Lista de controle

Este artigo explica o que é uma lista de verificação (ou checklist) e para que serve. Você também descobrirá como é criada uma lista de verificação, exemplos e quais são os diferentes tipos de listas de verificação. Além disso, você poderá ver quais benefícios o uso de uma lista de verificação oferece.

O que é uma lista de verificação (ou checklist)?

Uma lista de verificação (ou lista de verificação) é uma lista que lista todas as tarefas que precisam ser concluídas. Portanto, um checklist é uma planilha utilizada para verificar se uma série de processos ou etapas foram seguidas.

O funcionamento de um checklist ou checklist é simples: o operador deve marcar as tarefas à medida que as conclui. Portanto, se você tiver feito o processo corretamente, todas as tarefas do checklist serão marcadas assim que terminar.

Em algumas listas de verificação, a ordem em que as tarefas são executadas também é importante, portanto, não apenas todas as etapas devem ser concluídas, mas também devem ser concluídas na ordem correta. A seguir veremos quais são os diferentes tipos de checklists.

As listas de verificação são frequentemente usadas em tarefas repetitivas onde é fácil esquecer de realizar uma etapa do processo. No entanto, se o operador seguir a lista de tarefas e marcar, isso garantirá que todas as etapas sejam concluídas.

Vale ressaltar que o checklist recebe muitos nomes diferentes como checklist , checklist , check sheet ou check sheet .

Como fazer uma lista de verificação

As etapas para criar uma lista de verificação são as seguintes:

1. Registre todas as tarefas : A lista de verificação deve conter todas as etapas ou processos que precisam ser concluídos.
2. Classificar tarefas – As tarefas listadas na etapa anterior devem ser organizadas em uma ordem, seja pela urgência ou porque as etapas precisam ser concluídas em uma determinada ordem para que o resultado final seja adequado.
3. Detalhe os subelementos : se necessário, devem ser especificadas as tarefas que devem ser realizadas para completar cada etapa do checklist.
4. Adicionar Marcas – Ao lado de cada item da lista, deve ser adicionada uma caixa vazia ou algo semelhante para que o operador possa marcar a tarefa assim que ela for concluída.
5. Verifique se todas as tarefas estão lá : por fim, você deve verificar se não esqueceu nenhum item da lista e se a ordem deles está correta. Porque se o checklist estiver errado, o operador também realizará seu trabalho de forma errada.

Exemplo de lista de verificação

Depois de vermos a definição de checklist e como ela é feita, veremos um exemplo de checklist para finalizar a compreensão do conceito.

Por exemplo, a lista de verificação a seguir contém todas as tarefas que o gerente de recursos humanos encarregado de integrar um novo trabalhador a uma empresa deve realizar. Portanto, o supervisor deve seguir todas as etapas do exemplo de lista de verificação para integrar com sucesso um novo trabalhador.

Tipos de listas de verificação

Os tipos de lista de verificação são:

• Lista de verificação de procedimentos padrão : Cada item da lista de verificação é uma etapa do processo. Mais ou menos detalhes sobre cada etapa podem ser fornecidos dependendo do conhecimento e experiência do operador no processo.
• Checklist para coordenação de projetos : A lista especifica as tarefas que cada membro da equipe deve realizar.
• Lista de verificação de solução de problemas : A lista de verificação é usada para diagnosticar que tipo de problema é e para resolver o problema, para que o operador possa resolvê-lo rapidamente.
• Checklist para aumentar a objetividade : A lista lista uma série de elementos que ajudam a tomar decisões de forma objetiva, sem serem influenciadas pelas emoções.
• Lista de verificação de tarefas pendentes : a lista inclui todas as tarefas pendentes que ainda precisam ser concluídas. O objetivo desse tipo de checklist é não deixar nenhuma tarefa inacabada.
• Checklist : Todos os aspectos que um processo, máquina ou local deve atender são adicionados à lista. Portanto, esse tipo de checklist é utilizado para verificar se algo atende a todos os requisitos especificados.

Qual deve ser a aparência de uma lista de verificação?

Uma lista de verificação deve ter as seguintes características:

• Uma lista de verificação deve ser o mais simples possível, assim o trabalho fica mais fácil.
• Agrupar vários itens que podem ser feitos ao mesmo tempo ou no mesmo local geralmente melhora a eficiência.
• Em geral, uma lista de verificação não deve ser muito detalhada, mas simplesmente descrever cada passo.
• Quando a ordem das tarefas for importante, as etapas devem ser organizadas de acordo com a ordem de conclusão.
• No caso de uma avaria, deve ser fácil saber qual o próximo item da lista a fazer para reduzir o risco de perder um passo ou de o fazer duas vezes.
• Uma lista de verificação deve poder ser usada confortavelmente no local de trabalho, o operador não deve fazer nenhum esforço para lê-la ou protegê-la do meio ambiente.
• Lembre-se de que algumas listas de verificação devem ser assinadas e mantidas como prova, enquanto outras devem ser reutilizáveis.
• Adicionar uma caixa vazia na frente de cada item da lista para que o operador possa marcar as tarefas concluídas facilita o acompanhamento eficiente do procedimento.
• Se forem necessárias instruções, elas deverão ser incluídas. Caso contrário, devem ser ignorados, pois distrairiam a atenção do usuário.
• Quando são utilizadas múltiplas listas de verificação, devido à complexidade da tarefa ou à necessidade de múltiplas pessoas realizarem verificações em locais diferentes, é possível utilizar uma lista de verificação mestre que indica a conformidade de cada controle subordinado da lista de verificação.

Benefícios de uma lista de verificação

Os benefícios de usar uma lista de verificação incluem:

• Aumenta a produtividade porque os operadores podem concluir processos mais rapidamente e com menos erros.
• Melhora a ordem e a organização.
• Promove a delegação de tarefas porque é mais fácil realizar os processos corretamente, o que dá mais confiança para delegar.
• Isso aumenta a motivação dos usuários, pois ao completar cada tarefa, o cérebro a percebe como uma pequena conquista e, portanto, lhes dá satisfação.