5w2h

Este artigo explica o que é a metodologia 5W2H e para que ela é utilizada. Você descobrirá, portanto, quais são as questões do método 5W2H, um exemplo de sua aplicação e quais são suas vantagens e desvantagens. Além disso, você poderá ver recomendações para aplicar corretamente este método e obter um melhor resultado.

O que é 5W2H?

5W2H é o nome de uma metodologia utilizada para analisar uma situação ou problema de forma abrangente e precisa.

A sigla 5W2H significa o que, por que, onde, quando, quem, como e quanto , que traduzido para o espanhol é o quê, por que, onde, quando, quem, como e quanto .

Também é frequentemente escrito 5W+2H .

O método 5W2H envolve fazer estas 7 perguntas para diagnosticar um problema. Assim, o modelo 5W2H auxilia na determinação da causa raiz do problema e na busca de sua solução.

A origem da metodologia 5W2H é japonesa, ela foi criada inicialmente para projetos de gestão de qualidade, como projetos Lean Six Sigma. Atualmente, o método 5W2H é utilizado para projetos comerciais de todos os tipos, pois é útil na solução de qualquer problema.

Metodologia 5W2H

As questões da metodologia 5W2H são:

• O que
• Por que
• Ouro
• Quando
• QUEM
• como
• Quanto

A seguir, cada uma das questões que devem ser feitas na metodologia 5W2H é explorada em profundidade.

O que

Responder a esta pergunta é o primeiro passo no processo 5W2H. Nesta questão, a pessoa ou equipe que aplica a metodologia 5W2H deve definir o problema ou objetivo.

A resposta à questão deverá, portanto, fornecer uma descrição geral do que a análise 5W2H está a tentar resolver. É importante que a descrição do problema seja clara e precisa, além disso, deve-se incluir o resultado que se deseja alcançar.

Porque porque)

O próximo passo neste processo é definir por que um problema está ocorrendo, ou seja, esta questão deve tentar identificar a causa raiz do problema.

Por outro lado, esta questão também pode ser útil para definir porque é necessário resolver o problema ou o motivo pelo qual esta análise é realizada. Explicar o motivo subjacente pode ajudar cada membro da equipe, por exemplo, a entender por que eles precisam realizar determinadas tarefas.

Ouro

Esta questão visa esclarecer onde ocorreu o problema ou onde é provável que surja uma solução. Por exemplo, se for um problema de máquina, quem realiza a análise 5W2H pode indicar em qual máquina o problema está ocorrendo. Além disso, se for um problema do cliente, você precisará determinar a localização exata do cliente e verificar se há outros problemas nesse site.

Ao utilizar o método 5W2H para atingir um objetivo, esta etapa pode incluir a localização de locais onde possam ocorrer ações para atingir esse objetivo. Por exemplo, se um projeto envolver múltiplas áreas ou departamentos, esta seção deverá especificar onde as tarefas e reuniões do projeto poderão ocorrer.

Quando quando)

O objetivo desta pergunta é estabelecer o cronograma dentro do qual uma equipe pode implementar uma resolução para seu problema ou concluir cada etapa para atingir seu objetivo.

Portanto, esta etapa pode incluir a criação de datas de entrega para cada etapa de um projeto. A criação de marcos e prazos durante esta fase ajuda a estabelecer a sequência necessária de ações e ajuda a identificar potenciais contingências durante as fases do projeto.

Quem quem)

Esta questão pode referir-se a vários aspectos diferentes de um problema ou projeto, tais como:

• Quem supervisiona todo o processo?
• Quem é afetado pelo projeto? Por exemplo, envolve funcionários internos ou fornecedores externos?
• Quem é afetado pelo problema?
• Quem trabalha em cada etapa do projeto?

Notavelmente, o líder da equipe pode atribuir tarefas aos membros da equipe durante este estágio para atribuir responsabilidades.

Como

Responder a esta pergunta em profundidade é uma grande ajuda para resolver um problema, implementar uma solução ou alcançar um objetivo.

Durante esta etapa, a equipe esclarece quais são todas as etapas necessárias e como devem ser realizadas, ou seja, quais métodos ou procedimentos devem ser implementados para atingir o objetivo.

Quanto

Esta é a fase em que a equipe estima o orçamento do projeto. Com todas as informações coletadas nas questões acima, a equipe ou responsável poderá determinar os custos de cada fase do seu projeto.

Ao utilizar a metodologia 5W2H para analisar um problema de produção, esta questão também pode se referir à quantidade de um produto.

Resumindo, nesta fase é definido o valor do projeto, seja o valor monetário, unidades defeituosas, número de reclamações de clientes, etc.

Exemplo 5W2H

Depois de vermos a teoria da metodologia 5W2H, veremos um exemplo de como aplicar este método para assimilar totalmente o conceito.

Exemplo de análise 5W2H para melhorar a produtividade de uma equipe de vendas:

• O que : Atualizar o sistema de software da equipe de vendas.
• Por quê : porque o software está desatualizado e não atende mais às necessidades do negócio.
• Onde : No departamento de vendas.
• Quando : No final do trimestre atual.
• Quem : O gerente de negócios e a equipe de TI colaboram no projeto.
• Como : Analise cinco produtos alternativos e determine qual deles melhor se adapta às necessidades atuais da empresa usando uma matriz de decisão .
• Quanto : O orçamento máximo para compra de software é de US$ 120.000.

Como você pode perceber, através da aplicação da metodologia 5W2H podemos realizar rapidamente uma análise do problema. Além disso, este procedimento fornece uma pista sobre como resolver o problema, nomeadamente graças à pergunta Como? (Como?). Resta agir de acordo com o plano estabelecido para finalizar a solução do problema.

Como usar o método 5W2H corretamente

Nesta seção mostramos algumas dicas para obter um melhor resultado na aplicação do método 5W2H.

• Mantenha sempre o foco na causa raiz do problema, não nos possíveis efeitos que eles causaram. Ou seja, tente criar soluções definitivas e não paliativas. Dessa forma, o problema não ocorrerá novamente no futuro.
• As soluções implementadas através do método 5W2H devem ser tão objetivas quanto possível. Além disso, deve-se ter cuidado para garantir que as soluções não apresentem efeitos colaterais que possam exigir medidas adicionais para removê-las.
• Nunca se contente com a primeira boa ideia, mas sim proponha diversas abordagens para as diferentes situações analisadas. Isto aumentará o número de soluções e, portanto, a qualidade da solução escolhida.
• A ordem em que as perguntas 5W2H são respondidas é flexível, então você pode seguir a ordem que preferir. Se a equipe não conseguir obter uma resposta clara a uma pergunta, poderá ignorá-la e passar para a próxima. À medida que você avança no processo, as outras respostas geralmente ficam mais claras.

Vantagens e desvantagens do 5W2H

Vantagem:

• A metodologia 5W2H pode ser utilizada em qualquer situação, processo ou problema.
• Leva em consideração todos os aspectos do problema, pois são feitas perguntas que coletam muitas informações.
• Economize tempo em relatórios, apresentações, reuniões e (re)informando a equipe. Com apenas 7 perguntas, os gestores podem resumir e comunicar qualquer tipo de assunto de uma forma que todos possam entender.
• É um método fácil de aplicar, não é necessário treinamento para implementá-lo.

Desvantagens:

• Este não é um método útil se a maioria das respostas às perguntas não for conhecida.
• Esta é uma ferramenta de síntese; portanto, pode ser necessário adicionar informações mais detalhadas à análise.
• Às vezes não é fácil responder perguntas.