5w2h

Questo articolo spiega cos’è la metodologia 5W2H e a cosa serve. Scoprirai quindi quali sono le domande del metodo 5W2H, un esempio della sua applicazione e quali sono i suoi vantaggi e svantaggi. Inoltre, potrai vedere i consigli per applicare correttamente questo metodo e ottenere un risultato migliore.

Cos’è 5W2H?

5W2H è il nome di una metodologia utilizzata per analizzare una situazione o un problema in modo completo e accurato.

L’acronimo 5W2H sta per cosa, perché, dove, quando, chi, come e quanto , che tradotto in spagnolo è cosa, perché, dove, quando, chi, come e quanto .

Spesso viene anche scritto 5W+2H .

Il metodo 5W2H prevede di porre queste 7 domande per diagnosticare un problema. Pertanto, il modello 5W2H aiuta a determinare la causa principale del problema e a trovarne la soluzione.

L’origine della metodologia 5W2H è giapponese, è stata inizialmente creata per progetti di gestione della qualità, come i progetti Lean Six Sigma. Attualmente il metodo 5W2H viene utilizzato per progetti commerciali di ogni tipo, poiché è utile per risolvere qualsiasi problema.

Metodologia 5W2H

Le domande della metodologia 5W2H sono:

• Che cosa
• Perché
• Oro
• Quando
• CHI
• Come
• Quanto

Successivamente, ciascuna delle domande che devono essere poste nella metodologia 5W2H viene esplorata in modo approfondito.

Che cosa

Rispondere a questa domanda è il primo passo nel processo 5W2H. In questa domanda, la persona o il team che applica la metodologia 5W2H deve definire il problema o l’obiettivo.

La risposta alla domanda dovrebbe quindi fornire una descrizione generale di ciò che l’analisi 5W2H sta cercando di risolvere. È importante che la descrizione del problema sia chiara e precisa, inoltre bisogna includere il risultato che si vuole ottenere.

Perchè perchè)

Il passo successivo in questo processo è definire il motivo per cui si sta verificando un problema, ovvero questa domanda dovrebbe tentare di identificare la causa principale del problema.

D’altra parte, questa domanda può essere utile anche per definire perché è necessario risolvere il problema o il motivo per cui viene effettuata questa analisi. Spiegare il motivo sottostante può aiutare ciascun membro del team, ad esempio, a capire perché deve svolgere determinate attività.

Oro

Questa domanda ha lo scopo di chiarire dove si è verificato il problema o dove è probabile che emerga una soluzione. Ad esempio, se si tratta di un problema relativo alla macchina, la persona che esegue l’analisi 5W2H può indicare su quale macchina si sta verificando. Inoltre, se si tratta di un problema del cliente, è necessario determinare la posizione esatta del cliente e verificare la presenza di altri problemi su quel sito.

Quando si utilizza il metodo 5W2H per raggiungere un obiettivo, questo passaggio può includere l’individuazione dei luoghi in cui potrebbero aver luogo le azioni per raggiungere tale obiettivo. Ad esempio, se un progetto coinvolge più aree o dipartimenti, questa sezione dovrebbe specificare dove possono svolgersi le attività e le riunioni del progetto.

Quando quando)

Lo scopo di questa domanda è stabilire la tempistica entro la quale un team può implementare una soluzione al proprio problema o completare ogni passaggio per raggiungere il proprio obiettivo.

Pertanto, questo passaggio può includere la creazione di date di consegna per ciascuna fase di un progetto. La creazione di traguardi e scadenze durante questa fase aiuta a stabilire la sequenza necessaria di azioni e aiuta a identificare potenziali imprevisti durante le fasi del progetto.

Chi chi)

Questa domanda può riferirsi a diversi aspetti di un problema o di un progetto, come ad esempio:

• Chi supervisiona l’intero processo?
• Chi è interessato dal progetto? Coinvolge, ad esempio, dipendenti interni o fornitori esterni?
• Chi è interessato dal problema?
• Chi lavora in ogni fase del progetto?

In particolare, il leader del team può assegnare compiti ai membri del team durante questo stage per assegnare responsabilità.

Come

Rispondere in modo approfondito a questa domanda è di grande aiuto per risolvere un problema, implementare una soluzione o raggiungere un obiettivo.

Durante questa fase il team chiarisce quali sono tutti i passaggi necessari e come dovrebbero essere svolti, ovvero quali metodi o procedure dovrebbero essere attuate per raggiungere l’obiettivo.

Quanto

Questa è la fase in cui il team stima il budget del progetto. Con tutte le informazioni raccolte nelle domande precedenti, il team o il singolo responsabile sarà in grado di determinare i costi per ogni fase del progetto.

Quando si utilizza la metodologia 5W2H per analizzare un problema di produzione, questa domanda può riferirsi anche alla quantità di un prodotto.

In breve, in questa fase viene definito l’importo del progetto, che si tratti dell’importo monetario, delle unità difettose, del numero di reclami dei clienti, ecc.

Esempio 5W2H

Una volta vista la teoria sulla metodologia 5W2H, vedremo un esempio di come applicare questo metodo per assimilare appieno il concetto.

Esempio di analisi 5W2H per migliorare la produttività di un team di vendita:

• Cosa : aggiornare il sistema software del team di vendita.
• Perché : perché il software è obsoleto e non soddisfa più le esigenze dell’azienda.
• Dove : nel reparto vendite.
• Quando : alla fine del trimestre in corso.
• Chi : il responsabile aziendale e il personale IT collaborano al progetto.
• Come : analizzare cinque prodotti alternativi e determinare quale si adatta meglio alle esigenze attuali dell’azienda utilizzando una matrice decisionale .
• Quanto : il budget massimo per l’acquisto di software è di $ 120.000.

Come puoi vedere, attraverso l’applicazione della metodologia 5W2H possiamo eseguire rapidamente un’analisi del problema. Inoltre, questa procedura fornisce un indizio su come risolvere il problema, in particolare grazie alla domanda Come? (COME?). Non resta che agire secondo il piano stabilito per finire di risolvere il problema.

Come utilizzare correttamente il metodo 5W2H

In questa sezione ti mostriamo alcuni suggerimenti per ottenere un risultato migliore quando applichi il metodo 5W2H.

• Rimani sempre concentrato sulla causa principale del problema, non sui possibili effetti che ha causato. In altre parole, cercare di creare soluzioni definitive e non palliative. In questo modo il problema non si ripresenterà in futuro.
• Le soluzioni implementate tramite il metodo 5W2H devono essere quanto più obiettive possibile. Inoltre, è necessario prestare attenzione per garantire che le soluzioni non abbiano effetti collaterali che potrebbero richiedere misure aggiuntive per rimuoverli.
• Non accontentarsi mai della prima buona idea, ma proporre piuttosto diversi approcci alle diverse situazioni analizzate. Ciò aumenterà il numero di soluzioni e quindi la qualità della soluzione scelta.
• L’ordine in cui viene data risposta alle domande 5W2H è flessibile, quindi puoi seguire l’ordine che preferisci. Se il team non riesce a ottenere una risposta chiara a una domanda, può saltarla e passare a quella successiva. Man mano che avanzi nel processo, le altre risposte spesso diventano più chiare.

Vantaggi e svantaggi di 5W2H

Vantaggio:

• La metodologia 5W2H può essere utilizzata in qualsiasi situazione, processo o problema.
• Tiene conto di tutti gli aspetti del problema, poiché vengono poste domande che raccolgono molte informazioni.
• Risparmia tempo su report, presentazioni, riunioni e (ri)informando il team. Con sole 7 domande, i manager possono riassumere e comunicare qualsiasi tipo di problema in modo che tutti possano capirlo.
• È un metodo facile da applicare, non è richiesta alcuna formazione per implementarlo.

Svantaggi:

• Questo non è un metodo utile se non si conosce la maggior parte delle risposte alle domande.
• Questo è uno strumento di sintesi; pertanto potrebbe essere necessario aggiungere informazioni più dettagliate all’analisi.
• A volte non è facile rispondere alle domande.