Matriks eisenhower

Artikel ini menjelaskan apa itu Matriks Eisenhower dan kegunaannya. Dengan demikian, Anda akan mengetahui isi setiap kuadran matriks Eisenhower, cara pembuatan matriks Eisenhower, dan contoh matriks jenis ini. Selain itu, Anda akan dapat melihat apa saja kelebihan dan kekurangan Matriks Eisenhower.

Apa itu Matriks Eisenhower?

Matriks Eisenhower adalah matriks yang membantu Anda mengurutkan tugas berdasarkan urgensi dan kepentingannya. Oleh karena itu, Matriks Eisenhower adalah alat yang digunakan untuk mengelola tugas Anda secara efektif.

Matriks Eisenhower disebut juga matriks mendesak vs. matriks penting atau kotak Eisenhower .

Seringkali ketika kita sedang mengelola proyek yang rumit, kita mempunyai begitu banyak tugas sehingga kita tidak tahu harus mulai dari mana atau tugas mana yang harus diprioritaskan. Jadi, Matriks Eisenhower sangat berguna untuk menentukan tugas mana yang benar-benar penting dan mendesak, mana yang perlu segera diselesaikan, dan tugas mana yang tidak boleh Anda hentikan karena memberikan nilai yang sangat kecil.

Matriks Eisenhower ditemukan oleh Presiden Amerika Serikat Dwight Eisenhower, sesuai dengan namanya. Namun Matriks Eisenhower dipopulerkan beberapa dekade kemudian oleh Stephen Covey dengan bukunya The 7 Habits of Highly Effective People .

Kuadran Matriks Eisenhower

Kuadran matriks Eisenhower adalah:

• Kuadran 1: mendesak dan penting. Ini adalah tugas-tugas yang perlu Anda prioritaskan.
• Kuadran 2: tidak mendesak dan penting. Ini adalah kegiatan yang berfokus pada tujuan jangka panjang.
• Kuadran 3: mendesak dan tidak penting. Disarankan untuk mendelegasikan tugas-tugas ini.
• Kuadran 4: tidak mendesak dan tidak penting : Tugas-tugas ini harus dihilangkan.

Kuadran 1: mendesak dan penting

Tugas yang mendesak dan penting mengharuskan Anda bertindak cepat. Kegiatan-kegiatan ini sering kali memiliki tenggat waktu dan konsekuensi yang jelas dalam hal keterlambatan implementasi tindakan. Dalam kebanyakan kasus, ini adalah hal-hal yang disarankan oleh sumber eksternal atau hal-hal yang ditunda hingga mendekati tenggat waktu. Apa pun yang terjadi, hal ini memerlukan respons mode krisis.

Misalnya:

• Anda harus meliput proyek untuk rekan kerja yang sakit.
• Mobil berhenti di tengah jalan.
• Ada kebocoran dan dapur Anda kebanjiran.
• Seorang pelanggan datang kepada Anda dengan masalah yang sangat besar.
• Anda telah diberi tugas menit-menit terakhir yang tidak terduga.

Tugas kuadran 1 tidak bisa dihindari. Bahkan jika Anda tidak pernah menunda-nunda (yang secara praktis tidak mungkin dilakukan), akan selalu ada sesuatu di luar kendali Anda. Namun, masalah muncul ketika Anda fokus pada tugas-tugas yang tidak terduga atau mendesak dan mengesampingkan tujuan jangka panjang yang penting bagi Anda.

Kuadran 2: tidak mendesak dan penting

Tugas yang tidak mendesak namun penting adalah tugas yang membantu organisasi mencapai tujuan jangka panjangnya. Mereka biasanya tidak memiliki tenggat waktu (atau bahkan tanggal berakhir), sehingga mudah untuk menundanya demi tugas yang lebih mendesak.

Namun, tugas-tugas ini memiliki pengaruh yang jauh lebih besar terhadap efektivitas jangka panjang dalam mencapai tujuan perusahaan dan oleh karena itu juga perlu dilaksanakan.

Misalnya:

• Perencanaan proyek jangka pendek dan jangka panjang.
• Tugas rutin atau pemeliharaan.
• Bekerja pada jaringan profesional (networking) dan hubungan pribadi.
• Pelajari keterampilan baru, ikuti perkembangan penelitian terkini di bidang yang terkait dengan pekerjaan Anda, hadiri acara pendidikan.
• Latihan fisik dan pemeriksaan kesehatan rutin.

Kuadran 2 adalah titik terbaik untuk manajemen waktu pribadi. Di sinilah Anda tidak fokus pada masalah (seperti di kuadran pertama) tetapi pada peluang dan pertumbuhan. Hidup dalam kuadran matriks ini berarti Anda proaktif dan memprioritaskan aktivitas yang meningkatkan kemampuan dan energi Anda serta berkontribusi dalam mencapai tujuan yang bermakna.

Kuadran 3: mendesak dan tidak penting

Tugas-tugas yang mendesak tetapi tidak penting disebut “pekerjaan sibuk”. Tugas-tugas ini sering kali didasarkan pada ekspektasi yang ditetapkan oleh pihak lain dan tidak mendekatkan organisasi pada tujuan jangka panjangnya.

Misalnya:

• Interupsi yang tidak perlu dari rekan kerja.
• Periksa ponsel atau email Anda setiap kali berdering.
• Tanggapi beberapa teks, email, atau postingan media sosial.
• Bertindak berdasarkan kupon atau penawaran waktu terbatas.
• Beberapa pertemuan yang waktunya tidak digunakan.

Kuadran 3 adalah tempat ditemukannya efek urgensi sederhana. Dorongan untuk menyelesaikan tugas karena tenggat waktu berarti Anda mengambil tugas yang tidak masuk akal. Karena tugas-tugas kuadran ketiga bersifat mendesak tetapi biasanya terkait dengan prioritas orang lain, menghabiskan terlalu banyak waktu di kuadran ini dapat berarti Anda melakukan hal-hal yang seharusnya Anda lakukan, bukan apa yang ingin Anda lakukan.

Pada akhirnya, berfokus pada tugas-tugas kuadran ketiga dapat membuat Anda merasa tidak mencapai tujuan hidup terpenting atau tidak memiliki kendali atas kehidupan sehari-hari. Inilah sebabnya mengapa Anda harus mencoba mendelegasikan tugas sebanyak mungkin di kuadran ini.

Kuadran 4: tidak mendesak dan tidak penting

Tugas-tugas yang tidak mendesak atau penting merupakan kegiatan yang memakan waktu dan harus dihilangkan. Kegiatan-kegiatan ini tidak memberikan kontribusi terhadap kemajuan tujuan, namun pada akhirnya dapat menghabiskan banyak waktu.

Misalnya:

• Menonton TV berjam-jam.
• Menyegarkan media sosial tanpa berpikir panjang.
• Aktivitas penghindaran, seperti menyortir dan mengatur email alih-alih meresponsnya.
• Belanja berlebihan atau menghabiskan terlalu banyak waktu berselancar di Internet.
• Anda telah diberi tugas menit-menit terakhir yang tidak terduga.

Kuadran 4 adalah kuadran kepuasan berlebihan dan instan yang pada akhirnya membuat Anda tidak puas.

Tentu saja kita semua memerlukan waktu luang. Intinya adalah bahwa kegiatan ini memberikan keseimbangan antara waktu luang dan tanggung jawab profesional. Nah, jika Anda tidak menyadarinya, cara Anda menghabiskan waktu luang bisa jadi menguras energi, semangat, dan kreativitas Anda.

Cara membuat matriks Eisenhower

Untuk membuat matriks Eisenhower, Anda harus mengikuti langkah-langkah berikut:

• Buat daftar tugas : Pertama-tama, Anda perlu membuat daftar semua tugas yang masih perlu Anda selesaikan.
• Menggambar Matriks Eisenhower : Gambarlah empat kuadran Matriks Eisenhower pada selembar kertas atau slide. Kami merekomendasikan untuk mengecat setiap kuadran dengan warna berbeda untuk membantu Anda membedakan berbagai jenis noda.
• Tautkan setiap tugas ke kuadran : tambahkan setiap tugas dari daftar yang Anda tulis sebelumnya ke kuadran matriks Eisenhower yang sesuai dengan urgensi dan kepentingannya.
• Analisis Matriks Eisenhower : Setelah Anda mengkategorikan semua tugas, analisis setiap kuadran dan matriks secara umum untuk menentukan apakah Anda perlu mengikuti jalur yang sama atau, sebaliknya, apakah Anda perlu memikirkan kembali apa yang Anda lakukan.
• Ambil Tindakan : Putuskan apa yang perlu Anda lakukan dengan tugas-tugas di setiap kuadran, dalam urutan apa Anda perlu menyelesaikannya, dan mulailah bekerja untuk mencapai tujuan Anda.

Contoh Matriks Eisenhower

Untuk menyelesaikan asimilasi konsep ini, kami tinggalkan contoh matriks Eisenhower di bawah ini.

Dalam hal ini, kami akan menganalisis matriks Eisenhower dari Chief Product Officer suatu perusahaan. Matriks Eisenhower bisa sangat berguna bagi pekerja dengan tanggung jawab tinggi, karena mereka perlu mengetahui cara mendelegasikan tugas untuk menyelesaikan pekerjaannya secara efektif.

Keuntungan dan kerugian dari matriks Eisenhower

Keuntungan:

• Ini adalah alat yang sangat berguna untuk mengelola banyak aktivitas, karena memungkinkan Anda dengan mudah mengidentifikasi tugas yang perlu didelegasikan atau bahkan dihilangkan.
• Selain itu, memudahkan untuk menentukan tugas mana yang paling mendesak dan penting sehingga perlu diselesaikan terlebih dahulu.
• Ini juga meningkatkan produktivitas dengan menghindari membuang waktu untuk tugas-tugas yang tidak penting dan tidak mendesak. Tujuan dari Matriks Eisenhower adalah untuk memastikan bahwa waktu yang diinvestasikan berkualitas.

Kekurangan:

• Menyortir tugas berdasarkan urgensi dan kepentingannya tidaklah sesederhana kelihatannya, sehingga membuat Matriks Eisenhower dapat memakan waktu lama.
• Tidak ada gunanya membuat matriks jika Anda tidak bertindak sesuai setelahnya. Setelah menyelesaikan matriks, keputusan harus dibuat berdasarkan pentingnya dan urgensi tugas.
• Penerapannya sulit dilakukan dalam tim kerja yang besar, karena pentingnya dan urgensi setiap tugas dapat berbeda-beda tergantung orangnya.