Kpi's

In dit artikel wordt uitgelegd wat KPI’s zijn en waarvoor ze worden gebruikt. Zo vind je de kenmerken van een goede KPI, hoe een KPI tot stand komt en voorbeelden van KPI’s. Daarnaast laten we je de voor- en nadelen zien van het inzetten van KPI’s in een bedrijf.

Wat is een KPI?

Een KPI is een kwantitatieve maatstaf die de voortgang richting een doel aangeeft. Dat wil zeggen dat een KPI een numerieke waarde is die aangeeft of de huidige situatie van het bedrijf op een bepaald gebied dichtbij of ver van het doel verwijderd is.

De afkorting KPI staat voor Key Performance Indicator , wat in het Spaans Key Performance Indicator betekent.

Een van de meest gebruikte KPI’s in de bedrijfsvoering is bijvoorbeeld de omzet per klant. Dus als een bedrijf €100.000 aan jaaromzet genereert en 100 klanten heeft, is de KPI-waarde €1.000. Met behulp van deze KPI kan het bedrijf de gemiddelde omzet per klant in de loop van de tijd volgen.

Kortom, de waarde van een KPI is rechtstreeks gekoppeld aan een doelstelling en is dus een instrument dat dient om de evolutie van de onderneming in relatie tot deze doelstelling te analyseren en om beslissingen hierover te helpen nemen.

Houd er rekening mee dat KPI’s algemeen voor het hele bedrijf kunnen worden gedefinieerd, of specifieker voor een team of zelfs een individu. Daarnaast kunnen KPI’s worden gedefinieerd voor verschillende delen van de organisatie: KPI’s voor de verkoopafdeling, KPI’s voor de financiële afdeling, KPI’s voor de logistieke afdeling, enz.

Kenmerken van een KPI

Wil een KPI goed en bruikbaar zijn voor de organisatie, dan moet deze de volgende kenmerken hebben:

• Haalbaar – Het doel dat aan de KPI is gekoppeld, moet realistisch zijn, dus werknemers moeten het doel als iets mogelijks zien.
• Meetbaar – Het doel achter de KPI moet kwantificeerbaar zijn.
• Relevant – Een KPI is alleen nuttig als deze belangrijk is voor de ontwikkeling van het bedrijf.
• Periodiek – De KPI-waarde moet met gespecificeerde tijdsintervallen worden bijgewerkt.
• Nauwkeurig : de waarde gemeten door de KPI moet nauwkeurig zijn en representatief voor de werkelijkheid.

KPI-voorbeelden

Nu we de definitie van KPI kennen, gaan we naar verschillende KPI-voorbeelden kijken om het concept volledig te begrijpen.

• Voorbeelden van financiële KPI’s : liquiditeitsratio, Return on Investment (ROI), Nettowinstmarge (NPM).
• Voorbeelden van verkoop-KPI’s : aankoopvolume per klant, klantacquisitiekosten, retouren per klant.
• Voorbeelden van logistieke KPI’s : doorlooptijd, aantal op tijd geleverde bestellingen, voorraadrotatie.
• Voorbeelden van productie-KPI’s : cyclustijd, defecte productverhouding, geproduceerde eenheden per tijdseenheid.
• Voorbeelden van KPI’s voor digitale marketing : webpaginaverkeer, klikfrequentie (CTR), conversiepercentage (aantal verkopen gedeeld door aantal bezoeken).
• Voorbeelden van HR KPI’s : verloop, medewerkerstevredenheid, verzuimpercentage.

Hoe maak je een KPI?

Om een bruikbare KPI voor de organisatie te creëren, raden wij aan de volgende stappen te volgen:

1. Bespreek doelen en intenties met belanghebbenden: KPI’s zijn slechts zo nuttig als gebruikers ze rapporteren. Voordat u een KPI-rapport ontwikkelt, moet u begrijpen wat de mensen achter het doel proberen te bereiken.
2. Definieer SMART-doelstellingen: KPI’s moeten worden gekoppeld aan SMART-doelstellingen (specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdsgebonden). KPI’s die vaag, moeilijk te bepalen en onrealistisch zijn, hebben weinig of geen waarde.
3. Formuleer KPI’s: Elke KPI die u definieert, moet worden gekoppeld aan een bedrijfsdoelstelling. Houd er rekening mee dat u formules kunt gebruiken om een KPI te maken, zodat de KPI-waarde het resultaat is van een wiskundige bewerking.
4. Duidelijkheid: Iedereen in de organisatie moet de KPI’s begrijpen, zodat ze ernaar kunnen handelen. Wanneer mensen begrijpen hoe ze met KPI’s moeten werken, kunnen ze datagestuurde beslissingen nemen.
5. KPI’s moeten aanpasbaar zijn – Wanneer u KPI’s maakt, moet u erop voorbereid zijn dat er nieuwe bedrijfsproblemen opduiken en dat er meer aandacht aan andere gebieden wordt besteed. Naarmate de bedrijfs- en klantbehoeften evolueren, moeten KPI’s zich dus ook aanpassen aan de doelstellingen van de organisatie.
6. Voorkom overbelasting van KPI’s: Business Intelligence heeft organisaties toegang gegeven tot enorme hoeveelheden gegevens en interactieve datavisualisatie, waardoor het gemakkelijker wordt om alles te meten. Er moeten echter KPI’s worden opgesteld voor de belangrijkste doelstellingen. Dit voorkomt overbelasting van KPI’s en helpt het personeel zich te concentreren op de meest relevante statistieken.

Soorten KPI’s

De soorten KPI’s zijn:

• Strategische KPI’s : Bewaak de algemene doelstellingen van de organisatie. Leidinggevenden zoeken doorgaans naar een of twee strategische KPI’s om te weten hoe de organisatie op een bepaald moment presteert. Bijvoorbeeld: rendement op investering, omzet en marktaandeel.
• Operationele KPI’s – meet de prestaties over een kortere periode en focus op organisatorische processen en efficiëntie. Bijvoorbeeld: verkopen per regio, gemiddelde maandelijkse transportkosten en kosten per acquisitie (CPA).
• Functionele KPI’s – Veel belangrijke prestatie-indicatoren zijn gekoppeld aan specifieke functies, zoals financiën of IT. Terwijl IT de gemiddelde tijd die een gebruiker op de webpagina doorbrengt of de gemiddelde uptime kan volgen, monitoren financiële KPI’s de brutowinstmarge of het rendement op activa. In feite kan dit type KPI ook als strategisch of operationeel worden geclassificeerd.
• Leidende of achterblijvende KPI’s – KPI’s kunnen ook leidend of achterblijvend zijn. Leidende KPI’s helpen bij het voorspellen van resultaten, terwijl achterblijvende KPI’s monitoren wat er al is gebeurd. Organisaties gebruiken een combinatie van beide om ervoor te zorgen dat ze bijhouden wat het belangrijkste is.

Voor- en nadelen van KPI’s

Voordeel:

• Helpt werknemers verantwoordelijk te houden voor hun daden (of het gebrek daaraan).
• Dit kan medewerkers motiveren die zich positief uitgedaagd voelen om hun doelen te bereiken.
• Het stelt een bedrijf in staat de voortgang in de richting van zijn doelstellingen te meten.
• Helpt bij het nemen van datagestuurde beslissingen.

Nadelen:

• Om een KPI echt nuttig te laten zijn, moet u zich inzetten voor het consistent verzamelen van gegevens over een langere periode, zodat u kunt zien hoe de KPI verandert.
• Ze vereisen continue monitoring en daarom moet u er tijd en moeite in investeren.
• Managers kunnen zich ten onrechte meer op KPI’s richten dan op bredere strategieën.
• Ze kunnen werknemers ontmoedigen als KPI-doelstellingen onredelijk zijn.