Kpi

Questo articolo spiega cosa sono i KPI e a cosa servono. Troverai quindi le caratteristiche di un buon KPI, come si crea un KPI ed esempi di KPI. Inoltre, ti mostriamo i vantaggi e gli svantaggi dell’utilizzo dei KPI in un’azienda.

Cos’è un KPI?

Un KPI è una misura quantitativa che indica il progresso verso un obiettivo, ovvero un KPI è un valore numerico che mostra se la situazione attuale dell’azienda in un’area è vicina o lontana dall’obiettivo.

L’acronimo KPI sta per Key Performance Indicator , che in spagnolo significa Key Performance Indicator .

Ad esempio, uno dei KPI più utilizzati nella gestione aziendale è il fatturato per cliente. Pertanto, se un’azienda genera $ 100.000 di entrate annuali e ha 100 clienti, il valore KPI è $ 1.000. Utilizzando questo KPI, l’azienda può monitorare le entrate medie per cliente nel tempo.

In sintesi, il valore di un KPI è direttamente legato a un obiettivo e, quindi, è uno strumento che serve ad analizzare l’evoluzione dell’azienda rispetto a tale obiettivo e aiuta a prendere decisioni al riguardo.

Tieni presente che i KPI possono essere definiti in generale per l’intera azienda o più specifici per un team o anche un individuo. Inoltre, è possibile definire KPI per diverse aree dell’organizzazione: KPI per il reparto vendite, KPI per il reparto finanziario, KPI per il reparto logistica, ecc.

Caratteristiche di un KPI

Affinché un KPI sia valido e utile per l’organizzazione, deve avere le seguenti caratteristiche:

• Raggiungibile – L’obiettivo collegato al KPI deve essere realistico, quindi i lavoratori devono vedere l’obiettivo come qualcosa di possibile.
• Misurabile – L’obiettivo dietro il KPI dovrebbe essere quantificabile.
• Rilevante – Un KPI sarà utile solo se è importante per lo sviluppo del business.
• Periodico : il valore KPI deve essere aggiornato a intervalli di tempo specificati.
• Preciso : il valore misurato dal KPI deve essere preciso e rappresentativo della realtà.

Esempi di KPI

Ora che conosciamo la definizione di KPI, esaminiamo diversi esempi di KPI per comprendere appieno il concetto.

• Esempi di KPI finanziari : rapporto di liquidità, ritorno sull’investimento (ROI), margine di profitto netto (NPM).
• Esempi di KPI di vendita : volume di acquisto per cliente, costo di acquisizione del cliente, resi per cliente.
• Esempi di KPI logistici : lead time, numero di ordini consegnati in tempo, rotazione delle scorte.
• Esempi di KPI di produzione : tempo ciclo, rapporto prodotto difettoso, unità prodotte per unità di tempo.
• Esempi di KPI del marketing digitale : traffico della pagina web, percentuale di clic (CTR), tasso di conversione (numero di vendite diviso per numero di visite).
• Esempi di KPI HR : tasso di turnover, soddisfazione dei dipendenti, tasso di assenteismo.

Come creare un KPI

Per creare un KPI utile per l’organizzazione, ti consigliamo di seguire i seguenti passaggi:

1. Discuti obiettivi e intenzioni con le parti interessate: i KPI sono utili solo nella misura in cui gli utenti li segnalano. Prima di sviluppare un report KPI, è necessario capire cosa stanno cercando di ottenere le persone dietro l’obiettivo.
2. Definire obiettivi SMART: i KPI devono essere collegati a obiettivi SMART (specifici, misurabili, realizzabili, realistici e con limiti di tempo). I KPI vaghi, difficili da determinare e non realistici hanno poco o nessun valore.
3. Formulare KPI: ogni KPI definito deve essere associato a un obiettivo aziendale. Tieni presente che puoi utilizzare le formule per creare un KPI, in modo che il valore KPI sia il risultato di un’operazione matematica.
4. Chiarezza: tutti i membri dell’organizzazione devono comprendere i KPI in modo da poter agire in base ad essi. Quando le persone capiscono come lavorare con i KPI, possono prendere decisioni basate sui dati.
5. I KPI dovrebbero essere adattabili – Quando si creano KPI, è necessario essere preparati all’emergere di nuovi problemi aziendali e a prestare maggiore attenzione ad altre aree. Pertanto, man mano che le esigenze del business e dei clienti evolvono, anche i KPI devono adattarsi agli obiettivi dell’organizzazione.
6. Evita il sovraccarico dei KPI: la business intelligence ha consentito alle organizzazioni di accedere a montagne di dati e alla visualizzazione interattiva dei dati, semplificando la misurazione di tutto. Tuttavia, i KPI dovrebbero essere creati per gli obiettivi più importanti, questo evita il sovraccarico dei KPI e aiuta il personale a concentrarsi sulle metriche più rilevanti.

Tipi di KPI

Le tipologie di KPI sono:

• KPI strategici : monitorare gli obiettivi generali dell’organizzazione. I dirigenti in genere cercano uno o due KPI strategici per sapere come si sta comportando l’organizzazione in un dato momento. Ad esempio: ritorno sull’investimento, entrate e quota di mercato.
• KPI operativi : misurano le prestazioni in un periodo di tempo più breve e si concentrano sui processi organizzativi e sull’efficienza. Ad esempio: vendite per regione, costi di trasporto mensili medi e costo per acquisizione (CPA).
• KPI funzionali – Molti indicatori chiave di prestazione sono legati a funzioni specifiche, come la finanza o l’IT. Mentre l’IT può monitorare il tempo medio trascorso da un utente sulla pagina Web o il tempo medio di attività, i KPI finanziari monitorano il margine di profitto lordo o il rendimento delle risorse. Infatti questa tipologia di KPI possono essere classificati anche come strategici o operativi.
• KPI principali o ritardati : i KPI possono anche essere principali o ritardati. I KPI più avanzati aiutano a prevedere i risultati, mentre i KPI ritardati monitorano ciò che è già accaduto. Le organizzazioni utilizzano una combinazione di entrambi per assicurarsi di tenere traccia di ciò che è più importante.

Vantaggi e svantaggi dei KPI

Vantaggio:

• Aiuta a ritenere i dipendenti responsabili delle loro azioni (o della loro mancanza).
• Ciò può motivare i dipendenti che si sentono sfidati positivamente a raggiungere i propri obiettivi.
• Consente a un’azienda di misurare i progressi verso i propri obiettivi.
• Aiuta a prendere decisioni basate sui dati.

Svantaggi:

• Affinché un KPI sia veramente utile, è necessario impegnarsi a raccogliere dati in modo coerente per lunghi periodi di tempo, in modo da poter vedere come cambia il KPI.
• Richiedono un monitoraggio continuo e quindi è necessario investire tempo e impegno in essi.
• I manager potrebbero erroneamente concentrarsi maggiormente sui KPI piuttosto che su strategie più ampie.
• Possono scoraggiare i dipendenti se gli obiettivi KPI sono irragionevoli.