アイゼンハワー マトリックス

この記事では、アイゼンハワー マトリックスとは何か、またその用途について説明します。したがって、アイゼンハワー行列の各象限が何で構成されているか、アイゼンハワー行列がどのように作成されるか、およびこのタイプの行列の例がわかります。さらに、アイゼンハワー マトリックスの長所と短所が何であるかがわかります。

アイゼンハワー・マトリックスとは何ですか?

アイゼンハワー マトリックスは、緊急性と重要性に基づいてタスクをランク付けするのに役立つマトリックスです。したがって、アイゼンハワー マトリックスは、タスクを効果的に管理するために使用されるツールです。

アイゼンハワー マトリックスは緊急 vs.アイゼンハワー マトリックスとも呼ばれます。重要なマトリックスまたはアイゼンハワー ボックス。

複雑なプロジェクトを管理していると、タスクが多すぎてどこから始めればよいのか、どのタスクを優先すればよいのかわからないことがよくあります。したがって、アイゼンハワー マトリックスは、どのタスクが本当に重要で緊急であり、したがってすぐに実行する必要があるのか、またどのタスクは価値がほとんどないためやめてもよいのかを判断するのに非常に役立ちます。

アイゼンハワー マトリックスは、アメリカ合衆国大統領ドワイト アイゼンハワーによって発明され、その名前が付けられました。しかし、アイゼンハワー マトリックスは数十年後、スティーブン コヴィーによって著書『非常に効果的な人々の 7 つの習慣』で普及しました。

アイゼンハワー マトリックスの象限

アイゼンハワー行列の象限は次のとおりです。

• 象限 1: 緊急かつ重要。これらは優先する必要があるタスクです。
• 象限 2: 緊急ではないが重要。これらは長期的な目標に焦点を当てた活動です。
• 象限 3: 緊急かつ重要ではない。これらのタスクを委任することをお勧めします。
• 象限 4: 緊急でも重要でもない: これらのタスクは削除する必要があります。

象限 1: 緊急かつ重要

緊急かつ重要なタスクには、迅速な行動が必要です。これらの活動には多くの場合、目に見える期限があり、対策の実施の遅れという目に見える影響が生じます。多くの場合、これらは外部から提案されたもの、あるいは期限が近づいて延期されたものです。いずれにしても、危機モードでの対応が必要です。

例えば：

• あなたは病気の同僚のためにプロジェクトをカバーしなければなりません。
• 車は道路の真ん中で止まります。
• 水漏れがあり、キッチンが水浸しになっています。
• 顧客が非常に大きな問題を抱えてあなたのところにやって来ます。
• あなたは予想外の土壇場での仕事を与えられました。

象限 1 のタスクは避けられません。たとえ先延ばしにしないとしても（実際にはそれは不可能ですが）、自分ではコントロールできないことが常に起こります。ただし、自分にとって重要な長期的な目標を無視して、予期せぬタスクや緊急のタスクに集中すると、問題が発生します。

象限 2: 緊急ではないが重要ではない

緊急ではないが重要なタスクは、組織が長期的な目標を達成するのに役立つタスクです。通常、期限 (または終了日) がないため、より緊急のタスクを優先して後回しにするのは簡単です。

ただし、これらのタスクは会社の目標を達成するための長期的な効果にはるかに大きな影響を与えるため、実行する必要があります。

例えば：

• 短期および長期のプロジェクト計画。
• 定期的なタスクまたはメンテナンスタスク。
• 専門的なネットワーク (ネットワーキング) と個人的な関係に取り組みます。
• 新しいスキルを学び、自分の仕事に関連する分野の最新の研究情報を入手し、教育イベントに参加してください。
• 運動や定期的な健康診断。

第 2 象限は、個人の時間管理に適した領域です。ここでは（第 1 象限のような）問題ではなく、機会と成長に焦点を当てます。マトリックスのこの象限に沿って生きるということは、あなたが積極的であり、自分の能力とエネルギーを高め、有意義な目標の達成に貢献する活動を優先することを意味します。

象限 3: 緊急かつ重要ではない

緊急ではあるが重要ではないタスクは、「忙しい仕事」と呼ばれます。これらのタスクは多くの場合、他人が設定した期待に基づいており、組織を長期的な目標に近づけることはできません。

例えば：

• 同僚からの不必要な中断。
• 携帯電話やメールが鳴るたびにチェックしてください。
• テキスト、電子メール、ソーシャル メディアの投稿に返信します。
• クーポンや期間限定セールに基づいて行動します。
• 時間を使わない会議もあります。

第 3 象限では、単純な緊急性の効果が見られます。締め切りに追われてタスクを完了しようとする衝動は、実際には意味のないタスクを引き受けることを意味します。第 3 象限のタスクは緊急ですが、通常は他の人の優先事項と結びついているため、この象限に時間を費やしすぎると、自分がやりたいことではなく、自分がやるべきことをやっている可能性があります。

結局のところ、第 3 象限のタスクに集中すると、人生で最も重要な目標を達成できていないように感じたり、日常生活をコントロールできなくなったりする可能性があります。このため、この象限ではできるだけ多くのタスクを委任する必要があります。

第 4 象限: 緊急でも重要でもない

緊急でも重要でもないタスクは、時間のかかる作業であり、削除する必要があります。これらのアクティビティは目標の達成には貢献しませんが、結果的に多くの時間を費やすことになります。

例えば：

• 何時間もテレビを見ます。
• 何も考えずにソーシャルメディアを更新する。
• メールに返信する代わりに、電子メールを分類して整理するなどの回避活動。
• 過度の買い物やインターネットサーフィンに時間を費やしすぎます。
• あなたは予想外の土壇場での仕事を与えられました。

第 4 象限は、過剰で瞬間的な満足感が得られ、最終的には満足できない象限です。

明らかに、私たち全員に自由な時間が必要です。肝心なのは、これらの活動は余暇と職業上の責任のバランスを提供するということです。そうですね、気づいていないと、自由時間の過ごし方がエネルギー、情熱、創造性を消耗してしまう可能性があります。

アイゼンハワー行列の作り方

アイゼンハワー行列を作成するには、次の手順に従う必要があります。

• To Do リストを作成する: まず、まだ達成する必要があるすべてのタスクのリストを作成する必要があります。
• アイゼンハワー行列を描く: アイゼンハワー行列の 4 つの象限をシートまたはスライドに描きます。さまざまなタイプの汚れを区別できるように、各象限を異なる色でペイントすることをお勧めします。
• 各タスクを象限にリンクする: 以前に作成したリストの各タスクを、緊急性と重要性に応じて対応するアイゼンハワー マトリックスの象限に追加します。
• アイゼンハワー マトリクスを分析する: すべてのタスクを分類したら、各象限とマトリクス全体を分析して、同じ道をたどる必要があるかどうか、あるいは逆に、自分のやっていることを再考する必要があるかどうかを判断します。
• 行動を起こす: 各象限のタスクで何をする必要があるか、タスクを完了する必要がある順序を決定し、目標に向かって取り組み始めます。

アイゼンハワー行列の例

概念の理解を完了するために、アイゼンハワー行列の例を以下に示します。

このケースでは、企業の最高製品責任者のアイゼンハワー マトリックスを分析します。アイゼンハワー マトリックスは、高い責任を負う従業員にとって、仕事を効果的に完了するためにタスクを委任する方法を知る必要があるため、非常に役立ちます。

アイゼンハワー マトリックスの利点と欠点

アドバンテージ：

• これは、委任する必要があるタスク、または削除する必要があるタスクを簡単に特定できるため、多くのアクティビティを管理するのに非常に便利なツールです。
• さらに、どのタスクが最も緊急で重要であるため、最初に実行する必要があるのかを判断しやすくなります。
• また、重要でないタスクや緊急でないタスクに時間を無駄にすることがなくなり、生産性も向上します。アイゼンハワー マトリックスの目標は、投資した時間が質の高いものであることを保証することです。

短所:

• 緊急性と重要性に基づいてタスクを分類することは、思っているほど簡単ではないため、アイゼンハワー マトリックスの作成には時間がかかることがあります。
• マトリックスを作成しても、後で適切に行動しなければ意味がありません。マトリックスを完成させたら、タスクの重要性と緊急性に基づいて決定を下す必要があります。
• 各タスクの重要性や緊急性は人によって異なるため、大規模な作業チームではその実装が困難です。