तो यह सुनिश्चित करेगा कि सभी चरण पूरे हो गए हैं।

ध्यान देने योग्य बात यह है कि चेकलिस्ट को कई अलग-अलग नाम दिए गए हैं जैसे चेकलिस्ट , चेकलिस्ट , चेक शीट या चेक शीट ।

चेकलिस्ट कैसे बनाएं

चेकलिस्ट बनाने के चरण इस प्रकार हैं:

1. सभी कार्यों को रिकॉर्ड करें : चेकलिस्ट में वे सभी चरण या प्रक्रियाएं शामिल होनी चाहिए जिन्हें पूरा करने की आवश्यकता है।
2. कार्यों को क्रमबद्ध करें – पिछले चरण में सूचीबद्ध कार्यों को एक क्रम में व्यवस्थित किया जाना चाहिए, या तो अत्यावश्यकता के कारण या क्योंकि अंतिम परिणाम उचित होने के लिए चरणों को एक निश्चित क्रम में पूरा करने की आवश्यकता है।
3. उप-तत्वों का विवरण दें : यदि आवश्यक हो, तो चेकलिस्ट के प्रत्येक चरण को पूरा करने के लिए किए जाने वाले कार्यों को निर्दिष्ट किया जाना चाहिए।
4. चिह्न जोड़ें – सूची में प्रत्येक आइटम के आगे, एक खाली बॉक्स या कुछ समान जोड़ा जाना चाहिए ताकि ऑपरेटर कार्य पूरा होने पर उसे चिह्नित कर सके।
5. जांचें कि सभी कार्य वहां हैं : अंत में, आपको यह जांचना होगा कि आप सूची में से कोई भी आइटम नहीं भूले हैं और उनका क्रम सही है। क्योंकि यदि चेकलिस्ट गलत होगी तो संचालक भी अपना काम गलत तरीके से करेगा।

नमूना जांच सूची

एक बार जब हमने चेकलिस्ट की परिभाषा देख ली है और यह कैसे किया जाता है, तो हम अवधारणा को समझने के लिए चेकलिस्ट का एक उदाहरण देखेंगे।

उदाहरण के लिए, निम्नलिखित चेकलिस्ट में वे सभी कार्य शामिल हैं जिन्हें मानव संसाधन प्रबंधक को एक नए कर्मचारी को कंपनी में शामिल करने का काम सौंपा गया है, जिसे पूरा करना होगा। इसलिए, नए कर्मचारी को सफलतापूर्वक शामिल करने के लिए पर्यवेक्षक को नमूना चेकलिस्ट में सभी चरणों का पालन करना होगा।

चेकलिस्ट के प्रकार

चेकलिस्ट प्रकार हैं:

• मानक प्रक्रिया जाँच सूची : जाँच सूची का प्रत्येक आइटम प्रक्रिया का एक चरण है। प्रक्रिया में ऑपरेटर के ज्ञान और अनुभव के आधार पर प्रत्येक चरण पर अधिक या कम विवरण प्रदान किया जा सकता है।
• परियोजनाओं के समन्वय के लिए चेकलिस्ट : सूची उन कार्यों को निर्दिष्ट करती है जिन्हें टीम के प्रत्येक सदस्य को पूरा करना होगा।
• समस्या निवारण चेकलिस्ट : चेकलिस्ट का उपयोग यह जानने के लिए किया जाता है कि समस्या किस प्रकार की है और समस्या का समाधान कैसे किया जाता है, ताकि ऑपरेटर समस्या का शीघ्र समाधान कर सके।
• वस्तुनिष्ठता बढ़ाने के लिए चेकलिस्ट : सूची में उन तत्वों की एक श्रृंखला सूचीबद्ध है जो भावनाओं से प्रभावित हुए बिना, निष्पक्षता से निर्णय लेने में मदद करती हैं।
• लंबित कार्य चेकलिस्ट : सूची में वे सभी लंबित कार्य शामिल हैं जिन्हें अभी भी पूरा करने की आवश्यकता है। इस प्रकार की चेकलिस्ट का लक्ष्य कोई भी कार्य अधूरा नहीं छोड़ना है।
• चेकलिस्ट : वे सभी पहलू जिनका किसी प्रक्रिया, मशीन या स्थान को अनुपालन करना चाहिए, सूची में जोड़े जाते हैं। इसलिए, इस प्रकार की चेकलिस्ट का उपयोग यह जांचने के लिए किया जाता है कि कोई चीज़ सभी निर्दिष्ट आवश्यकताओं को पूरा करती है या नहीं।

चेकलिस्ट कैसी दिखनी चाहिए?

एक चेकलिस्ट में निम्नलिखित विशेषताएं होनी चाहिए:

• एक चेकलिस्ट यथासंभव सरल होनी चाहिए, इस तरह से काम आसान हो जाता है।
• एक ही समय में या एक ही स्थान पर किए जा सकने वाले कई आइटमों को एक साथ समूहीकृत करने से अक्सर दक्षता में सुधार होता है।
• सामान्य तौर पर, एक चेकलिस्ट बहुत विस्तृत नहीं होनी चाहिए, बल्कि बस प्रत्येक चरण का वर्णन करना चाहिए।
• जब कार्यों का क्रम महत्वपूर्ण हो, तो चरणों को उनके पूरा होने के क्रम के अनुसार व्यवस्थित किया जाना चाहिए।
• खराबी की स्थिति में, यह जानना आसान होना चाहिए कि सूची में कौन सा आइटम आगे करना है ताकि एक कदम चूकने या दो बार ऐसा करने के जोखिम को कम किया जा सके।
• एक चेकलिस्ट का उपयोग कार्यस्थल पर आराम से किया जाना चाहिए, संचालक को इसे पढ़ने या इसे पर्यावरण से बचाने का कोई प्रयास नहीं करना चाहिए।
• ध्यान रखें कि कुछ चेकलिस्ट पर हस्ताक्षर करके सबूत के तौर पर रखा जाना चाहिए, जबकि अन्य को पुन: प्रयोज्य होना चाहिए।
• सूची में प्रत्येक आइटम के सामने एक खाली बॉक्स जोड़ने से ताकि ऑपरेटर पूर्ण किए गए कार्यों की जांच कर सके, प्रक्रिया का कुशलतापूर्वक पालन करना आसान हो जाता है।
• यदि निर्देशों की आवश्यकता हो तो उन्हें शामिल किया जाना चाहिए। अन्यथा, उन्हें नजरअंदाज किया जाना चाहिए क्योंकि वे उपयोगकर्ता का ध्यान भटकाएंगे।
• जहां कई चेकलिस्ट का उपयोग किया जाता है, कार्य की जटिलता या विभिन्न स्थानों पर जांच करने के लिए कई लोगों की आवश्यकता के कारण, एक मास्टर चेकलिस्ट का उपयोग करना संभव है जो प्रत्येक चेकलिस्ट अधीनस्थ नियंत्रण के अनुपालन को इंगित करता है।

चेकलिस्ट के लाभ

चेकलिस्ट का उपयोग करने के लाभों में शामिल हैं:

• उत्पादकता बढ़ती है क्योंकि ऑपरेटर प्रक्रियाओं को तेजी से और कम त्रुटियों के साथ पूरा कर सकते हैं।
• व्यवस्था और संगठन में सुधार करता है.
• यह कार्यों के प्रत्यायोजन को बढ़ावा देता है क्योंकि प्रक्रियाओं को सही ढंग से पूरा करना आसान होता है, जिससे प्रत्यायोजन को अधिक आत्मविश्वास मिलता है।
• इससे उपयोगकर्ताओं की प्रेरणा बढ़ती है, क्योंकि प्रत्येक कार्य को पूरा करने पर मस्तिष्क इसे एक छोटी विजय के रूप में मानता है और इसलिए, उन्हें संतुष्टि देता है।