Elenco di controllo

Questo articolo spiega cos’è una checklist (o lista di controllo) e a cosa serve. Scoprirai anche come viene creata una lista di controllo, esempi e quali sono i diversi tipi di liste di controllo. Inoltre, sarai in grado di vedere quali vantaggi offre l’utilizzo di una lista di controllo.

Che cos’è una checklist (o lista di controllo)?

Una checklist (o lista di controllo) è un elenco in cui sono elencate tutte le attività che devono essere completate. Quindi, una checklist è un foglio utilizzato per verificare che una serie di processi o passaggi siano stati seguiti.

Il funzionamento di una checklist o lista di controllo è semplice: l’operatore deve contrassegnare le attività man mano che le completa. Pertanto, se hai eseguito correttamente il processo, tutte le attività sulla lista di controllo verranno contrassegnate una volta terminato.

In alcune liste di controllo, anche l’ordine in cui vengono eseguite le attività è importante, quindi non solo devono essere completati tutti i passaggi, ma devono anche essere completati nell’ordine corretto. Di seguito vedremo quali sono le diverse tipologie di checklist.

Le liste di controllo vengono spesso utilizzate in attività ripetitive in cui è facile dimenticare di eseguire un passaggio del processo. Tuttavia, se l’operatore segue l’elenco delle attività e seleziona, si assicurerà che tutti i passaggi siano stati completati.

Vale la pena notare che alla lista di controllo vengono assegnati molti nomi diversi come lista di controllo , lista di controllo , foglio di controllo o foglio di controllo .

Come fare una lista di controllo

I passaggi per creare una lista di controllo sono i seguenti:

1. Registra tutte le attività : la lista di controllo dovrebbe contenere tutti i passaggi o i processi che devono essere completati.
2. Ordinamento delle attività : le attività elencate nel passaggio precedente devono essere organizzate in ordine, a causa dell’urgenza o perché i passaggi devono essere completati in un determinato ordine affinché il risultato finale sia appropriato.
3. Dettagliare i sottoelementi : se necessario, dovrebbero essere specificati i compiti che devono essere svolti per completare ogni passaggio della checklist.
4. Aggiungi contrassegni : accanto a ciascun elemento dell’elenco è necessario aggiungere una casella vuota o qualcosa di simile in modo che l’operatore possa contrassegnare l’attività una volta completata.
5. Controlla che tutte le attività siano presenti : infine, devi controllare di non aver dimenticato nessuna voce dell’elenco e che il loro ordine sia corretto. Perché se la checklist è sbagliata, anche l’operatore svolgerà il suo lavoro nel modo sbagliato.

Elenco di controllo di esempio

Una volta che abbiamo visto la definizione di lista di controllo e come è fatta, vedremo un esempio di lista di controllo per completare la comprensione del concetto.

Ad esempio, il seguente elenco di controllo contiene tutte le attività che deve completare il responsabile delle risorse umane incaricato dell’inserimento di un nuovo lavoratore in un’azienda. Pertanto, il supervisore deve seguire tutti i passaggi dell’elenco di controllo di esempio per inserire con successo un nuovo lavoratore.

Tipi di liste di controllo

I tipi di lista di controllo sono:

• Lista di controllo delle procedure standard : ogni elemento della lista di controllo rappresenta una fase del processo. Possono essere forniti più o meno dettagli su ciascuna fase a seconda della conoscenza e dell’esperienza dell’operatore nel processo.
• Lista di controllo per il coordinamento dei progetti : l’elenco specifica le attività che ciascun membro del team deve completare.
• Lista di controllo per la risoluzione dei problemi : la lista di controllo viene utilizzata per diagnosticare il tipo di problema e per risolverlo, in modo che l’operatore possa risolverlo rapidamente.
• Lista di controllo per aumentare l’obiettività : la lista elenca una serie di elementi che aiutano a prendere decisioni in modo obiettivo, senza lasciarsi influenzare dalle emozioni.
• Elenco di controllo delle attività in sospeso : l’elenco include tutte le attività in sospeso che devono ancora essere completate. L’obiettivo di questo tipo di lista di controllo è non lasciare alcuna attività incompiuta.
• Lista di controllo : tutti gli aspetti che un processo, una macchina o un luogo deve rispettare vengono aggiunti alla lista. Quindi, questo tipo di lista di controllo viene utilizzata per verificare se qualcosa soddisfa tutti i requisiti specificati.

Come dovrebbe essere una lista di controllo?

Una checklist dovrebbe avere le seguenti caratteristiche:

• Una lista di controllo dovrebbe essere il più semplice possibile, in questo modo il lavoro è più semplice.
• Raggruppare più attività che possono essere eseguite contemporaneamente o nello stesso luogo spesso migliora l’efficienza.
• In generale, una checklist non dovrebbe essere troppo dettagliata, ma dovrebbe semplicemente descrivere ogni passaggio.
• Quando l’ordine delle attività è importante, i passaggi dovrebbero essere organizzati in base al loro ordine di completamento.
• In caso di guasto, dovrebbe essere facile sapere quale elemento dell’elenco eseguire successivamente per ridurre il rischio di saltare un passaggio o di eseguirlo due volte.
• Una lista di controllo dovrebbe poter essere utilizzata comodamente sul posto di lavoro, l’operatore non dovrebbe fare alcuno sforzo per leggerla o proteggerla dall’ambiente.
• Tieni presente che alcune liste di controllo dovrebbero essere firmate e conservate come prova, mentre altre dovrebbero essere riutilizzabili.
• L’aggiunta di una casella vuota davanti a ciascun elemento dell’elenco in modo che l’operatore possa spuntare le attività completate semplifica il seguito della procedura in modo efficiente.
• Se sono necessarie istruzioni, dovrebbero essere incluse. Altrimenti vanno ignorati perché distrarrebbero l’attenzione dell’utente.
• Laddove si utilizzino più checklist, a causa della complessità del compito o della necessità che più persone effettuino controlli in luoghi diversi, è possibile utilizzare una checklist principale che indica la conformità di ciascun controllo subordinato della checklist.

Vantaggi di una lista di controllo

I vantaggi derivanti dall’utilizzo di una lista di controllo includono:

• Aumenta la produttività perché gli operatori possono completare i processi più velocemente e con meno errori.
• Migliora l’ordine e l’organizzazione.
• Promuove la delega dei compiti perché è più facile eseguire correttamente i processi, il che dà più fiducia nel delegare.
• Ciò aumenta la motivazione degli utenti, perché portando a termine ogni compito, il cervello lo percepisce come una piccola conquista e, quindi, dà loro soddisfazione.