5w2h

W tym artykule wyjaśniono, czym jest metodologia 5W2H i do czego się ją stosuje. Dowiecie się zatem jakie są pytania dotyczące metody 5W2H, przykład jej zastosowania oraz jakie są jej zalety i wady. Ponadto będziesz mógł zobaczyć zalecenia dotyczące prawidłowego zastosowania tej metody i uzyskania lepszego wyniku.

Co to jest 5W2H?

5W2H to nazwa metodologii stosowanej do kompleksowej i dokładnej analizy sytuacji lub problemu.

Akronim 5W2H oznacza co, dlaczego, gdzie, kiedy, kto, jak i ile , co w języku hiszpańskim oznacza : co, dlaczego, gdzie, kiedy, kto, jak i ile .

Często jest również zapisywane 5W+2H .

Metoda 5W2H polega na zadaniu tych 7 pytań w celu zdiagnozowania problemu. Tym samym model 5W2H pomaga w ustaleniu pierwotnej przyczyny problemu i znalezieniu jego rozwiązania.

Metodologia 5W2H ma korzenie japońskie, początkowo została stworzona dla projektów zarządzania jakością, takich jak projekty Lean Six Sigma. Obecnie metodę 5W2H stosuje się przy wszelkiego rodzaju projektach komercyjnych, gdyż jest ona przydatna w rozwiązaniu każdego problemu.

Metodologia 5W2H

Pytania metodologii 5W2H to:

• Co
• Dlaczego
• Złoto
• Gdy
• KTO
• Jak
• Ile

Następnie szczegółowo badane jest każde z pytań, które należy zadać w metodologii 5W2H.

Co

Odpowiedź na to pytanie jest pierwszym krokiem w procesie 5W2H. W tym pytaniu osoba lub zespół stosujący metodologię 5W2H musi zdefiniować problem lub cel.

Odpowiedź na pytanie powinna zatem zawierać ogólny opis tego, co próbuje rozwiązać analiza 5W2H. Ważne jest, aby opis problemu był jasny i precyzyjny, ponadto należy w nim zawrzeć efekt, jaki chcemy osiągnąć.

Dlaczego, dlaczego)

Następnym krokiem w tym procesie jest określenie, dlaczego występuje problem, tj. pytanie to powinno próbować zidentyfikować pierwotną przyczynę problemu.

Z drugiej strony pytanie to może być również przydatne do określenia, dlaczego konieczne jest rozwiązanie problemu lub powód, dla którego przeprowadzana jest taka analiza. Wyjaśnienie przyczyny może pomóc każdemu członkowi zespołu na przykład zrozumieć, dlaczego musi wykonać określone zadania.

Złoto

To pytanie ma na celu wyjaśnienie, gdzie wystąpił problem lub gdzie prawdopodobnie pojawi się rozwiązanie. Na przykład, jeśli jest to problem z maszyną, osoba przeprowadzająca analizę 5W2H może wskazać, na której maszynie występuje. Ponadto, jeśli jest to problem klienta, musisz określić dokładną lokalizację klienta i sprawdzić, czy w tej witrynie nie występują inne problemy.

W przypadku stosowania metody 5W2H do osiągnięcia celu, etap ten może obejmować zlokalizowanie miejsc, w których można podjąć działania, aby osiągnąć ten cel. Na przykład, jeśli projekt obejmuje wiele obszarów lub działów, w tej sekcji należy określić, gdzie mogą odbywać się zadania i spotkania w ramach projektu.

Kiedy kiedy)

Celem tego pytania jest ustalenie harmonogramu, w którym zespół może wdrożyć rozwiązanie swojego problemu lub ukończyć każdy krok, aby osiągnąć swój cel.

Zatem ten krok może obejmować utworzenie terminów dostawy dla każdego etapu projektu. Tworzenie kamieni milowych i terminów na tym etapie pomaga ustalić niezbędną sekwencję działań i pomaga zidentyfikować potencjalne nieprzewidziane zdarzenia na etapach projektu.

Kto kto)

To pytanie może odnosić się do kilku różnych aspektów problemu lub projektu, takich jak:

• Kto nadzoruje cały proces?
• Kogo dotyczy projekt? Na przykład, czy zaangażowani są w to pracownicy wewnętrzni, czy dostawcy zewnętrzni?
• Kogo dotyczy problem?
• Kto pracuje na każdym etapie projektu?

Warto zauważyć, że lider zespołu może podczas stażu przydzielać zadania członkom zespołu w celu przypisania odpowiedzialności.

Jak

Dogłębna odpowiedź na to pytanie jest dużą pomocą w rozwiązaniu problemu, wdrożeniu rozwiązania lub osiągnięciu celu.

Na tym etapie zespół wyjaśnia, jakie są wszystkie niezbędne kroki i w jaki sposób należy je przeprowadzić, czyli jakie metody lub procedury należy wdrożyć, aby osiągnąć cel.

Ile

Jest to faza, w której zespół szacuje budżet projektu. Dzięki wszystkim informacjom zebranym w powyższych pytaniach zespół lub osoba odpowiedzialna będzie w stanie określić koszty każdej fazy projektu.

W przypadku stosowania metodologii 5W2H do analizy problemu produkcyjnego pytanie to może odnosić się również do ilości produktu.

Krótko mówiąc, na tym etapie określa się kwotę projektu, czy jest to kwota pieniężna, wadliwe jednostki, liczba reklamacji klientów itp.

Przykład 5W2H

Kiedy już zapoznamy się z teorią metodologii 5W2H, zobaczymy przykład zastosowania tej metody, aby w pełni przyswoić sobie tę koncepcję.

Przykład analizy 5W2H mającej na celu poprawę produktywności zespołu sprzedażowego:

• Co : Zaktualizuj system oprogramowania zespołu sprzedaży.
• Dlaczego : Ponieważ oprogramowanie jest przestarzałe i nie spełnia już potrzeb firmy.
• Gdzie : W dziale sprzedaży.
• Kiedy : Na koniec bieżącego kwartału.
• Kto : Menedżer biznesowy i personel IT współpracują przy projekcie.
• Jak : Przeanalizuj pięć alternatywnych produktów i określ, który z nich najlepiej odpowiada bieżącym potrzebom firmy, korzystając z matrycy decyzyjnej .
• Ile : Maksymalny budżet na zakup oprogramowania wynosi 120 000 USD.

Jak widać dzięki zastosowaniu metodologii 5W2H możemy szybko przeprowadzić analizę problemu. Ponadto procedura ta dostarcza wskazówek, jak rozwiązać problem, zwłaszcza dzięki pytaniu Jak? (Jak?). Pozostaje tylko działać zgodnie z ustalonym planem, aby zakończyć rozwiązanie problemu.

Jak prawidłowo stosować metodę 5W2H

W tej sekcji przedstawiamy kilka wskazówek, jak osiągnąć lepszy wynik przy stosowaniu metody 5W2H.

• Zawsze skupiaj się na pierwotnej przyczynie problemu, a nie na możliwych skutkach, które spowodował. Innymi słowy, staraj się tworzyć rozwiązania ostateczne, a nie paliatywne. Dzięki temu problem nie powtórzy się w przyszłości.
• Rozwiązania wdrażane metodą 5W2H muszą być jak najbardziej obiektywne. Dodatkowo należy zadbać o to, aby roztwory nie wywoływały skutków ubocznych, które mogą wymagać dodatkowych działań w celu ich usunięcia.
• Nigdy nie zadowalaj się pierwszym dobrym pomysłem, ale raczej zaproponuj kilka podejść do różnych analizowanych sytuacji. Zwiększy to liczbę rozwiązań, a tym samym jakość wybranego rozwiązania.
• Kolejność udzielania odpowiedzi na pytania 5W2H jest elastyczna, więc możesz zastosować dowolną kolejność. Jeśli zespół nie może uzyskać jasnej odpowiedzi na pytanie, może je pominąć i przejść do następnego. W miarę postępów w procesie inne odpowiedzi często stają się jaśniejsze.

Zalety i wady 5W2H

Korzyść:

• Metodologię 5W2H można zastosować w każdej sytuacji, procesie lub problemie.
• Uwzględnia wszystkie aspekty problemu, ponieważ zadawane są pytania, które zbierają wiele informacji.
• Oszczędzaj czas na raportach, prezentacjach, spotkaniach i (ponownym) informowaniu zespołu. Za pomocą zaledwie 7 pytań menedżerowie mogą podsumować i przekazać dowolny rodzaj problemu w sposób zrozumiały dla każdego.
• Jest to metoda łatwa w zastosowaniu, do jej wdrożenia nie jest wymagane żadne szkolenie.

Niedogodności:

• Nie jest to przydatna metoda, jeśli większość odpowiedzi na pytania nie jest znana.
• To jest narzędzie do syntezy; dlatego może zaistnieć konieczność dodania do analizy bardziej szczegółowych informacji.
• Czasami nie jest łatwo odpowiedzieć na pytania.