コントロールリスト

この記事では、チェックリスト (またはチェックリスト) とは何か、またその用途について説明します。また、チェックリストの作成方法、例、さまざまな種類のチェックリストについても説明します。さらに、チェックリストを使用することでどのようなメリットがあるのかも確認できます。

チェックリスト（またはチェックリスト）とは何ですか?

チェックリスト (またはチェックリスト) は、完了する必要があるすべてのタスクをリストしたリストです。つまり、チェックリストとは、一連のプロセスやステップが遵守されていることを確認するために使用されるシートです。

チェックリストまたはチェックリストの操作は簡単です。オペレーターは、タスクが完了したときにタスクにマークを付ける必要があります。したがって、プロセスを正しく実行していれば、完了するとチェックリスト上のすべてのタスクにマークが付けられます。

一部のチェックリストでは、タスクを実行する順序も重要であるため、すべてのステップを完了するだけでなく、正しい順序で完了する必要もあります。以下では、さまざまな種類のチェックリストが何であるかを見ていきます。

チェックリストは、プロセス内のステップを忘れがちな反復的なタスクでよく使用されます。ただし、オペレーターがタスクリストに従ってチェックを入れれば、すべてのステップが確実に完了することになります。

チェックリストには、チェックリスト、チェックリスト、チェックシート、チェックシートなど、さまざまな名前が付けられていることに注意してください。

チェックリストの作り方

チェックリストを作成する手順は次のとおりです。

1. すべてのタスクを記録する: チェックリストには、完了する必要があるすべてのステップまたはプロセスが含まれている必要があります。
2. タスクの並べ替え– 緊急性があるため、または最終結果が適切になるために特定の順序でステップを完了する必要があるため、前のステップでリストしたタスクを順序に従って整理する必要があります。
3. サブ要素を詳しく説明します。必要に応じて、チェックリストの各ステップを完了するために実行する必要があるタスクを指定する必要があります。
4. マークの追加– リスト内の各項目の横に空のボックスなどを追加して、完了したタスクにオペレーターがマークを付けることができるようにする必要があります。
5. すべてのタスクが存在することを確認します。最後に、リストに忘れている項目がないか、その順序が正しいことを確認する必要があります。チェックリストが間違っていると、オペレーターも間違った方法で仕事を遂行することになるからです。

サンプルチェックリスト

チェックリストの定義とその実行方法を理解したら、チェックリストの例を見て概念を理解します。

たとえば、次のチェックリストには、新しい従業員を会社に入社させる任務を負った人事マネージャーが完了する必要があるすべてのタスクが含まれています。したがって、スーパーバイザーはサンプル チェックリストのすべての手順に従って、新しい従業員を適切にオンボーディングする必要があります。

チェックリストの種類

チェックリストの種類は次のとおりです。

• 標準手順チェックリスト: チェックリストの各項目はプロセスのステップです。各ステップの多かれ少なかれ詳細は、プロセスにおけるオペレータの知識と経験に応じて提供される場合があります。
• プロジェクトを調整するためのチェックリスト: このリストには、各チーム メンバーが完了する必要があるタスクが指定されています。
• トラブルシューティング チェックリスト: チェックリストは、問題の種類を診断し、問題を解決するために使用され、オペレーターが問題を迅速に解決できるようにします。
• 客観性を高めるためのチェックリスト: このリストには、感情に左右されずに客観的に意思決定を行うのに役立つ一連の要素がリストされています。
• 保留中のタスクのチェックリスト: リストには、まだ完了する必要があるすべての保留中のタスクが含まれます。このタイプのチェックリストの目標は、未完了のタスクを残さないことです。
• チェックリスト: プロセス、マシン、または場所が準拠する必要があるすべての側面がリストに追加されます。したがって、このタイプのチェックリストは、指定された要件をすべて満たしているかどうかを確認するために使用されます。

チェックリストはどのようなものであるべきでしょうか?

チェックリストには次の特徴が必要です。

• チェックリストはできるだけシンプルにすることで、作業が容易になります。
• 同時にまたは同じ場所で実行できる複数の項目をグループ化すると、効率が向上することがよくあります。
• 一般に、チェックリストは詳細になりすぎず、各ステップを簡単に説明する必要があります。
• タスクの順序が重要な場合は、完了した順序に従ってステップを配置する必要があります。
• 故障が発生した場合、リストのどの項目を次に実行すればよいかを簡単に把握して、手順を見逃したり、二度やり直したりするリスクを軽減できる必要があります。
• チェックリストは職場で快適に使用できるものでなければならず、オペレータはチェックリストを読んだり、環境から保護したりする努力をすべきではありません。
• チェックリストには、署名して証拠として保管する必要があるものと、再利用できるものがあることに注意してください。
• リストの各項目の前に空のボックスを追加して、オペレーターが完了したタスクにチェックを入れることができるようにすると、手順を効率的に実行しやすくなります。
• 指示が必要な場合は、指示も含める必要があります。それ以外の場合は、ユーザーの注意をそらすことになるため、無視する必要があります。
• タスクの複雑さ、または複数の人が異なる場所でチェックを実行する必要があるために複数のチェックリストが使用される場合、各チェックリストの下位コントロールの準拠を示すマスター チェックリストを使用することができます。

チェックリストの利点

チェックリストを使用すると、次のような利点があります。

• オペレーターがより迅速に、より少ないエラーでプロセスを完了できるため、生産性が向上します。
• 秩序と組織を改善します。
• プロセスを正しく実行することが容易になり、委任する自信が高まるため、タスクの委任が促進されます。
• これにより、各タスクを完了することで脳がそれを小さな征服として認識し、満足感を得ることができるため、ユーザーのモチベーションが高まります。