5w2h

Artikel ini menjelaskan apa itu metodologi 5W2H dan kegunaannya. Oleh karena itu, Anda akan mengetahui apa saja pertanyaan dari metode 5W2H, contoh penerapannya, serta kelebihan dan kekurangannya. Selain itu, Anda akan dapat melihat rekomendasi untuk menerapkan metode ini dengan benar dan mendapatkan hasil yang lebih baik.

Apa itu 5W2H?

5W2H adalah nama metodologi yang digunakan untuk menganalisis suatu situasi atau masalah secara komprehensif dan akurat.

Akronim 5W2H adalah singkatan dari apa, mengapa, di mana, kapan, siapa, bagaimana dan berapa banyak , yang diterjemahkan ke dalam bahasa Spanyol adalah apa, mengapa, di mana, kapan, siapa, bagaimana dan berapa banyak .

Itu juga sering ditulis 5W+2H .

Metode 5W2H melibatkan menanyakan 7 pertanyaan ini untuk mendiagnosis suatu masalah. Dengan demikian, model 5W2H membantu dalam menentukan akar penyebab masalah dan menemukan solusinya.

Metodologi 5W2H berasal dari Jepang, awalnya dibuat untuk proyek manajemen mutu, seperti proyek Lean Six Sigma. Saat ini, metode 5W2H digunakan untuk semua jenis proyek komersial, karena berguna dalam memecahkan masalah apa pun.

Metodologi 5W2H

Pertanyaan dari metodologi 5W2H adalah:

• Apa
• Mengapa
• Emas
• Kapan
• SIAPA
• Bagaimana
• Berapa harganya

Selanjutnya, setiap pertanyaan yang harus ditanyakan dalam metodologi 5W2H dieksplorasi secara mendalam.

Apa

Menjawab pertanyaan ini adalah langkah pertama dalam proses 5W2H. Dalam pertanyaan ini, orang atau tim yang menerapkan metodologi 5W2H harus mendefinisikan masalah atau tujuannya.

Oleh karena itu, jawaban atas pertanyaan tersebut harus memberikan gambaran umum tentang apa yang coba dipecahkan oleh analisis 5W2H. Uraian masalah harus jelas dan tepat, selain itu juga harus mencantumkan hasil yang ingin dicapai.

Kenapa kenapa)

Langkah selanjutnya dalam proses ini adalah mendefinisikan mengapa suatu masalah terjadi, yaitu pertanyaan ini harus berusaha mengidentifikasi akar penyebab masalah tersebut.

Di sisi lain, pertanyaan ini juga dapat berguna untuk menjelaskan mengapa masalah tersebut perlu diselesaikan atau alasan mengapa analisis ini dilakukan. Menjelaskan alasan yang mendasarinya dapat membantu setiap anggota tim, misalnya, memahami mengapa mereka perlu melakukan tugas tertentu.

Emas

Pertanyaan ini bertujuan untuk memperjelas di mana masalah terjadi atau di mana kemungkinan solusinya akan muncul. Misalnya, jika masalahnya adalah mesin, orang yang melakukan analisis 5W2H dapat menunjukkan pada mesin mana masalah tersebut terjadi. Selain itu, jika masalahnya adalah masalah pelanggan, Anda perlu menentukan lokasi pasti pelanggan tersebut dan memeriksa masalah lain di situs tersebut.

Saat menggunakan metode 5W2H untuk mencapai suatu tujuan, langkah ini mungkin termasuk menemukan tempat di mana tindakan dapat dilakukan untuk mencapai tujuan tersebut. Misalnya, jika suatu proyek melibatkan beberapa bidang atau departemen, bagian ini harus menentukan di mana tugas dan pertemuan proyek dapat dilakukan.

Kapan kapan)

Tujuan dari pertanyaan ini adalah untuk menetapkan batas waktu di mana tim dapat menerapkan resolusi terhadap masalah mereka atau menyelesaikan setiap langkah untuk mencapai tujuan mereka.

Jadi, langkah ini dapat mencakup pembuatan tanggal pengiriman untuk setiap tahap proyek. Membuat pencapaian dan tenggat waktu selama fase ini membantu menetapkan urutan tindakan yang diperlukan dan membantu mengidentifikasi potensi kontinjensi selama tahapan proyek.

Siapa? Siapa)

Pertanyaan ini dapat merujuk pada beberapa aspek berbeda dari suatu masalah atau proyek, seperti:

• Siapa yang mengawasi keseluruhan proses?
• Siapa yang terkena dampak proyek ini? Misalnya, apakah hal ini melibatkan karyawan internal atau pemasok eksternal?
• Siapa yang terkena dampak dari masalah ini?
• Siapa yang mengerjakan setiap tahapan proyek?

Khususnya, pemimpin tim dapat memberikan tugas kepada anggota tim selama magang ini untuk memberikan tanggung jawab.

Bagaimana

Menjawab pertanyaan ini secara mendalam sangat membantu dalam memecahkan suatu masalah, menerapkan solusi, atau mencapai suatu tujuan.

Pada tahap ini, tim mengklarifikasi semua langkah yang diperlukan dan bagaimana langkah tersebut harus dilaksanakan, yaitu metode atau prosedur apa yang harus diterapkan untuk mencapai tujuan.

Berapa harganya

Ini adalah fase di mana tim memperkirakan anggaran proyek. Dengan semua informasi yang dikumpulkan dalam pertanyaan di atas, tim atau individu yang bertanggung jawab akan dapat menentukan biaya untuk setiap fase proyek Anda.

Saat menggunakan metodologi 5W2H untuk menganalisis masalah produksi, pertanyaan ini juga dapat merujuk pada kuantitas suatu produk.

Singkatnya, pada tahap ini jumlah proyek ditentukan, apakah itu jumlah uang, unit yang cacat, jumlah keluhan pelanggan, dll.

Contoh 5W2H

Setelah kita melihat teori metodologi 5W2H, kita akan melihat contoh bagaimana menerapkan metode ini untuk mengasimilasi konsep sepenuhnya.

Contoh analisis 5W2H untuk meningkatkan produktivitas tim penjualan:

• Apa : Memperbarui sistem perangkat lunak tim penjualan.
• Mengapa : Karena software tersebut sudah ketinggalan jaman dan tidak lagi memenuhi kebutuhan bisnis.
• Dimana : Di bagian penjualan.
• Kapan : Pada akhir kuartal berjalan.
• Siapa : Manajer bisnis dan staf TI berkolaborasi dalam proyek ini.
• Caranya : Menganalisis lima alternatif produk dan menentukan mana yang paling sesuai dengan kebutuhan perusahaan saat ini dengan menggunakan matriks keputusan .
• Berapa : Anggaran maksimum untuk membeli perangkat lunak adalah $120.000.

Seperti yang Anda lihat, melalui penerapan metodologi 5W2H kita dapat dengan cepat melakukan analisis masalah. Selain itu, prosedur ini memberikan petunjuk tentang cara menyelesaikan masalah, terutama berkat pertanyaan Bagaimana? (Sebagai?). Yang tersisa hanyalah bertindak sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan untuk menyelesaikan penyelesaian masalah.

Cara menggunakan metode 5W2H dengan benar

Di bagian ini kami tunjukkan beberapa tip untuk mencapai hasil yang lebih baik saat menerapkan metode 5W2H.

• Selalu tetap fokus pada akar penyebab masalah, bukan kemungkinan dampak yang ditimbulkannya. Dengan kata lain, cobalah menciptakan solusi yang pasti dan bukan solusi yang bersifat paliatif. Dengan begitu masalah tersebut tidak akan terjadi lagi di kemudian hari.
• Solusi yang diterapkan melalui metode 5W2H harus seobjektif mungkin. Selain itu, kehati-hatian harus diberikan untuk memastikan bahwa solusi tersebut tidak mempunyai efek samping yang mungkin memerlukan tindakan tambahan untuk menghilangkannya.
• Jangan pernah puas dengan ide bagus pertama, melainkan usulkan beberapa pendekatan terhadap berbagai situasi yang dianalisis. Hal ini akan meningkatkan jumlah solusi dan kualitas solusi yang dipilih.
• Urutan jawaban pertanyaan 5W2H fleksibel, sehingga Anda dapat mengikuti urutan apa pun yang Anda inginkan. Jika tim tidak dapat memperoleh jawaban yang jelas atas sebuah pertanyaan, mereka dapat melewatinya dan melanjutkan ke pertanyaan berikutnya. Saat Anda menjalani proses tersebut, jawaban lainnya sering kali menjadi lebih jelas.

Keuntungan dan kerugian 5W2H

Keuntungan:

• Metodologi 5W2H dapat digunakan dalam situasi, proses, atau masalah apa pun.
• Ini memperhitungkan semua aspek masalah, karena pertanyaan yang diajukan mengumpulkan banyak informasi.
• Menghemat waktu untuk laporan, presentasi, rapat, dan memberi informasi (ulang) kepada tim. Hanya dengan 7 pertanyaan, manajer dapat merangkum dan mengkomunikasikan segala jenis masalah dengan cara yang dapat dipahami semua orang.
• Ini adalah metode yang mudah untuk diterapkan, tidak diperlukan pelatihan untuk menerapkannya.

Kekurangan:

• Ini bukan metode yang berguna jika sebagian besar jawaban atas pertanyaan tidak diketahui.
• Ini adalah alat sintesis; oleh karena itu mungkin perlu menambahkan informasi yang lebih rinci ke dalam analisis.
• Terkadang tidak mudah untuk menjawab pertanyaan.