Siklus pdca

Artikel ini menjelaskan apa itu siklus PDCA dan kegunaannya. Oleh karena itu Anda akan mengetahui apa arti akronim PDCA, apa saja langkah-langkah metode ini dan contoh nyata penerapannya. Selain itu, Anda akan dapat melihat apa saja keuntungan menerapkan siklus PDCA dan kapan waktu yang tepat untuk menggunakannya.

Apa siklus PDCA?

Siklus PDCA adalah metode peningkatan bisnis yang digunakan untuk mengoptimalkan suatu proses secara terus menerus. Siklus PDCA terdiri dari empat tahapan yaitu Plan (P), Do (D), Check (C) dan Act (A) , yang dalam bahasa Spanyol berarti Plan, Do, Check dan Act, oleh karena itu disebut juga dengan namanya PDCA . siklus .

Siklus PDCA ditemukan oleh Walter A Shewhart. Namun, ahli statistik dan kualitas Edwards Dwming-lah yang mempopulerkan metode ini, itulah sebabnya disebut juga siklus Deming .

Perlu dicatat bahwa siklus PDCA adalah teknik yang banyak digunakan di bidang manajemen mutu, misalnya sering digunakan dalam sistem manajemen mutu (QMS). Di bawah ini kami akan merinci dalam situasi apa siklus PDCA harus digunakan dan dalam situasi apa siklus PDCA tidak boleh digunakan.

Ciri utama metodologi PDCA adalah bersifat siklus, yaitu setelah langkah terakhir dari proses selesai, langkah pertama dijalankan kembali, artinya rencana perbaikan harus dijalankan berulang kali. Oleh karena itu, siklus PDCA merupakan metode perbaikan berkelanjutan.

Tahapan siklus PDCA

Tahapan siklus PDCA adalah:

1. Rencana (Rencana) .
2. Lakukan (Lakukan) .
3. Periksa .
4. Bertindak (Bertindak) .

Setiap fase siklus PDCA dijelaskan secara rinci di bawah ini.

Rencana (Rencana)

Langkah pertama dalam siklus PDCA adalah perencanaan. Pada tahap ini penting untuk menentukan tujuan yang ingin kita capai dengan penerapan metode PDCA, oleh karena itu tujuan tersebut harus jelas, dapat diukur dan yang terpenting selaras dengan tujuan perusahaan (tujuan SMART).

Pada titik ini kita juga perlu mengumpulkan informasi mengenai situasi saat ini, yaitu data perlu dikumpulkan untuk memungkinkan analisis mengenai kemajuan proses pada saat itu. Untuk melakukan ini, kita dapat merancang KPI untuk mengukur berbagai aspek masalah kita.

Namun langkah ini tidak berhenti pada pengumpulan data saja, namun kemudian menganalisisnya untuk mencari penyebab permasalahan kita. Dalam pengertian ini, kita dapat menghitung ukuran statistik dan merepresentasikan data dalam diagram untuk menarik kesimpulan.

Terakhir, setelah kita mengetahui penyebab masalah kita, kita harus merancang rencana tindakan untuk memperbaiki situasi ini. Selain itu, kita harus merencanakan berbagai tahapan proses perbaikan yang akan dilakukan dan tenggat waktu yang diperlukan untuk setiap tahapan.

Alat-alat berikut mungkin berguna pada tahap ini:

• 5 Mengapa Teknik?
• Diagram Ishikawa
• Bagan Pareto
• Pemetaan aliran nilai
• Bagan Gantt
• Analisis Modal dan Efek Kegagalan (FMEA)

Melakukan

Tahap kedua dari siklus PDCA terdiri dari pelaksanaan segala sesuatu yang direncanakan pada tahap sebelumnya. Dengan demikian, perubahan yang diusulkan harus dilaksanakan untuk mencapai perbaikan proses.

Pada tahap ini, penting untuk mengatur tim kerja dengan baik dan menugaskan setiap anggota tugas yang harus dilaksanakan. Selain itu, koordinasi antar rekan satu tim sangat penting untuk keberhasilan peningkatan.

Perhatikan bahwa uji coba biasanya dilakukan sebelum penyempurnaan diluncurkan, sehingga penyempurnaan diuji terlebih dahulu dalam skala kecil dan kemudian, jika hasilnya positif, penyempurnaan tersebut diterapkan ke seluruh proses. Dengan cara ini, kerugian ekonomi akibat permasalahan yang belum terselesaikan dapat dikurangi.

Memeriksa

Langkah ketiga dari siklus PDCA didasarkan pada verifikasi bahwa perbaikan yang diterapkan berhasil dan hasil yang diperoleh positif.

Untuk melakukan ini, data harus dikumpulkan tentang proses perbaikan baru untuk membandingkan hasil baru dengan hasil yang diharapkan dan melihat apakah ada perbedaan.

Pada akhirnya, tujuan dari langkah pengendalian adalah untuk memverifikasi bahwa proses berlanjut seperti yang diterapkan dalam rencana dan karena itu bergerak ke arah yang benar.

Alat-alat berikut akan sangat berguna pada tahap ini:

• kartu kendali
• Sistem pemantauan dan evaluasi
• Plot sebar
• Dasbor
• Daftar periksa

Bertindak

Langkah terakhir dari siklus PDCA adalah menyesuaikan rencana perbaikan berdasarkan kesimpulan yang diambil dari analisis langkah sebelumnya. Oleh karena itu, tujuan dari langkah ini adalah untuk memperbaiki kegagalan yang terjadi selama implementasi perbaikan proses.

Saat mengambil tindakan baru, langkah tersebut diambil dan siklus PDCA dimulai lagi, karena koreksi melibatkan perencanaan, pelaksanaan, dan pemeriksaan ulang bahwa tindakan yang diambil sudah benar. Oleh karena itu, siklus PDCA pada kenyataannya merupakan metode perbaikan berkelanjutan, karena siklus tersebut dapat diulang tanpa batas waktu.

Contoh siklus PDCA

Contoh berikut menunjukkan bagaimana Rumah Sakit Wanita dan Anak Ningbo di Tiongkok menerapkan siklus PDCA untuk mengurangi waktu antara keputusan untuk melakukan operasi caesar dan persalinan bayi. Ini adalah contoh nyata penerapan siklus PDCA.

Saat itu rata-rata durasinya adalah 14,40 menit. Rumah sakit mengambil keputusan untuk menerapkan perbaikan turnaround melalui siklus PDCA karena dalam situasi darurat hal ini sangat penting untuk menyelamatkan nyawa dan meningkatkan hasil pasien.

1. Rencana (P) : Melalui analisis proses, ditentukan bahwa penyebab yang paling mempengaruhi waktu adalah proses yang salah, kurangnya pengalaman pertolongan pertama, dan buruknya kerjasama antar departemen.
2. Lakukan (D) : tim perbaikan telah mengembangkan beberapa langkah untuk meningkatkan proses seperti menyederhanakan proses pembedahan, membentuk tim yang berspesialisasi dalam jenis persalinan ini dan berpengalaman dalam pertolongan pertama, menstandardisasi proses kerja dan melakukan latihan darurat di berbagai departemen. . .
3. Pengendalian (C) – Rumah sakit memantau dan menganalisis kemajuan setiap bulan, membuat ringkasan penilaian rutin dan menyempurnakan langkah-langkah perbaikan dari waktu ke waktu.
4. Tindakan (A) : Setelah menyempurnakan proses perbaikan, penerapan siklus PDCA mengoptimalkan proses persalinan sesar, meningkatkan kolaborasi antar departemen dan mengurangi waktu rata-rata menjadi 12,18 menit per tahun berikutnya.

Keuntungan dan kerugian dari siklus PDCA

Keuntungan:

• Siklus PDCA bersifat serbaguna dan oleh karena itu dapat digunakan untuk berbagai macam masalah bisnis.
• Ini adalah teknik yang sederhana dan mudah dipahami, sekaligus merupakan alat yang ampuh untuk mencapai perubahan positif dalam perusahaan.
• Ini adalah metode perbaikan berkelanjutan yang memungkinkan perusahaan untuk terus-menerus mengubah dirinya.
• Mendorong kerja sama tim.
• Meningkatkan produktivitas proses.

Kekurangan:

• Meskipun metodologinya mudah untuk dipahami, namun sulit untuk diterapkan karena pekerjaannya tidak mudah.
• Implementasi penuh siklus PDCA merupakan proses yang lambat, sehingga diperlukan pendekatan jangka panjang.
• Selain itu juga memerlukan komitmen dari para pekerja perusahaan, karena proses tersebut tidak hanya dilakukan satu kali saja, melainkan berlangsung secara terus menerus. Dalam hal ini, kepemimpinan manajer sangatlah penting.
• Siklus PDCA hanya membahas isu-isu internal, namun jarang membahas isu-isu eksternal.

Kapan menggunakan siklus PDCA

Secara umum, siklus PDCA berguna ketika:

• Perbaikan proyek dimulai.
• Desain baru dari suatu proses, produk, atau layanan dikembangkan.
• Proses berulang didefinisikan.
• Semua perubahan diterapkan.
• Bekerja menuju perbaikan berkelanjutan.

PDCA dan DMAIC

DMAIC adalah metodologi strategi perbaikan proses Six Sigma, yaitu DMAIC adalah metode yang membantu organisasi mengukur dan meningkatkan kinerjanya. Langkah-langkah dalam metode DMAIC adalah definisi, pengukuran, analisis, perbaikan dan pengendalian.

Namun, penggunaan PDCA tidak mengecualikan penggunaan metodologi DMAIC, karena keduanya merupakan metode yang saling melengkapi. Memang benar, tahapan siklus PDCA dapat dikaitkan dengan tahapan metode DMAIC: rencana mengacu pada tahapan definisi, pengukuran dan analisis; do dikaitkan dengan tahap perbaikan; memverifikasi dan bertindak sesuai dengan tahap pengendalian.

Jadi, PDCA dan DMAIC adalah dua metodologi yang berfungsi untuk meningkatkan proses, namun perbedaan utama antara PDCA dan DMAIC adalah bahwa PDCA berfokus pada perbaikan proses secara terus-menerus, sedangkan tujuan utama DMAIC adalah mengukur dan menganalisis masalah. sudah Berdasarkan hasil ini, keputusan dibuat.