Matryca eisenhowera

W tym artykule wyjaśniono, czym jest Matryca Eisenhowera i do czego służy. W ten sposób dowiesz się z czego składa się każda ćwiartka macierzy Eisenhowera, jak zbudowana jest macierz Eisenhowera oraz przykład tego typu macierzy. Dodatkowo będziesz mógł zobaczyć jakie są zalety i wady Matrycy Eisenhowera.

Co to jest macierz Eisenhowera?

Matryca Eisenhowera to matryca, która pomaga uszeregować zadania na podstawie ich pilności i ważności. Dlatego Matryca Eisenhowera jest narzędziem służącym do efektywnego zarządzania Twoimi zadaniami.

Macierz Eisenhowera nazywana jest także pilną vs. ważną macierz lub skrzynkę Eisenhowera .

Często, gdy zarządzamy skomplikowanym projektem, mamy tak wiele zadań, że nie wiemy od czego zacząć i którym zadaniom nadać priorytet. Zatem Macierz Eisenhowera jest bardzo przydatna do określenia, które zadania są naprawdę ważne i pilne, które w związku z tym należy wykonać natychmiast, a które zadania można zaprzestać, ponieważ przynoszą bardzo małą wartość.

Matryca Eisenhowera została wynaleziona przez prezydenta Stanów Zjednoczonych Dwighta Eisenhowera, stąd jej nazwa. Jednak Matrycę Eisenhowera spopularyzował kilkadziesiąt lat później Stephen Covey w swojej książce 7 nawyków skutecznego działania .

Kwadranty macierzy Eisenhowera

Kwadranty macierzy Eisenhowera to:

• Kwadrant 1: pilne i ważne. To są zadania, którym musisz nadać priorytet.
• Kwadrant 2: niepilne i ważne. Są to działania nastawione na cele długoterminowe.
• Kwadrant 3: pilne i nieważne. Zaleca się delegowanie tych zadań.
• Kwadrant 4: ani pilne, ani ważne : Zadania te należy wyeliminować.

Kwadrant 1: pilne i ważne

Pilne i ważne zadania wymagają szybkiego działania. Działania te często mają widoczne terminy i konsekwencje w postaci opóźnień we wdrażaniu działań. W większości przypadków są to rzeczy zasugerowane przez źródło zewnętrzne lub rzeczy odłożone do momentu, w którym zbliżał się ostateczny termin. Tak czy inaczej, wymagają reakcji w trybie kryzysowym.

Na przykład:

• Musisz pokryć projekt dla chorego kolegi.
• Samochód zatrzymuje się na środku drogi.
• Występują nieszczelności i Twoja kuchnia jest zalana.
• Klient przychodzi do Ciebie z bardzo dużym problemem.
• Dostałeś nieoczekiwane zadanie w ostatniej chwili.

Zadania z ćwiartki 1 są nieuniknione. Nawet jeśli nigdy nie zwlekasz (co jest praktycznie niemożliwe), zawsze będzie coś poza twoją kontrolą. Problem pojawia się jednak, gdy skupiasz się na nieoczekiwanych lub pilnych zadaniach, wykluczając ważne dla Ciebie cele długoterminowe.

Kwadrant 2: niepilne i ważne

Zadania niepilne, ale ważne to te, które pomagają organizacji osiągnąć jej długoterminowe cele. Zwykle nie mają określonego terminu (ani nawet daty końcowej), dlatego łatwo jest je przełożyć na rzecz pilniejszych zadań.

Zadania te mają jednak znacznie większy wpływ na długoterminową skuteczność w osiąganiu celów przedsiębiorstwa i dlatego również wymagają realizacji.

Na przykład:

• Planowanie projektów krótko i długoterminowych.
• Zadania regularne lub konserwacyjne.
• Pracuj w sieciach zawodowych (networking) i relacjach osobistych.
• Zdobądź nową umiejętność, bądź na bieżąco z aktualnymi badaniami w dziedzinie związanej z Twoją pracą, uczestnicz w wydarzeniach edukacyjnych.
• Ćwiczenia fizyczne i rutynowe badania lekarskie.

Kwadrant 2 to idealne miejsce na osobiste zarządzanie czasem. Tutaj nie skupiasz się na problemach (jak w pierwszym kwadrancie), ale na możliwościach i rozwoju. Życie zgodnie z tą ćwiartką matrycy oznacza, że jesteś proaktywny i priorytetowo traktujesz działania, które zwiększają Twoje możliwości i energię oraz przyczyniają się do osiągnięcia znaczących celów.

Kwadrant 3: pilne i nieważne

Zadania pilne, ale nieważne, nazywane są „pracą zajętą”. Zadania te często opierają się na oczekiwaniach stawianych przez innych i nie przybliżają organizacji do jej długoterminowych celów.

Na przykład:

• Niepotrzebne przerwy ze strony współpracowników.
• Sprawdzaj swój telefon komórkowy lub pocztę e-mail za każdym razem, gdy dzwoni.
• Odpowiadaj na niektóre SMS-y, e-maile lub posty w mediach społecznościowych.
• Działaj na kuponach lub ofertach ograniczonych czasowo.
• Niektóre spotkania, podczas których nie wykorzystuje się czasu.

W ćwiartce 3 występuje prosty efekt pilności. Dążenie do realizacji zadań ze względu na terminy oznacza, że podejmujesz się zadań, które tak naprawdę nie mają sensu. Ponieważ zadania trzeciego kwadrantu są pilne, ale zwykle powiązane z priorytetami innej osoby, spędzanie zbyt dużej ilości czasu w tym kwadrancie może oznaczać, że robisz rzeczy, które powinieneś robić, a nie to, co chcesz robić.

Ostatecznie skupienie się na zadaniach trzeciego kwadrantu może sprawić, że poczujesz, że nie realizujesz swoich najważniejszych celów życiowych lub że nie masz kontroli nad swoim codziennym życiem. Dlatego powinieneś spróbować delegować jak najwięcej zadań w tym kwadrancie.

Kwadrant 4: ani pilne, ani ważne

Zadania, które nie są ani pilne, ani ważne, są czynnościami czasochłonnymi, które należy wyeliminować. Działania te nie przyczyniają się do realizacji celów, ale mogą zająć dużo czasu.

Na przykład:

• Oglądaj telewizję godzinami.
• Odświeżanie mediów społecznościowych bez zastanowienia.
• Działania polegające na unikaniu, takie jak sortowanie i porządkowanie e-maili, zamiast odpowiadania na nie.
• Nadmierne zakupy lub spędzanie zbyt dużej ilości czasu na surfowaniu po Internecie.
• Dostałeś nieoczekiwane zadanie w ostatniej chwili.

Kwadrant 4 to kwadrant nadmiaru i natychmiastowej satysfakcji, który ostatecznie pozostawia Cię niedosyt.

Wiadomo, że każdy z nas potrzebuje trochę wolnego czasu. Najważniejsze jest to, że zajęcia te zapewniają równowagę między czasem wolnym a obowiązkami zawodowymi. Cóż, jeśli nie jesteś tego świadomy, sposób, w jaki spędzasz wolny czas, może drenować Twoją energię, pasję i kreatywność.

Jak zrobić macierz Eisenhowera

Aby utworzyć macierz Eisenhowera, należy wykonać następujące kroki:

• Zrób listę rzeczy do zrobienia : Przede wszystkim musisz zrobić listę wszystkich zadań, które musisz jeszcze wykonać.
• Narysuj macierz Eisenhowera : Narysuj cztery ćwiartki macierzy Eisenhowera na arkuszu lub slajdzie. Zalecamy pomalowanie każdej ćwiartki innym kolorem, aby ułatwić rozróżnienie różnych rodzajów plam.
• Połącz każde zadanie z kwadrantem : dodaj każde zadanie z wcześniej napisanej listy do ćwiartki macierzy Eisenhowera, która odpowiada mu zgodnie z jego pilnością i ważnością.
• Przeanalizuj macierz Eisenhowera : Po skategoryzowaniu wszystkich zadań przeanalizuj każdą ćwiartkę i ogólnie macierz, aby określić, czy musisz podążać tą samą ścieżką, czy też, odwrotnie, czy musisz ponownie przemyśleć to, co robisz.
• Podejmij działanie : Zdecyduj, co musisz zrobić z zadaniami w każdym kwadrancie, w jakiej kolejności musisz je wykonać, i zacznij pracować nad osiągnięciem swoich celów.

Przykład macierzy Eisenhowera

Aby zakończyć przyswajanie tej koncepcji, poniżej przedstawiamy przykład macierzy Eisenhowera.

W tym przypadku przeanalizujemy macierz Eisenhowera dyrektora ds. produktu w firmie. Macierz Eisenhowera może być bardzo przydatna dla pracowników o dużej odpowiedzialności, ponieważ muszą wiedzieć, jak delegować zadania, aby skutecznie wykonywać swoją pracę.

Zalety i wady macierzy Eisenhowera

Korzyść:

• Jest to bardzo przydatne narzędzie do zarządzania wieloma czynnościami, gdyż pozwala łatwo zidentyfikować zadania, które należy oddelegować, a nawet wyeliminować.
• Dodatkowo ułatwia określenie, które zadania są najpilniejsze i najważniejsze i dlatego należy je wykonać w pierwszej kolejności.
• Poprawia także produktywność, unikając marnowania czasu na nieważne i niepilne zadania. Celem Matrycy Eisenhowera jest zapewnienie jakości zainwestowanego czasu.

Niedogodności:

• Sortowanie zadań na podstawie ich pilności i ważności nie jest tak proste, jak się wydaje, dlatego utworzenie Matrycy Eisenhowera może zająć trochę czasu.
• Tworzenie matrixa nie ma sensu, jeśli później nie podejmiesz odpowiednich działań. Po wypełnieniu matrycy należy podjąć decyzje w oparciu o wagę i pilność zadań.
• Jego wdrożenie jest trudne w dużych zespołach roboczych, ponieważ znaczenie i pilność każdego zadania może się różnić w zależności od osoby.