Kpi

Artikel ini menjelaskan apa itu KPI dan kegunaannya. Nah, Anda akan mengetahui ciri-ciri KPI yang baik, cara pembuatan KPI, dan contoh KPI. Selain itu, kami tunjukkan kelebihan dan kekurangan penggunaan KPI di sebuah perusahaan.

Apa itu KPI?

KPI adalah ukuran kuantitatif yang menunjukkan kemajuan menuju suatu tujuan, yaitu KPI adalah nilai numerik yang menunjukkan apakah situasi perusahaan saat ini di suatu area sudah dekat atau jauh dari tujuan.

Akronim KPI merupakan singkatan dari Key Performance Indicator yang dalam bahasa Spanyol berarti Key Performance Indicator .

Misalnya, salah satu KPI yang paling banyak digunakan dalam manajemen bisnis adalah pendapatan per pelanggan. Jadi, jika sebuah bisnis menghasilkan pendapatan tahunan sebesar $100.000 dan memiliki 100 pelanggan, nilai KPI-nya adalah $1.000. Dengan menggunakan KPI ini, perusahaan dapat melacak pendapatan rata-rata per pelanggan dari waktu ke waktu.

Singkatnya, nilai KPI terkait langsung dengan suatu tujuan dan oleh karena itu merupakan alat yang berfungsi untuk menganalisis evolusi perusahaan sehubungan dengan tujuan tersebut dan membantu mengambil keputusan terkait hal tersebut.

Ingatlah bahwa KPI dapat ditentukan secara umum untuk keseluruhan perusahaan atau lebih spesifik untuk tim atau bahkan individu. Selain itu, KPI dapat ditentukan untuk berbagai area organisasi: KPI untuk departemen penjualan, KPI untuk departemen keuangan, KPI untuk departemen logistik, dll.

Karakteristik KPI

Agar KPI baik dan bermanfaat bagi organisasi, KPI harus mempunyai ciri-ciri sebagai berikut:

• Achievable – Tujuan yang terkait dengan KPI harus realistis, sehingga pekerja harus melihat tujuan tersebut sebagai sesuatu yang mungkin.
• Terukur – Sasaran di balik KPI harus dapat diukur.
• Relevan – KPI hanya akan berguna jika penting bagi perkembangan bisnis.
• Berkala – Nilai KPI harus diperbarui pada interval waktu tertentu.
• Precise : nilai yang diukur KPI harus tepat dan mewakili kenyataan.

Contoh KPI

Setelah kita mengetahui definisi KPI, mari kita lihat beberapa contoh KPI untuk memahami konsep tersebut secara utuh.

• Contoh KPI keuangan : rasio likuiditas, Return on Investment (ROI), Net Profit Margin (NPM).
• Contoh KPI penjualan : volume pembelian per pelanggan, biaya akuisisi pelanggan, pengembalian per pelanggan.
• Contoh KPI logistik : lead time, jumlah pesanan dikirimkan tepat waktu, perputaran stok.
• Contoh KPI produksi : waktu siklus, rasio produk cacat, unit yang diproduksi per unit waktu.
• Contoh KPI pemasaran digital : traffic halaman web, rasio klik-tayang (RKT), rasio konversi (jumlah penjualan dibagi jumlah kunjungan).
• Contoh KPI HR : tingkat turnover, kepuasan karyawan, tingkat ketidakhadiran.

Cara membuat KPI

Untuk membuat KPI yang berguna bagi organisasi, sebaiknya ikuti langkah-langkah berikut:

1. Diskusikan tujuan dan niat dengan pemangku kepentingan: KPI hanya berguna jika pengguna melaporkannya. Sebelum mengembangkan laporan KPI, Anda perlu memahami apa yang ingin dicapai oleh orang-orang di balik tujuan tersebut.
2. Tentukan tujuan SMART: KPI harus dikaitkan dengan tujuan SMART (spesifik, terukur, dapat dicapai, realistis, dan terikat waktu). KPI yang tidak jelas, sulit ditentukan, dan tidak realistis mempunyai nilai yang kecil atau bahkan tidak ada sama sekali.
3. Merumuskan KPI: Setiap KPI yang Anda tetapkan harus dikaitkan dengan tujuan bisnis. Perhatikan bahwa Anda bisa menggunakan rumus untuk membuat KPI, sehingga nilai KPI merupakan hasil operasi matematika.
4. Kejelasan: Setiap orang di organisasi perlu memahami KPI agar mereka dapat menindaklanjutinya. Ketika orang-orang memahami cara bekerja dengan KPI, mereka dapat membuat keputusan berdasarkan data.
5. KPI harus dapat beradaptasi – Saat Anda membuat KPI, Anda harus siap menghadapi masalah bisnis baru yang muncul dan agar lebih banyak perhatian diberikan pada bidang lain. Jadi, seiring berkembangnya kebutuhan bisnis dan pelanggan, KPI juga harus beradaptasi dengan tujuan organisasi.
6. Hindari Kelebihan KPI: Business Intelligence telah memberi organisasi akses ke banyak sekali data dan visualisasi data interaktif, sehingga lebih mudah untuk mengukur semuanya. Namun, KPI harus dibuat untuk tujuan yang paling penting, hal ini menghindari kelebihan KPI dan membantu staf fokus pada metrik yang paling relevan.

Jenis KPI

Jenis-jenis KPI adalah:

• KPI Strategis : Memantau tujuan organisasi secara keseluruhan. Para eksekutif biasanya mencari satu atau dua KPI strategis untuk mengetahui kinerja organisasi pada waktu tertentu. Misalnya: laba atas investasi, pendapatan dan pangsa pasar.
• KPI Operasional – mengukur kinerja dalam periode waktu yang lebih singkat dan fokus pada proses dan efisiensi organisasi. Misalnya: penjualan menurut wilayah, rata-rata biaya transportasi bulanan, dan biaya per akuisisi (CPA).
• KPI Fungsional – Banyak indikator kinerja utama yang terkait dengan fungsi tertentu, seperti keuangan atau TI. Meskipun TI dapat melacak waktu rata-rata yang dihabiskan pengguna di halaman web atau waktu aktif rata-rata, KPI keuangan memantau margin laba kotor atau laba atas aset. Sebenarnya KPI jenis ini juga bisa digolongkan strategis atau operasional.
• KPI Terdepan atau Tertinggal – KPI juga bisa memimpin atau tertinggal. KPI terdepan membantu memprediksi hasil, sedangkan KPI tertinggal memantau apa yang telah terjadi. Organisasi menggunakan kombinasi keduanya untuk memastikan mereka melacak hal-hal yang paling penting.

Kelebihan dan Kekurangan KPI

Keuntungan:

• Membantu meminta pertanggungjawaban karyawan atas tindakan mereka (atau ketiadaan tindakan mereka).
• Hal ini dapat memotivasi karyawan yang merasa tertantang positif untuk mencapai tujuannya.
• Hal ini memungkinkan perusahaan untuk mengukur kemajuan menuju tujuannya.
• Membantu membuat keputusan berdasarkan data.

Kekurangan:

• Agar KPI benar-benar berguna, Anda harus berkomitmen untuk mengumpulkan data secara konsisten dalam jangka waktu yang lama, sehingga Anda dapat melihat perubahan KPI.
• Mereka memerlukan pemantauan terus-menerus dan oleh karena itu Anda perlu menginvestasikan waktu dan upaya untuk melakukannya.
• Manajer mungkin secara keliru lebih berfokus pada KPI dibandingkan strategi yang lebih luas.
• Mereka dapat mematahkan semangat karyawan jika tujuan KPI tidak masuk akal.