Controlelijst

In dit artikel wordt uitgelegd wat een checklist (of checklist) is en waarvoor deze wordt gebruikt. Ook ontdek je hoe een checklist tot stand komt, voorbeelden en wat de verschillende soorten checklists zijn. Bovendien kunt u zien welke voordelen het gebruik van een checklist biedt.

Wat is een checklist (of checklist)?

Een checklist (of checklist) is een lijst met alle taken die moeten worden voltooid. Een checklist is dus een blad dat wordt gebruikt om te verifiëren dat een reeks processen of stappen wordt gevolgd.

De werking van een checklist of checklist is eenvoudig: de operator moet taken markeren zodra deze zijn voltooid. Dus als u het proces correct heeft uitgevoerd, worden alle taken op de checklist gemarkeerd zodra u klaar bent.

In sommige checklists is de volgorde waarin taken worden uitgevoerd ook belangrijk. Niet alleen moeten alle stappen worden voltooid, maar ze moeten ook in de juiste volgorde worden voltooid. Hieronder zullen we zien wat de verschillende soorten checklists zijn.

Controlelijsten worden vaak gebruikt bij repetitieve taken waarbij u gemakkelijk een stap in het proces vergeet. Als de operator echter de takenlijst volgt en afvinkt, zorgt hij ervoor dat alle stappen worden voltooid.

Het is vermeldenswaard dat de checklist veel verschillende namen krijgt, zoals checklist , checklist , controleblad of controleblad .

Hoe maak je een checklist?

De stappen voor het maken van een checklist zijn als volgt:

1. Registreer alle taken : De checklist moet alle stappen of processen bevatten die moeten worden voltooid.
2. Taken sorteren – De taken uit de vorige stap moeten in een bepaalde volgorde worden georganiseerd, hetzij vanwege urgentie, hetzij omdat de stappen in een bepaalde volgorde moeten worden voltooid om het eindresultaat passend te maken.
3. Detailleer de subelementen : indien nodig moeten de taken worden gespecificeerd die moeten worden uitgevoerd om elke stap van de checklist te voltooien.
4. Markeringen toevoegen – Naast elk item in de lijst moet een leeg vak of iets dergelijks worden toegevoegd, zodat de operator de taak kan markeren zodra deze is voltooid.
5. Controleer of alle taken aanwezig zijn : ten slotte moet u controleren of u geen items uit de lijst bent vergeten en of de volgorde ervan correct is. Want als de checklist niet klopt, zal de operator zijn werk ook verkeerd uitvoeren.

Voorbeeldchecklist

Zodra we de definitie van een checklist hebben gezien en hoe deze wordt uitgevoerd, zullen we een voorbeeld van een checklist zien om het concept te begrijpen.

De volgende checklist bevat bijvoorbeeld alle taken die de HR-manager die belast is met het onboarden van een nieuwe werknemer bij een bedrijf, moet voltooien. De supervisor moet dus alle stappen in de voorbeeldchecklist volgen om met succes een nieuwe werknemer aan boord te krijgen.

Soorten checklists

Typen checklists zijn:

• Standaardprocedurechecklist : Elk item op de checklist is een stap in het proces. Er kunnen meer of minder details over elke stap worden gegeven, afhankelijk van de kennis en ervaring van de operator in het proces.
• Checklist voor het coördineren van projecten : De lijst specificeert de taken die elk teamlid moet voltooien.
• Controlelijst voor probleemoplossing : De controlelijst wordt gebruikt om vast te stellen wat voor soort probleem het is en om het probleem op te lossen, zodat de operator het probleem snel kan oplossen.
• Checklist om de objectiviteit te vergroten : De lijst bevat een reeks elementen die helpen bij het objectief nemen van beslissingen, zonder beïnvloed te worden door emoties.
• Controlelijst voor lopende taken : de lijst bevat alle lopende taken die nog moeten worden voltooid. Het doel van dit soort checklists is om geen enkele taak onafgemaakt te laten.
• Checklist : Alle aspecten waar een proces, machine of plaats aan moet voldoen, worden aan de lijst toegevoegd. Dit type checklist wordt dus gebruikt om te controleren of iets aan alle gestelde eisen voldoet.

Hoe moet een checklist eruitzien?

Een checklist moet de volgende kenmerken hebben:

• Een checklist moet zo eenvoudig mogelijk zijn, zo wordt het werk makkelijker.
• Het groeperen van meerdere items die tegelijkertijd of op dezelfde locatie kunnen worden uitgevoerd, verbetert vaak de efficiëntie.
• Over het algemeen mag een checklist niet te gedetailleerd zijn, maar moet hij eenvoudigweg elke stap beschrijven.
• Als de volgorde van de taken belangrijk is, moeten de stappen worden gerangschikt volgens de volgorde van voltooiing.
• In het geval van een storing moet het gemakkelijk zijn om te weten welk item op de lijst u vervolgens moet doen, om het risico te verkleinen dat u een stap mist of twee keer doet.
• Een checklist moet comfortabel op de werkplek kunnen worden gebruikt, de operator mag geen moeite doen om deze te lezen of te beschermen tegen de omgeving.
• Houd er rekening mee dat sommige checklists moeten worden ondertekend en als bewijs moeten worden bewaard, terwijl andere herbruikbaar moeten zijn.
• Door vóór elk item op de lijst een leeg vakje toe te voegen, zodat de operator voltooide taken kan afvinken, wordt het eenvoudig om de procedure efficiënt te volgen.
• Als er instructies nodig zijn, moeten deze worden bijgevoegd. Anders moeten ze worden genegeerd, omdat ze de aandacht van de gebruiker zouden afleiden.
• Als er meerdere checklists worden gebruikt, is het, vanwege de complexiteit van de taak of de noodzaak dat meerdere mensen controles op verschillende locaties moeten uitvoeren, mogelijk een hoofdchecklist te gebruiken die aangeeft of elke ondergeschikte controle op de checklist voldoet.

Voordelen van een checklist

De voordelen van het gebruik van een checklist zijn onder meer:

• Verhoogt de productiviteit omdat operators processen sneller en met minder fouten kunnen voltooien.
• Verbetert de orde en organisatie.
• Het bevordert de delegatie van taken omdat het makkelijker is om processen correct uit te voeren, wat meer vertrouwen geeft om te delegeren.
• Dit verhoogt de motivatie van gebruikers, omdat de hersenen door het voltooien van elke taak het als een kleine verovering beschouwen en hen daarom voldoening schenken.