Eisenhower-matrix

In dit artikel wordt uitgelegd wat de Eisenhower Matrix is en waarvoor deze wordt gebruikt. Zo ontdek je waaruit elk kwadrant van de Eisenhower-matrix bestaat, hoe de Eisenhower-matrix wordt gemaakt en een voorbeeld van dit type matrix. Daarnaast ziet u wat de voor- en nadelen van de Eisenhower Matrix zijn.

Wat is de Eisenhower-matrix?

De Eisenhower Matrix is een matrix die je helpt taken te rangschikken op basis van hun urgentie en belang. Daarom is de Eisenhower Matrix een hulpmiddel dat wordt gebruikt om uw taken effectief te beheren.

De Eisenhower-matrix wordt ook wel de urgent vs. belangrijke matrix of de Eisenhower-doos .

Als we een ingewikkeld project beheren, hebben we vaak zoveel taken dat we niet weten waar we moeten beginnen of welke taken we moeten prioriteren. De Eisenhower Matrix is dus erg handig om te bepalen welke taken echt belangrijk en urgent zijn, die dus direct gedaan moeten worden, en met welke taken je kunt stoppen omdat ze weinig waarde opleveren.

De Eisenhower Matrix is uitgevonden door de Amerikaanse president Dwight Eisenhower, vandaar de naam. De Eisenhower Matrix werd echter tientallen jaren later gepopulariseerd door Stephen Covey met zijn boek The 7 Habits of Effective People .

Kwadranten van de Eisenhower-matrix

De kwadranten van de Eisenhower-matrix zijn:

• Kwadrant 1: urgent en belangrijk. Dit zijn de taken die u moet prioriteren.
• Kwadrant 2: niet urgent en belangrijk. Dit zijn activiteiten gericht op langetermijndoelen.
• Kwadrant 3: urgent en onbelangrijk. Het wordt aanbevolen om deze taken te delegeren.
• Kwadrant 4: noch urgent, noch belangrijk : deze taken moeten worden geëlimineerd.

Kwadrant 1: urgent en belangrijk

Urgente en belangrijke taken vereisen dat u snel handelt. Deze activiteiten hebben vaak zichtbare deadlines en gevolgen in de vorm van vertragingen bij de implementatie van maatregelen. In de meeste gevallen zijn dit dingen die door een externe bron zijn voorgesteld of dingen die zijn uitgesteld tot het punt waarop de deadline nadert. Hoe dan ook, ze vereisen een crisisreactie.

Bijvoorbeeld:

• Je moet een project dekken voor een zieke collega.
• De auto stopt midden op de weg.
• Er zijn lekkages en uw keuken staat onder water.
• Een klant komt naar je toe met een heel groot probleem.
• Je hebt op het laatste moment een onverwachte taak gekregen.

Kwadrant 1-taken zijn onvermijdelijk. Zelfs als je het nooit uitstelt (wat praktisch onmogelijk is), zal er altijd iets zijn waar je geen controle over hebt. Het probleem ontstaat echter wanneer u zich concentreert op die onverwachte of urgente taken, met uitsluiting van de langetermijndoelen die voor u belangrijk zijn.

Kwadrant 2: niet urgent en belangrijk

Niet-dringende maar belangrijke taken zijn taken die de organisatie helpen haar langetermijndoelen te bereiken. Ze hebben meestal geen deadline (of zelfs maar een einddatum), dus het is gemakkelijk om ze uit te stellen ten gunste van urgentere taken.

Deze taken hebben echter een veel groter effect op de langetermijneffectiviteit bij het bereiken van bedrijfsdoelen en moeten daarom ook worden uitgevoerd.

Bijvoorbeeld:

• Projectplanning op korte en lange termijn.
• Reguliere of onderhoudstaken.
• Werk aan professionele netwerken (netwerken) en persoonlijke relaties.
• Leer een nieuwe vaardigheid, blijf op de hoogte van actueel onderzoek op het gebied dat verband houdt met uw werk, woon educatieve evenementen bij.
• Lichaamsbeweging en routinematige medische controles.

Kwadrant 2 is de ideale plek voor persoonlijk tijdmanagement. Hier richt je je niet op problemen (zoals in het eerste kwadrant), maar op kansen en groei. Leven vanuit dit kwadrant van de matrix betekent dat u proactief bent en prioriteit geeft aan activiteiten die uw vaardigheden en energie vergroten en bijdragen aan het bereiken van zinvolle doelen.

Kwadrant 3: urgent en onbelangrijk

Taken die urgent maar niet belangrijk zijn, worden ‘druk werk’ genoemd. Deze taken zijn vaak gebaseerd op verwachtingen van anderen en brengen de organisatie niet dichter bij haar langetermijndoelen.

Bijvoorbeeld:

• Onnodige onderbrekingen van collega’s.
• Controleer uw mobiele telefoon of e-mail telkens wanneer deze overgaat.
• Reageer op sommige sms-berichten, e-mails of posts op sociale media.
• Reageer op kortingsbonnen of tijdelijke aanbiedingen.
• Sommige bijeenkomsten waarin geen tijd wordt gebruikt.

In kwadrant 3 wordt het eenvoudige urgentie-effect gevonden. De drang om taken te voltooien vanwege deadlines betekent dat je taken op je neemt die eigenlijk geen zin hebben. Omdat taken in het derde kwadrant urgent zijn, maar meestal verband houden met de prioriteiten van iemand anders, kan het doorbrengen van te veel tijd in dit kwadrant betekenen dat je dingen doet die je zou moeten doen in plaats van wat je zou willen doen.

Uiteindelijk kan het focussen op taken uit het derde kwadrant je het gevoel geven dat je je belangrijkste levensdoelen niet bereikt of dat je geen controle hebt over je dagelijkse leven. Probeer daarom in dit kwadrant zoveel mogelijk taken te delegeren.

Kwadrant 4: noch urgent, noch belangrijk

Taken die niet dringend of belangrijk zijn, zijn tijdrovende activiteiten die moeten worden geëlimineerd. Deze activiteiten dragen niet bij aan het behalen van de doelstellingen, maar kunnen uiteindelijk veel tijd in beslag nemen.

Bijvoorbeeld:

• Kijk urenlang tv.
• Sociale media vernieuwen zonder nadenken.
• Vermijdingsactiviteiten, zoals het sorteren en ordenen van e-mails in plaats van erop te reageren.
• Overmatig winkelen of te veel tijd besteden aan surfen op internet.
• Je hebt op het laatste moment een onverwachte taak gekregen.

Kwadrant 4 is het kwadrant van overmaat en onmiddellijke bevrediging die je uiteindelijk ontevreden achterlaat.

Het is duidelijk dat we allemaal wat vrije tijd nodig hebben. Het komt erop neer dat deze activiteiten een evenwicht bieden tussen vrijetijdsbesteding en professionele verantwoordelijkheden. Als u zich er niet van bewust bent, kan de manier waarop u uw vrije tijd doorbrengt een aanslag zijn op uw energie, passie en creativiteit.

Hoe maak je een Eisenhower-matrix?

Om een Eisenhower-matrix te maken, moet u de volgende stappen volgen:

• Maak een to-do-lijst : Allereerst moet je een lijst maken van alle taken die je nog moet uitvoeren.
• Teken de Eisenhower-matrix : Teken de vier kwadranten van de Eisenhower-matrix op een vel of dia. We raden aan om elk kwadrant een andere kleur te geven, zodat u onderscheid kunt maken tussen de verschillende soorten vlekken.
• Koppel elke taak aan een kwadrant : voeg elk van de taken uit de lijst die u eerder hebt geschreven toe aan het kwadrant van de Eisenhower-matrix dat ermee overeenkomt, afhankelijk van de urgentie en het belang ervan.
• Analyseer de Eisenhower-matrix : Zodra u alle taken heeft gecategoriseerd, analyseert u elk kwadrant en de matrix in het algemeen om te bepalen of u hetzelfde pad moet volgen of, omgekeerd, of u moet heroverwegen wat u doet.
• Onderneem actie : beslis wat u moet doen met de taken in elk kwadrant, in welke volgorde u ze moet voltooien, en begin aan uw doelen te werken.

Voorbeeld van Eisenhower-matrix

Om het concept te verwerken, laten we hieronder een voorbeeld van een Eisenhower-matrix achter.

In dit geval analyseren we de Eisenhower-matrix van de Chief Product Officer van een bedrijf. De Eisenhower-matrix kan zeer nuttig zijn voor werknemers met hoge verantwoordelijkheden, omdat ze moeten weten hoe ze taken moeten delegeren om hun werk effectief te kunnen voltooien.

Voor- en nadelen van de Eisenhower-matrix

Voordeel:

• Het is een zeer nuttig hulpmiddel voor het beheren van veel activiteiten, omdat u hiermee gemakkelijk taken kunt identificeren die u moet delegeren of zelfs elimineren.
• Bovendien maakt het het gemakkelijker om te bepalen welke taken het meest urgent en belangrijk zijn en daarom als eerste moeten worden uitgevoerd.
• Het verbetert ook de productiviteit door te voorkomen dat er tijd wordt verspild aan onbelangrijke en niet-dringende taken. Het doel van de Eisenhower Matrix is ervoor te zorgen dat de geïnvesteerde tijd van kwaliteit is.

Nadelen:

• Het sorteren van taken op basis van urgentie en belang is niet zo eenvoudig als het lijkt, dus het creëren van de Eisenhower-matrix kan enige tijd duren.
• Het heeft geen zin om de matrix op te stellen als je daar achteraf niet naar handelt. Na het invullen van de matrix moeten beslissingen worden genomen op basis van het belang en de urgentie van de taken.
• De implementatie ervan is moeilijk in grote werkteams, omdat het belang en de urgentie van elke taak kan variëren, afhankelijk van de persoon.