Matriz de eisenhower

Este artigo explica o que é a Matriz de Eisenhower e para que ela é usada. Assim, você descobrirá em que consiste cada quadrante da matriz de Eisenhower, como é feita a matriz de Eisenhower e um exemplo desse tipo de matriz. Além disso, você poderá ver quais são as vantagens e desvantagens da Matriz de Eisenhower.

O que é a Matriz de Eisenhower?

A Matriz de Eisenhower é uma matriz que ajuda a classificar as tarefas com base em sua urgência e importância. Portanto, a Matriz de Eisenhower é uma ferramenta utilizada para gerenciar suas tarefas de forma eficaz.

A matriz de Eisenhower também é chamada de matriz urgente vs. matriz importante ou caixa de Eisenhower .

Muitas vezes, quando gerenciamos um projeto complicado, temos tantas tarefas que não sabemos por onde começar ou quais tarefas priorizar. Então, a Matriz de Eisenhower é muito útil para determinar quais tarefas são realmente importantes e urgentes, que portanto precisam ser feitas imediatamente, e quais tarefas você pode deixar de fazer porque agregam muito pouco valor.

A Matriz de Eisenhower foi inventada pelo presidente dos Estados Unidos, Dwight Eisenhower, daí o seu nome. No entanto, a Matriz de Eisenhower foi popularizada décadas depois por Stephen Covey com seu livro Os 7 Hábitos das Pessoas Altamente Eficazes .

Quadrantes da Matriz de Eisenhower

Os quadrantes da matriz de Eisenhower são:

• Quadrante 1: urgente e importante. Estas são as tarefas que você precisa priorizar.
• Quadrante 2: não urgente e importante. São atividades focadas em objetivos de longo prazo.
• Quadrante 3: urgente e sem importância. Recomenda-se delegar essas tarefas.
• Quadrante 4: nem urgente nem importante : Estas tarefas devem ser eliminadas.

Quadrante 1: urgente e importante

Tarefas urgentes e importantes exigem que você aja rapidamente. Estas atividades têm frequentemente prazos e consequências visíveis em termos de atrasos na implementação de medidas. Na maioria dos casos, são coisas sugeridas por uma fonte externa ou que foram adiadas a ponto de se aproximar do prazo. De qualquer forma, eles exigem uma resposta em modo de crise.

Por exemplo:

• Você tem que cobrir um projeto para um colega doente.
• O carro para no meio da estrada.
• Há vazamentos e sua cozinha está inundada.
• Um cliente chega até você com um problema muito grande.
• Você recebeu uma tarefa inesperada de última hora.

As tarefas do quadrante 1 são inevitáveis. Mesmo que você nunca procrastine (o que é praticamente impossível), sempre haverá algo fora do seu controle. No entanto, o problema surge quando você se concentra nas tarefas inesperadas ou urgentes, excluindo as metas de longo prazo que são importantes para você.

Quadrante 2: não urgente e importante

Tarefas não urgentes, mas importantes, são aquelas que ajudam a organização a atingir seus objetivos de longo prazo. Geralmente não têm prazo (ou mesmo data de término), por isso é fácil adiá-los em favor de tarefas mais urgentes.

No entanto, estas tarefas têm um efeito muito maior na eficácia a longo prazo na consecução dos objectivos da empresa e, portanto, também precisam de ser executadas.

Por exemplo:

• Planejamento de projetos de curto e longo prazo.
• Tarefas regulares ou de manutenção.
• Trabalhar em redes profissionais (networking) e relacionamentos pessoais.
• Aprenda uma nova habilidade, mantenha-se atualizado com as pesquisas atuais na área relacionada ao seu trabalho, participe de eventos educacionais.
• Exercício físico e exames médicos de rotina.

O quadrante 2 é o ponto ideal para o gerenciamento do tempo pessoal. É aqui que você se concentra não nos problemas (como no primeiro quadrante), mas nas oportunidades e no crescimento. Viver neste quadrante da matriz significa que você é proativo e prioriza atividades que aumentam suas habilidades e energia e contribuem para alcançar objetivos significativos.

Quadrante 3: urgente e sem importância

Tarefas urgentes, mas não importantes, são chamadas de “trabalho intenso”. Estas tarefas baseiam-se frequentemente em expectativas estabelecidas por outros e não aproximam a organização dos seus objectivos a longo prazo.

Por exemplo:

• Interrupções desnecessárias de colegas.
• Verifique seu celular ou e-mail sempre que ele tocar.
• Responda a alguns textos, e-mails ou postagens em mídias sociais.
• Aja com base em cupons ou ofertas por tempo limitado.
• Algumas reuniões em que o tempo não é aproveitado.

O quadrante 3 é onde se encontra o efeito de urgência simples. A motivação para concluir tarefas devido a prazos significa que você assume tarefas que realmente não fazem sentido. Como as tarefas do terceiro quadrante são urgentes, mas geralmente estão vinculadas às prioridades de outra pessoa, passar muito tempo neste quadrante pode significar que você está fazendo coisas que deveria fazer, em vez do que gostaria de fazer.

Em última análise, concentrar-se nas tarefas do terceiro quadrante pode fazer com que você sinta que não está cumprindo seus objetivos de vida mais importantes ou que não tem controle sobre sua vida diária. É por isso que você deve tentar delegar o máximo de tarefas possível neste quadrante.

Quadrante 4: nem urgente nem importante

Tarefas que não são urgentes nem importantes são atividades demoradas que devem ser eliminadas. Essas atividades não contribuem para o avanço das metas, mas podem acabar absorvendo muito tempo.

Por exemplo:

• Assista TV por horas.
• Atualizando as mídias sociais sem pensar.
• Atividades de prevenção, como classificar e organizar e-mails em vez de respondê-los.
• Fazer compras excessivas ou passar muito tempo navegando na Internet.
• Você recebeu uma tarefa inesperada de última hora.

O quadrante 4 é o quadrante do excesso e da gratificação instantânea que acaba deixando você insatisfeito.

Obviamente, todos nós precisamos de algum tempo livre. O resultado final é que essas atividades proporcionam um equilíbrio entre o lazer e as responsabilidades profissionais. Bem, se você não está ciente disso, a maneira como você gasta seu tempo livre pode esgotar sua energia, paixão e criatividade.

Como fazer uma matriz de Eisenhower

Para criar uma matriz de Eisenhower, você deve seguir os seguintes passos:

• Faça uma lista de tarefas : Antes de mais nada, você precisa fazer uma lista de todas as tarefas que ainda precisa realizar.
• Desenhe a Matriz de Eisenhower : Desenhe os quatro quadrantes da Matriz de Eisenhower em uma folha ou slide. Recomendamos pintar cada quadrante com uma cor diferente para ajudá-lo a distinguir entre os diferentes tipos de manchas.
• Vincule cada tarefa a um quadrante : adicione cada uma das tarefas da lista que você escreveu anteriormente ao quadrante da matriz de Eisenhower que lhe corresponde de acordo com sua urgência e importância.
• Analise a Matriz de Eisenhower : Depois de categorizar todas as tarefas, analise cada quadrante e a matriz em geral para determinar se precisa seguir o mesmo caminho ou, inversamente, se precisa repensar o que está fazendo.
• Aja : decida o que você precisa fazer com as tarefas em cada quadrante, em que ordem você precisa concluí-las e comece a trabalhar em direção aos seus objetivos.

Exemplo de Matriz de Eisenhower

Para finalizar a assimilação do conceito, deixamos abaixo um exemplo de matriz de Eisenhower.

Neste caso, analisaremos a matriz Eisenhower do Diretor de Produtos de uma empresa. A Matriz de Eisenhower pode ser muito útil para trabalhadores com altas responsabilidades, pois eles precisam saber delegar tarefas para concluir seus trabalhos de forma eficaz.

Vantagens e desvantagens da matriz de Eisenhower

Vantagem:

• É uma ferramenta muito útil para gerir muitas atividades, pois permite identificar facilmente as tarefas que precisa de delegar ou mesmo eliminar.
• Além disso, torna mais fácil determinar quais tarefas são mais urgentes e importantes e, portanto, precisam ser realizadas primeiro.
• Também melhora a produtividade, evitando perder tempo com tarefas sem importância e não urgentes. O objetivo da Matriz de Eisenhower é garantir que o tempo investido seja de qualidade.

Desvantagens:

• Classificar tarefas com base em sua urgência e importância não é tão simples quanto parece, portanto a criação da Matriz de Eisenhower pode levar algum tempo.
• Não adianta criar a matriz se você não agir de acordo depois. Após o preenchimento da matriz, as decisões devem ser tomadas com base na importância e urgência das tarefas.
• A sua implementação é difícil em grandes equipas de trabalho, pois a importância e urgência de cada tarefa pode variar dependendo da pessoa.