केपीआई

यह आलेख बताता है कि KPI क्या हैं और उनका उपयोग किस लिए किया जाता है। तो, आपको एक अच्छे KPI की विशेषताएं, KPI कैसे बनाया जाता है और KPI के उदाहरण मिलेंगे। इसके अलावा, हम आपको किसी कंपनी में KPI का उपयोग करने के फायदे और नुकसान बताते हैं।

KPI क्या है?

KPI एक मात्रात्मक माप है जो किसी लक्ष्य की ओर प्रगति को इंगित करता है, अर्थात KPI एक संख्यात्मक मान है जो दर्शाता है कि किसी क्षेत्र में कंपनी की वर्तमान स्थिति लक्ष्य के करीब है या दूर है।

संक्षिप्त नाम KPI का मतलब मुख्य प्रदर्शन संकेतक है, जिसका स्पैनिश में अर्थ मुख्य प्रदर्शन संकेतक है ।

उदाहरण के लिए, व्यवसाय प्रबंधन में सबसे अधिक उपयोग किए जाने वाले KPI में से एक प्रति ग्राहक राजस्व है। इसलिए, यदि कोई व्यवसाय वार्षिक राजस्व में $100,000 उत्पन्न करता है और उसके 100 ग्राहक हैं, तो KPI मान $1,000 है। इस KPI का उपयोग करके, कंपनी समय के साथ प्रति ग्राहक औसत राजस्व को ट्रैक कर सकती है।

संक्षेप में, KPI का मूल्य सीधे एक उद्देश्य से जुड़ा होता है और इसलिए, यह एक उपकरण है जो इस उद्देश्य के संबंध में कंपनी के विकास का विश्लेषण करता है और इस संबंध में निर्णय लेने में मदद करता है।

ध्यान रखें कि KPI को आम तौर पर पूरी कंपनी के लिए या किसी टीम या यहां तक कि एक व्यक्ति के लिए अधिक विशिष्ट रूप से परिभाषित किया जा सकता है। इसके अतिरिक्त, KPI को संगठन के विभिन्न क्षेत्रों के लिए परिभाषित किया जा सकता है: बिक्री विभाग के लिए KPI, वित्तीय विभाग के लिए KPI, रसद विभाग के लिए KPI, आदि।

KPI के लक्षण

KPI को संगठन के लिए अच्छा और उपयोगी बनाने के लिए, इसमें निम्नलिखित विशेषताएं होनी चाहिए:

• प्राप्त करने योग्य – KPI से जुड़ा लक्ष्य यथार्थवादी होना चाहिए, इसलिए श्रमिकों को लक्ष्य को कुछ संभव के रूप में देखना चाहिए।
• मापने योग्य – KPI के पीछे का लक्ष्य मात्रात्मक होना चाहिए।
• प्रासंगिक – एक KPI केवल तभी उपयोगी होगा जब यह व्यवसाय के विकास के लिए महत्वपूर्ण हो।
• आवधिक – KPI मान को निर्दिष्ट समय अंतराल पर अद्यतन किया जाना चाहिए।
• सटीक : KPI द्वारा मापा गया मान सटीक और वास्तविकता का प्रतिनिधि होना चाहिए।

केपीआई उदाहरण

अब जब हम KPI की परिभाषा जानते हैं, तो आइए अवधारणा को पूरी तरह से समझने के लिए कई KPI उदाहरण देखें।

• वित्तीय KPI के उदाहरण : तरलता अनुपात, निवेश पर रिटर्न (आरओआई), शुद्ध लाभ मार्जिन (एनपीएम)।
• बिक्री KPI के उदाहरण : प्रति ग्राहक खरीद मात्रा, ग्राहक अधिग्रहण लागत, प्रति ग्राहक रिटर्न।
• लॉजिस्टिक्स KPI के उदाहरण : लीड टाइम, समय पर डिलीवर किए गए ऑर्डर की संख्या, स्टॉक रोटेशन।
• उत्पादन KPI के उदाहरण : चक्र समय, दोषपूर्ण उत्पाद अनुपात, समय की प्रति इकाई उत्पादित इकाइयाँ।
• डिजिटल मार्केटिंग KPI के उदाहरण : वेब पेज ट्रैफ़िक, क्लिक-थ्रू दर (CTR), रूपांतरण दर (विज़िट की संख्या से विभाजित बिक्री की संख्या)।
• एचआर केपीआई के उदाहरण : टर्नओवर दर, कर्मचारी संतुष्टि, अनुपस्थिति दर।

KPI कैसे बनाएं

संगठन के लिए एक उपयोगी KPI बनाने के लिए, हम निम्नलिखित चरणों का पालन करने की अनुशंसा करते हैं:

1. हितधारकों के साथ लक्ष्यों और इरादों पर चर्चा करें: KPI केवल उतने ही उपयोगी हैं जितना उपयोगकर्ता उन्हें रिपोर्ट करते हैं। KPI रिपोर्ट विकसित करने से पहले, आपको यह समझने की ज़रूरत है कि लक्ष्य के पीछे के लोग क्या हासिल करने की कोशिश कर रहे हैं।
2. स्मार्ट उद्देश्यों को परिभाषित करें: KPI को स्मार्ट उद्देश्यों (विशिष्ट, मापने योग्य, प्राप्त करने योग्य, यथार्थवादी और समयबद्ध) से जोड़ा जाना चाहिए। जो KPI अस्पष्ट, निर्धारित करने में कठिन और अवास्तविक हैं, उनका बहुत कम या कोई मूल्य नहीं है।
3. KPI तैयार करें: आपके द्वारा परिभाषित प्रत्येक KPI एक व्यावसायिक उद्देश्य से जुड़ा होना चाहिए। ध्यान दें कि आप KPI बनाने के लिए सूत्रों का उपयोग कर सकते हैं, ताकि KPI मान गणितीय ऑपरेशन का परिणाम हो।
4. स्पष्टता: संगठन में प्रत्येक व्यक्ति को KPI को समझने की आवश्यकता है ताकि वे उन पर कार्य कर सकें। जब लोग समझ जाते हैं कि KPI के साथ कैसे काम करना है, तो वे डेटा-संचालित निर्णय ले सकते हैं।
5. KPI अनुकूलनीय होने चाहिए – जब आप KPI बनाते हैं, तो आपको नई व्यावसायिक समस्याओं के उभरने और अन्य क्षेत्रों पर अधिक ध्यान देने के लिए तैयार रहना होगा। इसलिए, जैसे-जैसे व्यवसाय और ग्राहक की ज़रूरतें विकसित होती हैं, KPI को भी संगठन के लक्ष्यों के अनुकूल होना चाहिए।
6. KPI अधिभार से बचें: बिजनेस इंटेलिजेंस ने संगठनों को डेटा और इंटरैक्टिव डेटा विज़ुअलाइज़ेशन के दायरे तक पहुंच प्रदान की है, जिससे हर चीज़ को मापना आसान हो गया है। हालाँकि, KPI को सबसे महत्वपूर्ण उद्देश्यों के लिए बनाया जाना चाहिए, इससे KPI अधिभार से बचा जा सकता है और कर्मचारियों को सबसे प्रासंगिक मैट्रिक्स पर ध्यान केंद्रित करने में मदद मिलती है।

KPI के प्रकार

KPI के प्रकार हैं:

• रणनीतिक KPI : संगठन के समग्र उद्देश्यों की निगरानी करें। अधिकारी आमतौर पर यह जानने के लिए एक या दो रणनीतिक KPI की तलाश करते हैं कि संगठन किसी भी समय कैसा प्रदर्शन कर रहा है। उदाहरण के लिए: निवेश पर रिटर्न, राजस्व और बाजार हिस्सेदारी।
• ऑपरेशनल केपीआई – कम समय में प्रदर्शन को मापते हैं और संगठनात्मक प्रक्रियाओं और दक्षता पर ध्यान केंद्रित करते हैं। उदाहरण के लिए: क्षेत्र के अनुसार बिक्री, औसत मासिक परिवहन लागत और प्रति अधिग्रहण लागत (सीपीए)।
• कार्यात्मक KPI – कई प्रमुख प्रदर्शन संकेतक वित्त या आईटी जैसे विशिष्ट कार्यों से जुड़े होते हैं। जबकि आईटी उपयोगकर्ता द्वारा वेब पेज पर बिताए गए औसत समय या औसत अपटाइम को ट्रैक कर सकता है, वित्तीय KPI सकल लाभ मार्जिन या परिसंपत्तियों पर रिटर्न की निगरानी करता है। वास्तव में, इस प्रकार के KPI को रणनीतिक या परिचालन के रूप में भी वर्गीकृत किया जा सकता है।
• अग्रणी या पिछड़ा हुआ KPI – KPI अग्रणी या पिछड़ा हुआ भी हो सकता है। अग्रणी KPI परिणामों की भविष्यवाणी करने में मदद करते हैं, जबकि पिछड़े KPI निगरानी करते हैं कि पहले ही क्या हो चुका है। संगठन यह सुनिश्चित करने के लिए दोनों के संयोजन का उपयोग करते हैं कि वे सबसे महत्वपूर्ण चीज़ पर नज़र रख रहे हैं।

KPI के फायदे और नुकसान

फ़ायदा:

• कर्मचारियों को उनके कार्यों (या उसके अभाव) के लिए जवाबदेह बनाने में मदद करता है।
• यह उन कर्मचारियों को प्रेरित कर सकता है जो अपने लक्ष्यों को प्राप्त करने के लिए सकारात्मक रूप से चुनौती महसूस करते हैं।
• यह किसी कंपनी को अपने लक्ष्यों की दिशा में प्रगति मापने की अनुमति देता है।
• डेटा-संचालित निर्णय लेने में मदद करता है।

नुकसान:

• KPI के वास्तव में उपयोगी होने के लिए, आपको लंबे समय तक लगातार डेटा एकत्र करने के लिए प्रतिबद्ध रहना होगा, ताकि आप देख सकें कि KPI कैसे बदल रहा है।
• उन्हें निरंतर निगरानी की आवश्यकता होती है और इसलिए आपको उनमें समय और प्रयास लगाने की आवश्यकता होती है।
• प्रबंधक गलती से व्यापक रणनीतियों के बजाय KPI पर अधिक ध्यान केंद्रित कर सकते हैं।
• यदि KPI लक्ष्य अनुचित हैं तो वे कर्मचारियों को हतोत्साहित कर सकते हैं।