Matrice di eisenhower

Questo articolo spiega cos’è la matrice Eisenhower e a cosa serve. Scoprirai così in cosa consiste ogni quadrante della matrice Eisenhower, come è fatta la matrice Eisenhower e un esempio di questo tipo di matrice. Inoltre, sarai in grado di vedere quali sono i vantaggi e gli svantaggi della matrice Eisenhower.

Cos’è la matrice di Eisenhower?

La matrice Eisenhower è una matrice che ti aiuta a classificare le attività in base alla loro urgenza e importanza. Pertanto, la matrice Eisenhower è uno strumento utilizzato per gestire le proprie attività in modo efficace.

La matrice di Eisenhower è anche chiamata matrice urgente vs. matrice importante o scatola di Eisenhower .

Spesso, quando gestiamo un progetto complicato, abbiamo così tante attività che non sappiamo da dove iniziare o a quali attività dare la priorità. Quindi, la matrice di Eisenhower è molto utile per determinare quali compiti sono veramente importanti e urgenti, che quindi devono essere svolti immediatamente, e quali compiti puoi smettere di svolgere perché forniscono pochissimo valore.

La matrice Eisenhower è stata inventata dal presidente degli Stati Uniti Dwight Eisenhower, da cui il nome. Tuttavia, la matrice Eisenhower fu resa popolare decenni dopo da Stephen Covey con il suo libro The 7 Habits of Highly Effective People .

Quadranti della matrice di Eisenhower

I quadranti della matrice Eisenhower sono:

• Quadrante 1: urgente e importante. Queste sono le attività a cui devi dare priorità.
• Quadrante 2: non urgente e importante. Si tratta di attività focalizzate su obiettivi a lungo termine.
• Quadrante 3: urgente e non importante. Si consiglia di delegare questi compiti.
• Quadrante 4: né urgente né importante : questi compiti dovrebbero essere eliminati.

Quadrante 1: urgente e importante

I compiti urgenti e importanti richiedono che tu agisca rapidamente. Queste attività hanno spesso scadenze visibili e conseguenze in termini di ritardi nell’attuazione delle misure. Nella maggior parte dei casi si tratta di cose suggerite da una fonte esterna o di cose che sono state posticipate fino all’avvicinarsi della scadenza. In ogni caso, richiedono una risposta in modalità crisi.

Per esempio:

• Devi coprire un progetto per un collega malato.
• L’auto si ferma in mezzo alla strada.
• Ci sono perdite e la tua cucina è allagata.
• Un cliente viene da te con un grosso problema.
• Ti è stato assegnato un compito inaspettato dell’ultimo minuto.

I compiti del quadrante 1 sono inevitabili. Anche se non procrastini mai (cosa praticamente impossibile), ci sarà sempre qualcosa fuori dal tuo controllo. Tuttavia, il problema sorge quando ti concentri su compiti inaspettati o urgenti escludendo gli obiettivi a lungo termine che sono importanti per te.

Quadrante 2: non urgente e importante

I compiti non urgenti ma importanti sono quelli che aiutano l’organizzazione a raggiungere i suoi obiettivi a lungo termine. Di solito non hanno una scadenza (e nemmeno una data di fine), quindi è facile rimandarli a favore di compiti più urgenti.

Tuttavia, questi compiti hanno un effetto molto maggiore sull’efficacia a lungo termine nel raggiungimento degli obiettivi aziendali e quindi devono essere eseguiti.

Per esempio:

• Pianificazione di progetti a breve e lungo termine.
• Attività regolari o di manutenzione.
• Lavoro su reti professionali (networking) e relazioni personali.
• Impara una nuova abilità, rimani aggiornato sulle ricerche attuali nel campo relativo al tuo lavoro, partecipa a eventi formativi.
• Esercizio fisico e controlli medici di routine.

Il quadrante 2 è il punto debole per la gestione del tempo personale. È qui che ti concentri non sui problemi (come nel primo quadrante) ma sulle opportunità e sulla crescita. Vivere da questo quadrante della matrice significa essere proattivi e dare priorità ad attività che aumentano le tue capacità ed energie e contribuiscono al raggiungimento di obiettivi significativi.

Quadrante 3: urgente e non importante

I compiti urgenti ma non importanti sono quelli chiamati “lavoro intenso”. Questi compiti sono spesso basati sulle aspettative stabilite da altri e non avvicinano l’organizzazione ai suoi obiettivi a lungo termine.

Per esempio:

• Interruzioni inutili da parte dei colleghi.
• Controlla il tuo cellulare o la tua email ogni volta che squilla.
• Rispondi ad alcuni messaggi di testo, e-mail o post sui social media.
• Agisci su coupon o offerte a tempo limitato.
• Alcuni incontri in cui il tempo non viene utilizzato.

Il quadrante 3 è dove si trova l’effetto urgenza semplice. La spinta a completare le attività a causa delle scadenze significa che si assumono attività che non hanno realmente senso. Poiché i compiti del terzo quadrante sono urgenti ma solitamente legati alle priorità di qualcun altro, trascorrere troppo tempo in questo quadrante può significare che stai facendo cose che dovresti fare invece di ciò che vorresti fare.

In definitiva, concentrarti sulle attività del terzo quadrante può farti sentire come se non stessi raggiungendo i tuoi obiettivi di vita più importanti o come se non avessi alcun controllo sulla tua vita quotidiana. Questo è il motivo per cui dovresti provare a delegare quanti più compiti possibili in questo quadrante.

Quadrante 4: né urgente né importante

I compiti che non sono né urgenti né importanti sono attività che richiedono tempo e che dovrebbero essere eliminate. Queste attività non contribuiscono all’avanzamento degli obiettivi, ma possono finire per assorbire molto tempo.

Per esempio:

• Guarda la TV per ore.
• Aggiornare i social media senza pensare.
• Attività di elusione, come ordinare e organizzare le e-mail invece di rispondere ad esse.
• Fare acquisti eccessivi o trascorrere troppo tempo navigando in Internet.
• Ti è stato assegnato un compito inaspettato dell’ultimo minuto.

Il quadrante 4 è il quadrante dell’eccesso e della gratificazione immediata che alla fine ti lascia insoddisfatto.

Ovviamente tutti abbiamo bisogno di un po’ di tempo libero. La conclusione è che queste attività forniscono un equilibrio tra tempo libero e responsabilità professionali. Ebbene, se non ne sei consapevole, il modo in cui trascorri il tuo tempo libero può consumare energie, passione e creatività.

Come costruire una matrice di Eisenhower

Per creare una matrice Eisenhower, è necessario seguire i seguenti passaggi:

• Fai una lista di cose da fare : prima di tutto devi fare una lista di tutte le attività che devi ancora portare a termine.
• Disegna la matrice di Eisenhower : disegna i quattro quadranti della matrice di Eisenhower su un foglio o una diapositiva. Ti consigliamo di dipingere ciascun quadrante con un colore diverso per aiutarti a distinguere tra diversi tipi di macchie.
• Collega ogni attività a un quadrante : aggiungi ciascuna delle attività dell’elenco che hai scritto in precedenza al quadrante della matrice Eisenhower che corrisponde ad essa in base alla sua urgenza e importanza.
• Analizza la matrice di Eisenhower : una volta classificate tutte le attività, analizza ogni quadrante e la matrice in generale per determinare se è necessario seguire lo stesso percorso o, al contrario, se è necessario ripensare a ciò che si sta facendo.
• Agisci : decidi cosa devi fare con le attività in ciascun quadrante, in quale ordine devi completarle e inizia a lavorare verso i tuoi obiettivi.

Esempio di matrice di Eisenhower

Per finire di assimilare il concetto, vi lasciamo di seguito un esempio di matrice Eisenhower.

In questo caso, analizzeremo la matrice Eisenhower del Chief Product Officer di un’azienda. La matrice Eisenhower può essere molto utile per i lavoratori con elevate responsabilità, poiché devono sapere come delegare i compiti per completare il proprio lavoro in modo efficace.

Vantaggi e svantaggi della matrice di Eisenhower

Vantaggio:

• È uno strumento molto utile per gestire molte attività, poiché consente di identificare facilmente i compiti che è necessario delegare o addirittura eliminare.
• Inoltre, rende più semplice determinare quali attività sono più urgenti e importanti e quindi devono essere eseguite per prime.
• Migliora anche la produttività evitando di perdere tempo in attività non importanti e non urgenti. L’obiettivo della Matrice Eisenhower è garantire che il tempo investito sia di qualità.

Svantaggi:

• Ordinare le attività in base alla loro urgenza e importanza non è così semplice come sembra, quindi la creazione della matrice Eisenhower può richiedere del tempo.
• Non ha senso creare la matrice se non si agisce di conseguenza in seguito. Dopo aver completato la matrice, le decisioni devono essere prese in base all’importanza e all’urgenza dei compiti.
• La sua attuazione è difficile in grandi gruppi di lavoro, poiché l’importanza e l’urgenza di ciascun compito possono variare a seconda della persona.