Kpis

Este artigo explica o que são KPIs e para que são usados. Assim, você encontrará as características de um bom KPI, como um KPI é criado e exemplos de KPIs. Além disso, mostramos as vantagens e desvantagens de utilizar KPIs em uma empresa.

O que é um KPI?

Um KPI é uma medida quantitativa que indica o progresso em direção a uma meta, ou seja, um KPI é um valor numérico que mostra se a situação atual da empresa em uma área está próxima ou distante da meta.

A sigla KPI significa Key Performance Indicator , que em espanhol significa Key Performance Indicator .

Por exemplo, um dos KPIs mais utilizados na gestão empresarial é a receita por cliente. Portanto, se uma empresa gera US$ 100.000 em receita anual e tem 100 clientes, o valor do KPI é de US$ 1.000. Usando esse KPI, a empresa pode acompanhar a receita média por cliente ao longo do tempo.

Resumindo, o valor de um KPI está diretamente ligado a um objetivo e, portanto, é uma ferramenta que serve para analisar a evolução da empresa em relação a esse objetivo e ajuda a tomar decisões neste sentido.

Lembre-se de que os KPIs podem ser definidos de forma geral para toda a empresa ou mais específicos para uma equipe ou mesmo um indivíduo. Além disso, podem ser definidos KPIs para diferentes áreas da organização: KPIs para o departamento de vendas, KPIs para o departamento financeiro, KPIs para o departamento de logística, etc.

Características de um KPI

Para que um KPI seja bom e útil para a organização, ele deve ter as seguintes características:

• Alcançável – A meta vinculada ao KPI deve ser realista, portanto os trabalhadores devem ver a meta como algo possível.
• Mensurável – O objetivo por trás do KPI deve ser quantificável.
• Relevante – Um KPI só será útil se for importante para o desenvolvimento do negócio.
• Periódico – O valor do KPI deve ser atualizado em intervalos de tempo especificados.
• Preciso : o valor medido pelo KPI deve ser preciso e representativo da realidade.

Exemplos de KPIs

Agora que conhecemos a definição de KPI, vamos dar uma olhada em vários exemplos de KPI para compreender totalmente o conceito.

• Exemplos de KPIs financeiros : índice de liquidez, Retorno sobre o Investimento (ROI), Margem de Lucro Líquido (NPM).
• Exemplos de KPIs de vendas : volume de compras por cliente, custo de aquisição de clientes, devoluções por cliente.
• Exemplos de KPIs logísticos : lead time, número de pedidos entregues no prazo, rotação de estoque.
• Exemplos de KPIs de produção : tempo de ciclo, proporção de produtos defeituosos, unidades produzidas por unidade de tempo.
• Exemplos de KPIs de marketing digital : tráfego de páginas web, taxa de cliques (CTR), taxa de conversão (número de vendas dividido pelo número de visitas).
• Exemplos de KPIs de RH : taxa de rotatividade, satisfação dos funcionários, taxa de absenteísmo.

Como fazer um KPI

Para criar um KPI útil para a organização, recomendamos seguir os seguintes passos:

1. Discuta objetivos e intenções com as partes interessadas: os KPIs são tão úteis quanto os usuários os relatam. Antes de desenvolver um relatório de KPI, você precisa entender o que as pessoas por trás da meta estão tentando alcançar.
2. Defina objetivos SMART: os KPIs devem estar vinculados a objetivos SMART (específicos, mensuráveis, alcançáveis, realistas e com prazo determinado). KPIs vagos, difíceis de determinar e irrealistas têm pouco ou nenhum valor.
3. Formule KPIs: Cada KPI definido deve estar associado a um objetivo de negócios. Observe que você pode usar fórmulas para criar um KPI, de forma que o valor do KPI seja o resultado de uma operação matemática.
4. Clareza: todos na organização precisam entender os KPIs para que possam agir de acordo com eles. Quando as pessoas entendem como trabalhar com KPIs, elas podem tomar decisões baseadas em dados.
5. Os KPIs devem ser adaptáveis – Ao criar KPIs, você precisa estar preparado para o surgimento de novos problemas de negócios e para que mais atenção seja dada a outras áreas. Assim, à medida que as necessidades dos negócios e dos clientes evoluem, os KPIs também devem se adaptar aos objetivos da organização.
6. Evite sobrecarga de KPI: o Business Intelligence deu às organizações acesso a grandes quantidades de dados e visualização interativa de dados, facilitando a medição de tudo. No entanto, os KPIs devem ser criados para os objetivos mais importantes, o que evita a sobrecarga dos KPIs e ajuda a equipe a se concentrar nas métricas mais relevantes.

Tipos de KPIs

Os tipos de KPIs são:

• KPIs Estratégicos : Monitore os objetivos gerais da organização. Os executivos normalmente procuram um ou dois KPIs estratégicos para saber como está o desempenho da organização em um determinado momento. Por exemplo: retorno do investimento, receita e participação de mercado.
• KPIs operacionais – medem o desempenho durante um período de tempo mais curto e concentram-se nos processos organizacionais e na eficiência. Por exemplo: vendas por região, custos médios mensais de transporte e custo por aquisição (CPA).
• KPIs funcionais – Muitos indicadores-chave de desempenho estão vinculados a funções específicas, como finanças ou TI. Embora a TI possa monitorar o tempo médio que um usuário passa na página da web ou o tempo médio de atividade, os KPIs financeiros monitoram a margem de lucro bruto ou o retorno sobre os ativos. Na verdade, este tipo de KPI também pode ser classificado como estratégico ou operacional.
• KPIs líderes ou atrasados – os KPIs também podem ser líderes ou atrasados. Os KPIs principais ajudam a prever os resultados, enquanto os KPIs atrasados monitoram o que já aconteceu. As organizações usam uma combinação de ambos para garantir que estão monitorando o que é mais importante.

Vantagens e desvantagens dos KPIs

Vantagem:

• Ajuda a responsabilizar os funcionários por suas ações (ou pela falta delas).
• Isso pode motivar os funcionários que se sentem positivamente desafiados a atingir seus objetivos.
• Ele permite que uma empresa meça o progresso em direção aos seus objetivos.
• Ajuda a tomar decisões baseadas em dados.

Desvantagens:

• Para que um KPI seja realmente útil, você precisa estar comprometido em coletar dados de forma consistente durante longos períodos de tempo, para poder ver como o KPI está mudando.
• Eles exigem monitoramento contínuo e, portanto, você precisa investir tempo e esforço neles.
• Os gestores podem, erroneamente, concentrar-se mais nos KPIs do que em estratégias mais amplas.
• Eles podem desencorajar os funcionários se as metas de KPI não forem razoáveis.