Pdca-cyclus

In dit artikel wordt uitgelegd wat de PDCA-cyclus is en waarvoor deze wordt gebruikt. Je ontdekt dus wat het acroniem PDCA betekent, wat de stappen van deze methode zijn en een echt voorbeeld van de implementatie ervan. Daarnaast zie je wat de voordelen zijn van het toepassen van de PDCA-cyclus en wanneer het handig is om deze in te zetten.

Wat is de PDCA-cyclus?

De PDCA-cyclus is een bedrijfsverbeteringsmethode die wordt gebruikt om een proces continu te optimaliseren. De PDCA-cyclus bestaat uit vier fasen: Plan (P), Do (D), Check (C) en Act (A) , wat in het Spaans Plan, Do, Check en Act betekent, vandaar de naam PDCA . cycli .

De PDCA-cyclus is uitgevonden door Walter A Shewhart. Het was echter statisticus en kwaliteitsexpert Edwards Dwming die deze methode populair maakte en daarom ook wel de Deming-cyclus wordt genoemd.

Opgemerkt moet worden dat de PDCA-cyclus een veelgebruikte techniek is op het gebied van kwaliteitsmanagement, bijvoorbeeld in kwaliteitsmanagementsystemen (QMS). Hieronder zullen we gedetailleerd beschrijven in welke situaties de PDCA-cyclus moet worden gebruikt en in welke situaties deze niet moet worden gebruikt.

Het belangrijkste kenmerk van de PDCA-methodiek is dat het een cyclus is, dat wil zeggen dat zodra de laatste stap van het proces is voltooid, de eerste stap opnieuw wordt uitgevoerd, wat betekent dat het verbeterplan herhaaldelijk moet worden uitgevoerd. De PDCA-cyclus is dus een methode van continu verbeteren.

Stadia van de PDCA-cyclus

De fasen van de PDCA-cyclus zijn:

1. Plannen (Plannen) .
2. Doe (doe) .
3. Controleer .
4. Akte (Act) .

Hieronder wordt elke fase van de PDCA-cyclus gedetailleerd toegelicht.

Plannen (Plannen)

De eerste stap in de PDCA-cyclus is planning. In deze fase is het belangrijk om de doelstellingen te definiëren die we willen bereiken met de implementatie van de PDCA-methode. De doelstellingen moeten daarom duidelijk, kwantificeerbaar en vooral afgestemd zijn op de doelstelling van het bedrijf (SMART-doelstellingen).

Op dit punt moeten we ook informatie verzamelen over de huidige situatie, dat wil zeggen dat er gegevens moeten worden verzameld om te kunnen analyseren hoe het proces op dat moment vordert. Om dit te doen, kunnen we KPI’s ontwerpen om verschillende aspecten van ons probleem te kwantificeren.

Deze stap stopt echter niet bij het verzamelen van gegevens, maar bij het analyseren ervan om de oorzaken van ons probleem te vinden. In die zin kunnen we statistische metingen berekenen en de gegevens in diagrammen weergeven om conclusies te trekken.

Ten slotte moeten we, zodra we de oorzaak van ons probleem kennen, een actieplan ontwerpen om deze situatie te verbeteren. Bovendien moeten we de verschillende fasen van het verbeteringsproces plannen die zullen worden uitgevoerd, en de deadlines die voor elke fase nodig zijn.

De volgende hulpmiddelen kunnen in dit stadium nuttig zijn:

• 5 Waarom techniek?
• Het Ishikawa-diagram
• Pareto-diagram
• Waardestroom in kaart brengen
• Gantt-diagram
• Modale en faaleffectenanalyse (FMEA)

Doen

De tweede fase van de PDCA-cyclus bestaat uit het uitvoeren van alles wat in de vorige fase gepland was. De voorgestelde veranderingen moeten dus worden geïmplementeerd om procesverbetering te bereiken.

In dit stadium is het belangrijk om het werkteam goed te organiseren en elk lid de uit te voeren taken toe te wijzen. Bovendien is coördinatie tussen teamgenoten essentieel voor succesvolle verbetering.

Houd er rekening mee dat er meestal een pilottest wordt uitgevoerd voordat de verbetering live gaat. De verbetering wordt dus eerst op kleine schaal getest en vervolgens, als het resultaat positief is, in het hele proces geïmplementeerd. Op deze manier worden economische verliezen als gevolg van niet-geadresseerde problemen verminderd.

Rekening

De derde stap van de PDCA-cyclus is gebaseerd op het verifiëren dat de doorgevoerde verbetering werkt en dat de verkregen resultaten positief zijn.

Om dit te doen moeten gegevens worden verzameld over het proces met de nieuwe verbetering om de nieuwe resultaten te vergelijken met de verwachte resultaten en te kijken of er verschillen zijn.

Uiteindelijk is het doel van de controlestap om te verifiëren dat het proces doorgaat zoals geïmplementeerd in het plan en dus in de goede richting beweegt.

De volgende hulpmiddelen zullen in dit stadium zeer nuttig zijn:

• controle kaart
• Monitoring- en evaluatiesysteem
• Spreidingsplot
• Dashboard
• Controlelijst

Handeling

De laatste stap van de PDCA-cyclus is het aanpassen van het verbeterplan op basis van de conclusies uit de analyse van de vorige stap. Het doel van deze stap is daarom het corrigeren van de fouten die zijn opgetreden tijdens de implementatie van procesverbeteringen.

Bij het nemen van nieuwe acties wordt de stap gezet en begint de PDCA-cyclus opnieuw, aangezien corrigeren gepaard gaat met plannen, uitvoeren en opnieuw controleren of de ondernomen acties correct waren. De PDCA-cyclus is dus in werkelijkheid een methode van continue verbetering, aangezien de cyclus oneindig herhaald kan worden.

Voorbeeld van een PDCA-cyclus

Het volgende voorbeeld laat zien hoe het Ningbo Vrouwen- en Kinderziekenhuis in China de PDCA-cyclus implementeerde om de tijd tussen de beslissing om een keizersnede uit te voeren en de bevalling van de baby te verkorten. Dit is een echt voorbeeld van toepassing van de PDCA-cyclus.

De gemiddelde duur bedroeg toen 14,40 minuten. Het ziekenhuis heeft besloten om via de PDCA-cyclus een verbetering van de turnaround door te voeren, omdat dit in noodsituaties van cruciaal belang is voor het redden van levens en het verbeteren van de patiëntresultaten.

1. Plan (P) : Via procesanalyse werd vastgesteld dat de oorzaken die de tijd het meest beïnvloedden een foutief proces, gebrek aan eerstehulpervaring en slechte samenwerking tussen afdelingen waren.
2. Do (D) : het verbeterteam heeft verschillende maatregelen ontwikkeld om het proces te verbeteren, zoals het vereenvoudigen van het chirurgische proces, het opzetten van een team dat gespecialiseerd is in dit soort bevallingen en met ervaring in eerste hulp, het standaardiseren van werkprocessen en het uitvoeren van noodoefeningen op verschillende afdelingen . .
3. Controle (C) – Het ziekenhuis monitorde en analyseerde de voortgang maandelijks, maakte regelmatig overzichten van beoordelingen en verfijnde in de loop van de tijd de verbeteringsmaatregelen.
4. Act (A) : Na het verfijnen van de verbeteringsprocessen, optimaliseerde de implementatie van de PDCA-cyclus het keizersnede-afleveringsproces, waardoor de samenwerking tussen afdelingen werd vergroot en de gemiddelde tijd vervolgens werd teruggebracht tot 12,18 minuten per jaar.

Voor- en nadelen van de PDCA-cyclus

Voordeel:

• De PDCA-cyclus is veelzijdig en kan daarom voor een breed scala aan bedrijfsproblemen worden gebruikt.
• Het is een eenvoudige en gemakkelijk te begrijpen techniek, maar tegelijkertijd is het een krachtig hulpmiddel om positieve verandering in het bedrijf te bewerkstelligen.
• Het is een methode van continue verbetering, waardoor het bedrijf zichzelf voortdurend opnieuw kan uitvinden.
• Moedig teamwerk aan.
• Verhoogt de procesproductiviteit.

Nadelen:

• Hoewel het een gemakkelijke methodologie is om te begrijpen, is deze moeilijk te implementeren omdat het werk niet eenvoudig is.
• Volledige implementatie van de PDCA-cyclus is een langzaam proces, dus een langetermijnaanpak is noodzakelijk.
• Bovendien vergt het inzet van de werknemers van het bedrijf, omdat het geen proces is dat slechts één keer wordt uitgevoerd, maar voortdurend plaatsvindt. In die zin is het leiderschap van managers belangrijk.
• De PDCA-cyclus behandelt alleen interne kwesties, maar zelden externe kwesties.

Wanneer moet u de PDCA-cyclus gebruiken?

Over het algemeen is het nuttig om de PDCA-cyclus te gebruiken wanneer:

• Een verbetering van een project begint.
• Er wordt een nieuw ontwerp van een proces, product of dienst ontwikkeld.
• Er is sprake van een zich herhalend proces.
• Alle wijzigingen zijn doorgevoerd.
• Werk aan continue verbetering.

PDCA en DMAIC

DMAIC is een methodologie van de Six Sigma-procesverbeteringsstrategie, dat wil zeggen dat DMAIC een methode is die organisaties helpt hun prestaties te meten en te verbeteren. De stappen in de DMAIC-methode zijn definitie, meting, analyse, verbetering en controle.

Het gebruik van PDCA sluit het gebruik van de DMAIC-methodologie echter niet uit, aangezien het twee complementaire methoden zijn. De fasen van de PDCA-cyclus kunnen inderdaad worden gekoppeld aan de fasen van de DMAIC-methode: plan verwijst naar de fasen van definitie, meting en analyse; do houdt verband met de verbeterfase; verifiëren en handelen komt overeen met de controlefase.

PDCA en DMAIC zijn dus twee methodologieën die dienen om processen te verbeteren, maar het belangrijkste verschil tussen PDCA en DMAIC is dat PDCA zich richt op continue verbetering van het proces, terwijl het hoofddoel van DMAIC het meten en analyseren van het probleem is. Op basis van deze resultaten worden er al beslissingen genomen.