5w2h

यह आलेख बताता है कि 5W2H पद्धति क्या है और इसका उपयोग किस लिए किया जाता है। इसलिए आप जानेंगे कि 5W2H पद्धति के प्रश्न क्या हैं, इसके अनुप्रयोग का एक उदाहरण और इसके फायदे और नुकसान क्या हैं। इसके अलावा, आप इस पद्धति को सही ढंग से लागू करने और बेहतर परिणाम प्राप्त करने के लिए सिफारिशें देख पाएंगे।

5W2H क्या है?

5W2H एक ऐसी पद्धति का नाम है जिसका उपयोग किसी स्थिति या समस्या का व्यापक और सटीक विश्लेषण करने के लिए किया जाता है।

संक्षिप्त नाम 5W2H का अर्थ क्या, क्यों, कहाँ, कब, कौन, कैसे और कितना है , जिसका स्पेनिश में अनुवाद क्या, क्यों, कहाँ, कब, कौन, कैसे और कितना है।

इसे अक्सर 5W+2H भी लिखा जाता है।

5W2H पद्धति में किसी समस्या के निदान के लिए ये 7 प्रश्न पूछना शामिल है। इस प्रकार, 5W2H मॉडल समस्या का मूल कारण निर्धारित करने और उसका समाधान खोजने में मदद करता है।

5W2H पद्धति का मूल जापानी है, इसे शुरुआत में लीन सिक्स सिग्मा परियोजनाओं जैसे गुणवत्ता प्रबंधन परियोजनाओं के लिए बनाया गया था। वर्तमान में, 5W2H पद्धति का उपयोग सभी प्रकार की व्यावसायिक परियोजनाओं के लिए किया जाता है, क्योंकि यह किसी भी समस्या को हल करने में उपयोगी है।

5W2H पद्धति

5W2H पद्धति के प्रश्न हैं:

• क्या
• क्यों
• सोना
• कब
• कौन
• कैसे
• कितना

इसके बाद, 5W2H पद्धति में पूछे जाने वाले प्रत्येक प्रश्न की गहराई से जांच की जाती है।

क्या

इस प्रश्न का उत्तर देना 5W2H प्रक्रिया में पहला कदम है। इस प्रश्न में, 5W2H पद्धति को लागू करने वाले व्यक्ति या टीम को समस्या या उद्देश्य को परिभाषित करना होगा।

इसलिए प्रश्न का उत्तर इस बात का सामान्य विवरण प्रदान करना चाहिए कि 5W2H विश्लेषण क्या हल करने का प्रयास कर रहा है। यह महत्वपूर्ण है कि समस्या का विवरण स्पष्ट और सटीक हो, इसके अलावा, आपको वह परिणाम भी शामिल करना होगा जिसे आप प्राप्त करना चाहते हैं।

क्यों क्यों)

इस प्रक्रिया में अगला कदम यह परिभाषित करना है कि समस्या क्यों उत्पन्न हो रही है, अर्थात इस प्रश्न में समस्या के मूल कारण की पहचान करने का प्रयास किया जाना चाहिए।

दूसरी ओर, यह प्रश्न यह परिभाषित करने में भी उपयोगी हो सकता है कि समस्या को हल करना क्यों आवश्यक है या यह विश्लेषण क्यों किया जाता है। अंतर्निहित कारण समझाने से टीम के प्रत्येक सदस्य को मदद मिल सकती है, उदाहरण के लिए, यह समझने में कि उन्हें कुछ कार्य करने की आवश्यकता क्यों है।

सोना

इस प्रश्न का उद्देश्य यह स्पष्ट करना है कि समस्या कहाँ उत्पन्न हुई या समाधान कहाँ से निकलने की संभावना है। उदाहरण के लिए, यदि यह एक मशीन की समस्या है, तो 5W2H विश्लेषण करने वाला व्यक्ति यह बता सकता है कि यह किस मशीन पर हो रहा है। इसके अतिरिक्त, यदि यह ग्राहक का मुद्दा है, तो आपको ग्राहक का सटीक स्थान निर्धारित करना होगा और उस साइट पर अन्य मुद्दों की जांच करनी होगी।

किसी लक्ष्य को प्राप्त करने के लिए 5W2H पद्धति का उपयोग करते समय, इस चरण में उन स्थानों का पता लगाना शामिल हो सकता है जहां उस लक्ष्य को प्राप्त करने के लिए कार्रवाई हो सकती है। उदाहरण के लिए, यदि किसी परियोजना में कई क्षेत्र या विभाग शामिल हैं, तो इस अनुभाग में निर्दिष्ट होना चाहिए कि परियोजना कार्य और बैठकें कहाँ हो सकती हैं।

कब)

इस प्रश्न का उद्देश्य उस समयसीमा को स्थापित करना है जिसके भीतर एक टीम अपनी समस्या का समाधान लागू कर सकती है या अपने लक्ष्य को प्राप्त करने के लिए प्रत्येक चरण को पूरा कर सकती है।

इसलिए, इस चरण में किसी प्रोजेक्ट के प्रत्येक चरण के लिए डिलीवरी तिथियां बनाना शामिल हो सकता है। इस चरण के दौरान मील के पत्थर और समय सीमा बनाने से कार्यों के आवश्यक अनुक्रम को स्थापित करने में मदद मिलती है और परियोजना चरणों के दौरान संभावित आकस्मिकताओं की पहचान करने में मदद मिलती है।

कौन कौन)

यह प्रश्न किसी समस्या या परियोजना के कई अलग-अलग पहलुओं को संदर्भित कर सकता है, जैसे:

• पूरी प्रक्रिया की देखरेख कौन करता है?
• परियोजना से कौन प्रभावित है? उदाहरण के लिए, क्या इसमें आंतरिक कर्मचारी या बाहरी आपूर्तिकर्ता शामिल हैं?
• समस्या से कौन प्रभावित है?
• परियोजना के प्रत्येक चरण पर कौन काम करता है?

विशेष रूप से, टीम लीडर इस इंटर्नशिप के दौरान ज़िम्मेदारियाँ सौंपने के लिए टीम के सदस्यों को कार्य सौंप सकता है।

कैसे

इस प्रश्न का गहराई से उत्तर देना किसी समस्या को हल करने, किसी समाधान को लागू करने या किसी लक्ष्य को प्राप्त करने में एक बड़ी मदद है।

इस चरण के दौरान, टीम स्पष्ट करती है कि सभी आवश्यक कदम क्या हैं और उन्हें कैसे किया जाना चाहिए, अर्थात लक्ष्य प्राप्त करने के लिए कौन से तरीके या प्रक्रियाएं लागू की जानी चाहिए।

कितना

यह वह चरण है जिसमें टीम परियोजना बजट का अनुमान लगाती है। उपरोक्त प्रश्नों में एकत्र की गई सभी जानकारी के साथ, टीम या जिम्मेदार व्यक्ति आपके प्रोजेक्ट के प्रत्येक चरण के लिए लागत निर्धारित करने में सक्षम होंगे।

किसी उत्पादन समस्या का विश्लेषण करने के लिए 5W2H पद्धति का उपयोग करते समय, यह प्रश्न किसी उत्पाद की मात्रा को भी संदर्भित कर सकता है।

संक्षेप में, इस स्तर पर परियोजना की राशि परिभाषित की जाती है, चाहे वह मौद्रिक राशि हो, दोषपूर्ण इकाइयाँ हों, ग्राहकों की शिकायतों की संख्या आदि हों।

उदाहरण 5W2H

एक बार जब हमने 5W2H पद्धति पर सिद्धांत देख लिया, तो हम अवधारणा को पूरी तरह से आत्मसात करने के लिए इस पद्धति को कैसे लागू किया जाए इसका एक उदाहरण देखेंगे।

बिक्री टीम की उत्पादकता में सुधार के लिए 5W2H विश्लेषण का उदाहरण:

• क्या : सेल्स टीम के सॉफ्टवेयर सिस्टम को अपडेट करें।
• क्यों : क्योंकि सॉफ्टवेयर पुराना हो चुका है और अब व्यवसाय की जरूरतों को पूरा नहीं करता है।
• कहां : बिक्री विभाग में।
• कब : चालू तिमाही के अंत में.
• कौन : व्यवसाय प्रबंधक और आईटी कर्मचारी परियोजना पर सहयोग करते हैं।
• कैसे : पांच वैकल्पिक उत्पादों का विश्लेषण करें और निर्णय मैट्रिक्स का उपयोग करके यह निर्धारित करें कि कंपनी की वर्तमान जरूरतों के लिए कौन सा उत्पाद सबसे उपयुक्त है।
• कितना : सॉफ़्टवेयर ख़रीदने का अधिकतम बजट $120,000 है।

जैसा कि आप देख सकते हैं, 5W2H पद्धति के अनुप्रयोग के माध्यम से हम समस्या का त्वरित विश्लेषण कर सकते हैं। इसके अलावा, यह प्रक्रिया इस बात का संकेत देती है कि समस्या को कैसे हल किया जाए, विशेष रूप से इस प्रश्न के लिए धन्यवाद कि कैसे? (जैसा?)। समस्या को हल करने के लिए स्थापित योजना के अनुसार कार्य करना ही शेष है।

5W2H विधि का सही उपयोग कैसे करें

इस अनुभाग में हम आपको 5W2H विधि लागू करते समय बेहतर परिणाम प्राप्त करने के लिए कुछ सुझाव दिखाते हैं।

• हमेशा समस्या के मूल कारण पर ध्यान केंद्रित रखें, न कि उनके कारण होने वाले संभावित प्रभावों पर। दूसरे शब्दों में, उपशामक के बजाय निश्चित समाधान बनाने का प्रयास करें। इस तरह भविष्य में समस्या दोबारा नहीं होगी.
• 5W2H पद्धति के माध्यम से कार्यान्वित समाधान यथासंभव वस्तुनिष्ठ होने चाहिए। इसके अतिरिक्त, यह सुनिश्चित करने के लिए ध्यान रखा जाना चाहिए कि समाधानों के दुष्प्रभाव न हों जिन्हें हटाने के लिए अतिरिक्त उपायों की आवश्यकता हो।
• कभी भी पहले अच्छे विचार पर समझौता न करें, बल्कि विश्लेषण की गई विभिन्न स्थितियों के लिए कई दृष्टिकोण प्रस्तावित करें। इससे समाधानों की संख्या और इसलिए चुने गए समाधान की गुणवत्ता में वृद्धि होगी।
• जिस क्रम में 5W2H प्रश्नों का उत्तर दिया जाता है वह लचीला है, इसलिए आप अपनी पसंद के किसी भी क्रम का पालन कर सकते हैं। यदि टीम को किसी प्रश्न का स्पष्ट उत्तर नहीं मिल पाता है, तो वे उसे छोड़ कर अगले प्रश्न पर जा सकते हैं। जैसे-जैसे आप प्रक्रिया में आगे बढ़ते हैं, अन्य उत्तर अक्सर स्पष्ट होते जाते हैं।

5W2H के फायदे और नुकसान

फ़ायदा:

• 5W2H पद्धति का उपयोग किसी भी स्थिति, प्रक्रिया या समस्या में किया जा सकता है।
• यह समस्या के सभी पहलुओं को ध्यान में रखता है, क्योंकि ऐसे प्रश्न पूछे जाते हैं जो बहुत सारी जानकारी एकत्र करते हैं।
• रिपोर्टों, प्रस्तुतियों, बैठकों और (पुनः)टीम को सूचित करने में समय बचाएं। केवल 7 प्रश्नों के साथ, प्रबंधक किसी भी प्रकार के मुद्दे को इस तरह से सारांशित और संप्रेषित कर सकते हैं कि हर कोई समझ सके।
• इसे लागू करना एक आसान तरीका है, इसे लागू करने के लिए किसी प्रशिक्षण की आवश्यकता नहीं है।

नुकसान:

• यदि अधिकांश प्रश्नों के उत्तर ज्ञात नहीं हैं तो यह उपयोगी विधि नहीं है।
• यह एक संश्लेषण उपकरण है; इसलिए विश्लेषण में अधिक विस्तृत जानकारी जोड़ना आवश्यक हो सकता है।
• कभी-कभी सवालों का जवाब देना आसान नहीं होता.