Kpi

W tym artykule wyjaśniono, czym są KPI i do czego służą. Znajdziesz więc charakterystykę dobrego KPI, sposób tworzenia KPI i przykłady KPI. Dodatkowo pokażemy Ci zalety i wady stosowania KPI w firmie.

Co to jest KPI?

KPI to miara ilościowa, która wskazuje postęp w kierunku celu, tzn. KPI to wartość liczbowa, która pokazuje, czy aktualna sytuacja firmy w danym obszarze jest bliska, czy daleka od celu.

Akronim KPI oznacza Key Performance Indicator , co w języku hiszpańskim oznacza Key Performance Indicator .

Na przykład jednym z najczęściej używanych wskaźników KPI w zarządzaniu przedsiębiorstwem jest przychód na klienta. Tak więc, jeśli firma generuje roczne przychody w wysokości 100 000 USD i ma 100 klientów, wartość KPI wynosi 1000 USD. Korzystając z tego KPI, firma może śledzić średni przychód na klienta w czasie.

Krótko mówiąc, wartość KPI jest bezpośrednio powiązana z celem, dlatego jest narzędziem służącym do analizy ewolucji przedsiębiorstwa w odniesieniu do tego celu i pomagającym w podejmowaniu decyzji w tym zakresie.

Należy pamiętać, że KPI można definiować ogólnie dla całej firmy lub bardziej szczegółowo dla zespołu lub nawet pojedynczej osoby. Dodatkowo można definiować KPI dla różnych obszarów organizacji: KPI dla działu sprzedaży, KPI dla działu finansowego, KPI dla działu logistyki itp.

Charakterystyka KPI

Aby KPI był dobry i użyteczny dla organizacji, musi posiadać następujące cechy:

• Osiągalny – cel powiązany z KPI musi być realistyczny, dlatego pracownicy muszą postrzegać go jako coś możliwego.
• Mierzalny – cel leżący u podstaw KPI powinien być wymierny.
• Istotny – KPI będzie przydatny tylko wtedy, gdy będzie istotny dla rozwoju biznesu.
• Okresowo – wartość KPI powinna być aktualizowana w określonych odstępach czasu.
• Precyzyjne : wartość mierzona za pomocą KPI musi być precyzyjna i reprezentatywna dla rzeczywistości.

Przykłady KPI

Teraz, gdy znamy już definicję KPI, spójrzmy na kilka przykładów KPI , aby w pełni zrozumieć tę koncepcję.

• Przykładowe finansowe KPI : wskaźnik płynności, zwrot z inwestycji (ROI), marża zysku netto (NPM).
• Przykładowe KPI sprzedaży : wielkość zakupów na klienta, koszt pozyskania klienta, zwroty na klienta.
• Przykładowe KPI logistyki : czas realizacji, liczba zamówień dostarczonych na czas, rotacja zapasów.
• Przykłady KPI produkcji : czas cyklu, wskaźnik wadliwych produktów, jednostki wyprodukowane w jednostce czasu.
• Przykładowe KPI marketingu cyfrowego : ruch na stronie internetowej, współczynnik klikalności (CTR), współczynnik konwersji (liczba sprzedaży podzielona przez liczbę wizyt).
• Przykładowe KPI HR : rotacja, satysfakcja pracowników, poziom absencji.

Jak zrobić KPI

Aby stworzyć przydatny KPI dla organizacji, zalecamy wykonanie następujących kroków:

1. Omów cele i intencje z interesariuszami: KPI są tak przydatne, jak użytkownicy je zgłaszają. Przed opracowaniem raportu KPI musisz zrozumieć, co starają się osiągnąć ludzie stojący za celem.
2. Zdefiniuj cele SMART: KPI muszą być powiązane z celami SMART (konkretnymi, mierzalnymi, osiągalnymi, realistycznymi i określonymi w czasie). KPI, które są niejasne, trudne do określenia i nierealistyczne, mają niewielką wartość lub nie mają jej wcale.
3. Formułuj KPI: każdy zdefiniowany KPI powinien być powiązany z celem biznesowym. Należy pamiętać, że do tworzenia wskaźnika KPI można używać formuł, tak aby wartość wskaźnika KPI była wynikiem operacji matematycznej.
4. Przejrzystość: wszyscy w organizacji muszą rozumieć KPI, aby móc na nich działać. Kiedy ludzie zrozumieją, jak pracować ze wskaźnikami KPI, będą mogli podejmować decyzje w oparciu o dane.
5. Wskaźniki KPI powinny być elastyczne — tworząc wskaźniki KPI, należy być przygotowanym na pojawienie się nowych problemów biznesowych i poświęcenie większej uwagi innym obszarom. Zatem w miarę ewolucji potrzeb biznesowych i klientów wskaźniki KPI muszą także dostosowywać się do celów organizacji.
6. Unikaj przeciążenia KPI: Business Intelligence zapewnił organizacjom dostęp do ogromnych ilości danych i interaktywnej wizualizacji danych, dzięki czemu łatwiej jest wszystko mierzyć. Jednakże KPI powinny być tworzone dla najważniejszych celów, pozwala to uniknąć przeciążenia KPI i pomaga pracownikom skoncentrować się na najistotniejszych wskaźnikach.

Rodzaje KPI

Rodzaje KPI to:

• Strategiczne KPI : Monitoruj ogólne cele organizacji. Menedżerowie zazwyczaj szukają jednego lub dwóch strategicznych wskaźników KPI, aby wiedzieć, jak organizacja radzi sobie w danym momencie. Na przykład: zwrot z inwestycji, przychody i udział w rynku.
• Operacyjne KPI – mierzą wydajność w krótszym czasie i skupiają się na procesach organizacyjnych i efektywności. Na przykład: sprzedaż według regionu, średnie miesięczne koszty transportu i koszt pozyskania (CPA).
• Funkcjonalne KPI – wiele kluczowych wskaźników wydajności jest powiązanych z konkretnymi funkcjami, takimi jak finanse czy IT. Podczas gdy dział IT może śledzić średni czas spędzany przez użytkownika na stronie internetowej lub średni czas pracy, finansowe wskaźniki KPI monitorują marżę zysku brutto lub zwrot z aktywów. W rzeczywistości ten typ KPI można również sklasyfikować jako strategiczny lub operacyjny.
• Wiodące lub opóźnione KPI – KPI mogą również być wiodącymi lub opóźnionymi. Wiodące KPI pomagają przewidywać wyniki, natomiast opóźnione KPI monitorują to, co już się wydarzyło. Organizacje stosują kombinację obu, aby mieć pewność, że śledzą to, co najważniejsze.

Zalety i wady wskaźników KPI

Korzyść:

• Pomaga pociągnąć pracowników do odpowiedzialności za swoje działania (lub ich brak).
• Może to zmotywować pracowników, którzy czują pozytywne wyzwania w dążeniu do swoich celów.
• Pozwala firmie mierzyć postęp w realizacji swoich celów.
• Pomaga podejmować decyzje oparte na danych.

Niedogodności:

• Aby KPI był naprawdę użyteczny, należy dążyć do konsekwentnego gromadzenia danych przez długie okresy czasu, aby móc zobaczyć, jak zmienia się KPI.
• Wymagają ciągłego monitorowania, dlatego trzeba w nie inwestować czas i wysiłek.
• Menedżerowie mogą błędnie skupiać się bardziej na KPI niż na szerszych strategiach.
• Mogą zniechęcić pracowników, jeśli cele KPI są nieracjonalne.