Daftar kontrol

Artikel ini menjelaskan apa itu daftar periksa (atau daftar periksa) dan kegunaannya. Anda juga akan menemukan cara pembuatan daftar periksa, contoh, dan apa saja jenis daftar periksa. Selain itu, Anda akan dapat melihat manfaat apa yang diberikan dengan menggunakan daftar periksa.

Apa itu daftar periksa (atau daftar periksa)?

Daftar periksa (atau daftar periksa) adalah daftar yang mencantumkan semua tugas yang harus diselesaikan. Jadi, daftar periksa adalah lembar yang digunakan untuk memverifikasi bahwa serangkaian proses atau langkah telah diikuti.

Pengoperasian daftar periksa atau checklist sederhana: operator harus menandai tugas setelah mereka menyelesaikannya. Jadi, jika Anda telah melakukan prosesnya dengan benar, semua tugas di daftar periksa akan ditandai setelah Anda selesai.

Dalam beberapa daftar periksa, urutan pelaksanaan tugas juga penting, jadi tidak hanya semua langkah harus diselesaikan, tetapi juga harus diselesaikan dalam urutan yang benar. Di bawah ini kita akan melihat apa saja jenis-jenis daftar periksa.

Daftar periksa sering kali digunakan dalam tugas yang berulang sehingga mudah untuk lupa melakukan suatu langkah dalam prosesnya. Namun, jika operator mengikuti daftar tugas dan mencentangnya, ini akan memastikan bahwa semua langkah telah diselesaikan.

Perlu dicatat bahwa daftar periksa diberi banyak nama berbeda seperti daftar periksa , daftar periksa , lembar periksa , atau lembar periksa .

Cara membuat daftar periksa

Langkah-langkah membuat checklist adalah sebagai berikut:

1. Catat semua tugas : Daftar periksa harus berisi semua langkah atau proses yang perlu diselesaikan.
2. Sortir Tugas – Tugas-tugas yang tercantum pada langkah sebelumnya harus disusun secara berurutan, baik karena mendesak atau karena langkah-langkah tersebut perlu diselesaikan dalam urutan tertentu agar hasil akhirnya sesuai.
3. Rincikan sub-elemen : jika perlu, tugas yang harus dilakukan untuk menyelesaikan setiap langkah daftar periksa harus ditentukan.
4. Tambahkan Tanda – Di samping setiap item dalam daftar, kotak kosong atau sejenisnya harus ditambahkan sehingga operator dapat menandai tugas setelah selesai.
5. Periksa apakah semua tugas sudah ada : terakhir, Anda harus memeriksa apakah Anda tidak melupakan item apa pun dari daftar dan urutannya sudah benar. Sebab jika checklistnya salah maka operator juga akan melakukan pekerjaannya dengan cara yang salah.

Contoh Daftar Periksa

Setelah kita melihat definisi checklist dan cara melakukannya, kita akan melihat contoh checklist untuk menyelesaikan pemahaman konsepnya.

Misalnya, daftar periksa berikut berisi semua tugas yang harus diselesaikan oleh manajer sumber daya manusia untuk memasukkan pekerja baru ke perusahaan. Jadi, supervisor harus mengikuti semua langkah dalam contoh daftar periksa agar berhasil menerima pekerja baru.

Jenis Daftar Periksa

Jenis daftar periksa adalah:

• Daftar Periksa Prosedur Standar : Setiap item dalam daftar periksa merupakan langkah dalam proses. Rincian lebih lanjut pada setiap langkah dapat diberikan tergantung pada pengetahuan dan pengalaman operator dalam proses tersebut.
• Daftar periksa untuk mengoordinasikan proyek : Daftar ini menentukan tugas yang harus diselesaikan setiap anggota tim.
• Daftar Periksa Pemecahan Masalah : Daftar periksa digunakan untuk mendiagnosis jenis masalah apa dan menyelesaikan masalah, sehingga operator dapat menyelesaikan masalah dengan cepat.
• Daftar periksa untuk meningkatkan objektivitas : Daftar ini mencantumkan serangkaian elemen yang membantu membuat keputusan secara objektif, tanpa dipengaruhi oleh emosi.
• Daftar Periksa Tugas Tertunda : Daftar ini mencakup semua tugas tertunda yang masih perlu diselesaikan. Tujuan dari jenis daftar periksa ini adalah agar tidak ada tugas yang belum terselesaikan.
• Daftar Periksa : Semua aspek yang harus dipatuhi oleh suatu proses, mesin, atau tempat ditambahkan ke dalam daftar. Jadi, jenis daftar periksa ini digunakan untuk memeriksa apakah ada sesuatu yang memenuhi semua persyaratan yang ditentukan.

Seperti apa seharusnya daftar periksa itu?

Daftar periksa harus mempunyai ciri-ciri sebagai berikut:

• Daftar periksa harus dibuat sesederhana mungkin, dengan cara ini pekerjaannya menjadi lebih mudah.
• Mengelompokkan beberapa item yang dapat dilakukan pada waktu yang sama atau di lokasi yang sama sering kali meningkatkan efisiensi.
• Secara umum, daftar periksa tidak boleh terlalu rinci, namun cukup menjelaskan setiap langkah.
• Jika urutan tugas penting, langkah-langkahnya harus diatur menurut urutan penyelesaiannya.
• Jika terjadi kerusakan, akan mudah untuk mengetahui item mana dalam daftar yang harus dilakukan selanjutnya untuk mengurangi risiko melewatkan satu langkah atau melakukannya dua kali.
• Daftar periksa harus dapat digunakan di tempat kerja dengan nyaman, operator tidak boleh melakukan upaya apa pun untuk membacanya atau melindunginya dari lingkungan.
• Ingatlah bahwa beberapa daftar periksa harus ditandatangani dan disimpan sebagai bukti, sementara daftar periksa lainnya harus dapat digunakan kembali.
• Menambahkan kotak kosong di depan setiap item dalam daftar sehingga operator dapat mencentang tugas yang telah diselesaikan akan memudahkan untuk mengikuti prosedur secara efisien.
• Jika instruksi diperlukan, instruksi tersebut harus disertakan. Jika tidak, hal tersebut harus diabaikan karena akan mengalihkan perhatian pengguna.
• Jika beberapa daftar periksa digunakan, karena kompleksitas tugas atau kebutuhan beberapa orang untuk melakukan pemeriksaan di lokasi yang berbeda, maka dimungkinkan untuk menggunakan daftar periksa utama yang menunjukkan kepatuhan setiap kontrol bawahan daftar periksa.

Manfaat Daftar Periksa

Keuntungan menggunakan daftar periksa antara lain:

• Meningkatkan produktivitas karena operator dapat menyelesaikan proses lebih cepat dan kesalahan lebih sedikit.
• Meningkatkan ketertiban dan organisasi.
• Ini mendorong pendelegasian tugas karena lebih mudah untuk menjalankan proses dengan benar, sehingga memberikan kepercayaan lebih untuk mendelegasikan.
• Hal ini meningkatkan motivasi pengguna, karena dengan menyelesaikan setiap tugas, otak menganggapnya sebagai penaklukan kecil dan, oleh karena itu, memberi mereka kepuasan.