Affiniteit diagram

In dit artikel leggen we uit wat affiniteitsdiagrammen zijn en waarvoor ze worden gebruikt. Zo ontdekt u hoe een affiniteitsdiagram tot stand komt, een voorbeeld van dit type diagram en wat de voor- en nadelen ervan zijn.

Wat is een affiniteitsdiagram?

Een affiniteitsdiagram is een diagram waarin een groot aantal ideeën wordt verzameld en in groepen wordt georganiseerd op basis van hun relaties. Het affiniteitsdiagram wordt dus gebruikt om ideeën en informatie over een vraag of probleem te ordenen.

Het affiniteitsdiagram is in de jaren zestig gemaakt door Jiro Kawakita en wordt daarom ook wel de KJ-methode genoemd.

Het affiniteitsdiagram is een veelgebruikt hulpmiddel bij projectmanagement omdat het helpt ideeën in groepen te ordenen op basis van hun natuurlijke relaties, waardoor ze later gemakkelijker kunnen worden beoordeeld en geanalyseerd. Het wordt ook gebruikt in onderzoek om interviewnotities en waardevolle informatie te structureren. Bovendien is het handig voor het organiseren van verschillende vormen van ongestructureerde feedback, zoals antwoorden op open enquêtes, logboeken voor ondersteuningsoproepen en kwalitatieve gegevens.

Kortom, zoals de naam doet vermoeden, is het doel van het affiniteitsdiagram om de ‘affiniteit’ te vinden die bestaat tussen de verschillende voorgestelde ideeën en deze vervolgens in groepen te classificeren op basis van hun overeenkomsten. Op deze manier kan het probleem beter worden geanalyseerd en dus gemakkelijker worden opgelost. Vervolgens zullen we in detail zien hoe een affiniteitsdiagram wordt gemaakt.

Hoe maak je een affiniteitsdiagram?

De stappen om een affiniteitsdiagram te maken zijn:

1. Noem het probleem of de doelstelling : Om een probleem op te lossen, moet je het logischerwijs eerst definiëren.
2. Brainstormen : elk van de deelnemers begint ideeën uit te drukken om het probleem op te lossen en een van de leden schrijft ze op een schoolbord of op een stuk karton zodat ze kunnen worden gevisualiseerd. Het is aan te raden om sticky notes (post-it) te gebruiken, zodat je ideeën kunt verplaatsen.
3. Groepeer ideeën : Zodra je geen ideeën meer hebt, moet je ze categoriseren, dat wil zeggen dat je alle ideeën moet groeperen die bepaalde kenmerken gemeen hebben. Deze stap kan rechtstreeks als team worden uitgevoerd of, integendeel, eerst doet elke deelnemer het individueel en vervolgens worden de verschillende ranglijsten gedeeld.
4. Geef de groepen een naam : u moet elke gevormde groep een naam geven die de aard ervan beschrijft. Dit zal u helpen de oorzaken van het probleem te identificeren.
5. Analyseer het affiniteitsdiagram : Nu we het affiniteitsdiagram hebben gemaakt, moeten we het verkregen resultaat analyseren en er beslissingen over nemen om het probleem op te lossen.

Houd er rekening mee dat het proces van het maken van een affiniteitsdiagram meestal in teamverband wordt gedaan, om zo tot meer ideeën te komen.

Bovendien is het belangrijk dat u tijdens het maken van het affiniteitsdiagram rekening houdt met de volgende punten:

• Er mag geen poging worden gedaan om de papieren waarop de ideeën zijn geschreven in welke volgorde dan ook te plaatsen totdat de brainstorm is voltooid.
• Als een idee tot twee groepen blijkt te behoren, wordt een ander idee van hetzelfde type opgeschreven, zodat het aan beide groepen kan worden toegevoegd.
• Als er tijdens de groep controversiële ideeën zijn, moeten de deelnemers openlijk hun gedachten en redenen delen en daarom wordt geprobeerd consensus onder de deelnemers te bereiken.

Voorbeeld van een affiniteitsdiagram

Zodra we de definitie van een affiniteitsdiagram hebben gezien en de theorie over hoe dit wordt bereikt, zullen we een voorbeeld van een affiniteitsdiagram zien.

Voor- en nadelen van het affiniteitsdiagram

Het affiniteitsdiagram heeft de volgende voor- en nadelen:

Voordeel:

• Het affiniteitsdiagram is erg handig als u over een grote hoeveelheid informatie beschikt, omdat het helpt bij het ordenen van veel ideeën en concepten.
• Dit helpt om een complex probleem te begrijpen. In die zin is het een goed hulpmiddel voor het oplossen van moeilijke problemen.
• Verbeter de teamcohesie.
• Het stimuleert de groepscreativiteit omdat het een methode voor visuele analyse is.

Nadelen:

• De uitkomst is afhankelijk van de gegenereerde ideeën. Dus als de ideeën niet goed zijn, zullen we geen goed resultaat behalen.
• Ideeën worden niet gerangschikt op basis van enige prioriteit, ze worden alleen gegroepeerd op basis van hun relaties.
• Het resultaat van een affiniteitsdiagram is moeilijk uit te leggen aan iemand die niet heeft meegewerkt aan de ontwikkeling ervan.
• Het affiniteitsdiagram is niet geschikt voor problemen die eenvoudig zijn of waarvoor weinig ideeën zullen worden gegenereerd.

Wanneer gebruik je een affiniteitsdiagram?

Ten slotte zullen we bij wijze van samenvatting bekijken in welke situaties het verstandig is om het affiniteitsdiagram te gebruiken om een probleem of issue te analyseren.

Het belangrijkste voordeel van het affiniteitsdiagram is dat het helpt bij het organiseren en groeperen van veel gegevens en ideeën. Het affiniteitsdiagram moet dus worden gebruikt als u met een moeilijk probleem met veel informatie wordt geconfronteerd, omdat het affiniteitsdiagram u zal helpen de gegevens te ordenen en het probleem te analyseren.

Het affiniteitsdiagram is ook nuttig voor het oplossen van een probleem waarbij een werkgroep betrokken is, omdat het alle leden van de groep in staat stelt deel te nemen aan de analyse van het probleem en als gevolg daarvan tot een oplossing komt die iedereen tevreden stelt. wereld tot op zekere hoogte.

Aan de andere kant is het duidelijk dat dit soort diagrammen niet mag worden gebruikt als er weinig informatie over het probleem is. In dat geval is het beter om elk idee afzonderlijk te analyseren.

Merk op dat het affiniteitsdiagram alleen het probleem niet oplost, maar alleen helpt bij het analyseren ervan. Vervolgens moet er een actieplan worden opgesteld om het probleem op te lossen.