5w2h

In dit artikel wordt uitgelegd wat de 5W2H-methodiek is en waarvoor deze wordt gebruikt. Je ontdekt daarom wat de vragen van de 5W2H-methode zijn, een voorbeeld van de toepassing ervan en wat de voor- en nadelen ervan zijn. Bovendien kunt u aanbevelingen zien voor het correct toepassen van deze methode en het verkrijgen van een beter resultaat.

Wat is 5W2H?

5W2H is de naam van een methodologie die wordt gebruikt om een situatie of probleem uitgebreid en nauwkeurig te analyseren.

Het acroniem 5W2H staat voor wat, waarom, waar, wanneer, wie, hoe en hoeveel , wat in het Spaans vertaald is wat, waarom, waar, wanneer, wie, hoe en hoeveel .

Er wordt ook vaak 5W+2H geschreven.

Bij de 5W2H-methode worden deze zeven vragen gesteld om een probleem te diagnosticeren. Het 5W2H-model helpt dus bij het bepalen van de oorzaak van het probleem en het vinden van de oplossing ervan.

De oorsprong van de 5W2H-methodiek is Japans, deze is oorspronkelijk ontwikkeld voor kwaliteitsmanagementprojecten, zoals Lean Six Sigma-projecten. Momenteel wordt de 5W2H-methode gebruikt voor allerlei soorten commerciële projecten, omdat deze nuttig is bij het oplossen van elk probleem.

5W2H-methodologie

De vragen van de 5W2H-methodiek zijn:

• Wat
• Waarom
• Goud
• Wanneer
• WHO
• Hoe
• Hoe veel

Vervolgens wordt elk van de vragen die in de 5W2H-methodologie gesteld moeten worden, diepgaand onderzocht.

Wat

Het beantwoorden van deze vraag is de eerste stap in het 5W2H-proces. Bij deze vraag moet de persoon of het team dat de 5W2H-methodologie toepast, het probleem of de doelstelling definiëren.

Het antwoord op de vraag zou daarom een algemene beschrijving moeten geven van wat de 5W2H-analyse probeert op te lossen. Het is belangrijk dat de omschrijving van het probleem duidelijk en nauwkeurig is, daarnaast vermeld je het resultaat dat je wilt bereiken.

Waarom waarom)

De volgende stap in dit proces is het definiëren waarom een probleem zich voordoet, dwz deze vraag moet proberen de hoofdoorzaak van het probleem te identificeren.

Aan de andere kant kan deze vraag ook nuttig zijn om te definiëren waarom het nodig is om het probleem op te lossen of de reden waarom deze analyse wordt uitgevoerd. Door de onderliggende reden uit te leggen, kan elk teamlid bijvoorbeeld begrijpen waarom hij of zij bepaalde taken moet uitvoeren.

Goud

Deze vraag is bedoeld om duidelijk te maken waar het probleem zich heeft voorgedaan of waar waarschijnlijk een oplossing zal ontstaan. Als het bijvoorbeeld om een machineprobleem gaat, kan de persoon die de 5W2H-analyse uitvoert, aangeven op welke machine het probleem zich voordoet. Als het een klantprobleem betreft, moet u bovendien de exacte locatie van de klant bepalen en controleren op andere problemen op die site.

Wanneer je de 5W2H-methode gebruikt om een doel te bereiken, kan deze stap het lokaliseren van plaatsen omvatten waar acties kunnen plaatsvinden om dat doel te bereiken. Als een project bijvoorbeeld meerdere gebieden of afdelingen omvat, moet in deze sectie worden gespecificeerd waar projecttaken en vergaderingen kunnen plaatsvinden.

Wanneer wanneer)

Het doel van deze vraag is om de tijdlijn vast te stellen waarbinnen een team een oplossing voor hun probleem kan implementeren of elke stap kan voltooien om hun doel te bereiken.

Deze stap kan dus het creëren van leveringsdata voor elke fase van een project omvatten. Het creëren van mijlpalen en deadlines tijdens deze fase helpt bij het vaststellen van de noodzakelijke volgorde van acties en helpt bij het identificeren van potentiële onvoorziene gebeurtenissen tijdens de projectfasen.

Wie wie)

Deze vraag kan betrekking hebben op verschillende aspecten van een probleem of project, zoals:

• Wie overziet het hele proces?
• Wie wordt door het project beïnvloed? Gaat het bijvoorbeeld om interne medewerkers of om externe leveranciers?
• Wie wordt door het probleem getroffen?
• Wie werkt er in elke fase van het project?

Met name kan de teamleider tijdens deze stage taken toewijzen aan teamleden om verantwoordelijkheden toe te wijzen.

Hoe

Het diepgaand beantwoorden van deze vraag helpt enorm bij het oplossen van een probleem, het implementeren van een oplossing of het bereiken van een doel.

Tijdens deze fase maakt het team duidelijk wat alle noodzakelijke stappen zijn en hoe deze moeten worden uitgevoerd, dwz welke methoden of procedures moeten worden geïmplementeerd om het doel te bereiken.

Hoe veel

Dit is de fase waarin het team het projectbudget schat. Met alle informatie verzameld in de bovenstaande vragen kan het verantwoordelijke team of individu de kosten voor elke fase van uw project bepalen.

Wanneer de 5W2H-methodologie wordt gebruikt om een productieprobleem te analyseren, kan deze vraag ook betrekking hebben op de hoeveelheid van een product.

Kortom, in dit stadium wordt het bedrag van het project gedefinieerd, of het nu gaat om het geldbedrag, defecte eenheden, het aantal klachten van klanten, enz.

Voorbeeld 5W2H

Zodra we de theorie over de 5W2H-methodologie hebben gezien, zullen we een voorbeeld zien van hoe deze methode kan worden toegepast om het concept volledig te assimileren.

Voorbeeld van een 5W2H-analyse om de productiviteit van een verkoopteam te verbeteren:

• Wat : Update het softwaresysteem van het verkoopteam.
• Waarom : Omdat de software verouderd is en niet meer voldoet aan de behoeften van de business.
• Waar : Op de verkoopafdeling.
• Wanneer : Aan het einde van het huidige kwartaal.
• Wie : De zaakvoerder en IT-medewerkers werken mee aan het project.
• Hoe : Analyseer vijf alternatieve producten en bepaal welke het beste aansluit bij de huidige behoeften van het bedrijf met behulp van een beslissingsmatrix .
• Hoeveel : Het maximale budget voor de aanschaf van software is $120.000.

Zoals u kunt zien, kunnen we door de toepassing van de 5W2H-methodiek snel een analyse van het probleem uitvoeren. Bovendien geeft deze procedure een aanwijzing hoe het probleem kan worden opgelost, met name dankzij de vraag Hoe? (Als?). Het enige dat overblijft is handelen volgens het vastgestelde plan om het probleem op te lossen.

Hoe u de 5W2H-methode correct gebruikt

In deze paragraaf laten wij u enkele tips zien om een beter resultaat te bereiken bij het toepassen van de 5W2H-methode.

• Blijf altijd gefocust op de hoofdoorzaak van het probleem, niet op de mogelijke gevolgen ervan. Met andere woorden: probeer definitieve oplossingen te creëren in plaats van palliatieve oplossingen. Zo zal het probleem zich in de toekomst niet meer voordoen.
• Oplossingen geïmplementeerd via de 5W2H-methode moeten zo objectief mogelijk zijn. Bovendien moet ervoor worden gezorgd dat de oplossingen geen bijwerkingen hebben waarvoor mogelijk aanvullende maatregelen nodig zijn om deze te verwijderen.
• Neem nooit genoegen met het eerste goede idee, maar stel liever verschillende benaderingen voor voor de verschillende geanalyseerde situaties. Hierdoor zal het aantal oplossingen toenemen en daarmee de kwaliteit van de gekozen oplossing.
• De volgorde waarin 5W2H-vragen worden beantwoord, is flexibel, zodat u elke gewenste volgorde kunt volgen. Als het team geen duidelijk antwoord op een vraag kan krijgen, kunnen ze deze overslaan en doorgaan naar de volgende. Naarmate je verder komt in het proces, worden de andere antwoorden vaak duidelijker.

Voor- en nadelen van 5W2H

Voordeel:

• De 5W2H-methodiek kan in elke situatie, proces of probleem worden toegepast.
• Er wordt rekening gehouden met alle aspecten van het probleem, omdat er vragen worden gesteld die veel informatie verzamelen.
• Bespaar tijd op rapportages, presentaties, vergaderingen en het (her)informeren van het team. Met slechts zeven vragen kunnen managers elk type probleem samenvatten en communiceren op een manier die iedereen kan begrijpen.
• Het is een eenvoudige methode om toe te passen; er is geen training vereist om deze te implementeren.

Nadelen:

• Dit is geen bruikbare methode als de meeste antwoorden op de vragen niet bekend zijn.
• Dit is een synthesetool; daarom kan het nodig zijn om meer gedetailleerde informatie aan de analyse toe te voegen.
• Soms is het niet eenvoudig om vragen te beantwoorden.