5w2h

В этой статье объясняется, что такое методология 5W2H и для чего она используется. Таким образом, вы узнаете, в чем заключаются вопросы метода 5W2H, пример его применения и каковы его преимущества и недостатки. Кроме того, вы сможете увидеть рекомендации по правильному применению этого метода и получению лучшего результата.

Что такое 5W2H?

5W2H — название методологии, используемой для комплексного и точного анализа ситуации или проблемы.

Аббревиатура 5W2H означает «что, почему, где, когда, кто, как и сколько », что в переводе на испанский означает «что, почему, где, когда, кто, как и сколько» .

Также часто пишут 5W+2H .

Метод 5W2H предполагает задание этих 7 вопросов для диагностики проблемы. Таким образом, модель 5W2H помогает определить первопричину проблемы и найти ее решение.

Происхождение методологии 5W2H — японское, изначально она создавалась для проектов управления качеством, таких как проекты Lean Six Sigma. В настоящее время метод 5W2H используется для коммерческих проектов всех видов, так как он полезен при решении любых задач.

Методика 5W2H

Вопросы методологии 5W2H :

• Что
• Почему
• Золото
• Когда
• ВОЗ
• как
• Сколько

Далее подробно исследуется каждый из вопросов, которые необходимо задать в методологии 5W2H.

Что

Ответ на этот вопрос — первый шаг в процессе 5W2H. В этом вопросе человек или команда, применяющие методологию 5W2H, должны определить проблему или цель.

Таким образом, ответ на вопрос должен дать общее описание того, что пытается решить анализ 5W2H. Важно, чтобы описание проблемы было ясным и точным, кроме того, вы должны указать результат, которого хотите достичь.

Почему, почему)

Следующим шагом в этом процессе является определение причины возникновения проблемы, т. е. этот вопрос должен попытаться выявить основную причину проблемы.

С другой стороны, этот вопрос также может быть полезен для определения того, почему необходимо решить проблему или причину, по которой проводится этот анализ. Объяснение основной причины может помочь каждому члену команды, например, понять, почему ему необходимо выполнять определенные задачи.

Золото

Целью этого вопроса является выяснить, где возникла проблема или где может появиться решение. Например, если это проблема машины, человек, выполняющий анализ 5W2H, может указать, на какой машине она возникает. Кроме того, если это проблема клиента, вам необходимо определить точное местоположение клиента и проверить наличие других проблем на этом сайте.

При использовании метода 5W2H для достижения цели этот шаг может включать определение мест, где можно предпринять действия для достижения этой цели. Например, если проект включает в себя несколько областей или отделов, в этом разделе должно быть указано, где могут проходить задачи проекта и встречи.

Когда когда)

Цель этого вопроса — установить сроки, в течение которых команда может реализовать решение своей проблемы или завершить каждый шаг для достижения своей цели.

Таким образом, этот шаг может включать в себя создание дат сдачи для каждого этапа проекта. Определение контрольных точек и сроков на этом этапе помогает установить необходимую последовательность действий и помогает выявить потенциальные непредвиденные обстоятельства на этапах проекта.

Кто, кто)

Этот вопрос может относиться к нескольким различным аспектам проблемы или проекта, например:

• Кто контролирует весь процесс?
• Кого затронет проект? Например, участвуют ли в нем внутренние сотрудники или внешние поставщики?
• Кого затрагивает проблема?
• Кто работает на каждом этапе проекта?

Примечательно, что руководитель группы может назначать задачи членам команды во время этой стажировки, чтобы распределить обязанности.

Как

Подробный ответ на этот вопрос очень поможет в решении проблемы, реализации решения или достижении цели.

На этом этапе команда уточняет, что представляют собой все необходимые шаги и как их следует выполнять, т.е. какие методы или процедуры следует реализовать для достижения цели.

Сколько

На этом этапе команда оценивает бюджет проекта. Имея всю информацию, собранную в ответах на приведенные выше вопросы, команда или ответственное лицо смогут определить затраты на каждый этап вашего проекта.

При использовании методологии 5W2H для анализа производственной проблемы этот вопрос также может относиться к количеству продукта.

Короче говоря, на этом этапе определяется сумма проекта, будь то денежная сумма, бракованные единицы, количество жалоб клиентов и т. д.

Пример 5W2H

Как только мы ознакомимся с теорией методологии 5W2H, мы увидим пример того, как применять этот метод для полного усвоения концепции.

Пример анализа 5W2H для повышения продуктивности отдела продаж:

• Что : Обновить систему программного обеспечения отдела продаж.
• Почему : Потому что программное обеспечение устарело и больше не отвечает потребностям бизнеса.
• Где : В отделе продаж.
• Когда : В конце текущего квартала.
• Кто : над проектом сотрудничают бизнес-менеджер и ИТ-персонал.
• Как : Проанализировать пять альтернативных продуктов и определить, какой из них лучше всего соответствует текущим потребностям компании, используя матрицу решений .
• Сколько : максимальный бюджет на приобретение программного обеспечения составляет 120 000 долларов США.

Как видите, благодаря применению методологии 5W2H мы можем быстро провести анализ проблемы. Кроме того, эта процедура дает подсказку о том, как решить проблему, в частности благодаря вопросу «Как?» (Как?). Остается только действовать по установленному плану, чтобы довести решение проблемы до конца.

Как правильно использовать метод 5W2H

В этом разделе мы покажем вам несколько советов, как добиться лучшего результата при применении метода 5W2H.

• Всегда сосредотачивайтесь на первопричине проблемы, а не на возможных последствиях, которые она вызвала. Другими словами, постарайтесь найти окончательные решения, а не паллиативные. Таким образом, проблема не повторится в будущем.
• Решения, реализуемые методом 5W2H, должны быть максимально объективными. Кроме того, следует позаботиться о том, чтобы растворы не имели побочных эффектов, для устранения которых могут потребоваться дополнительные меры.
• Никогда не останавливайтесь на первой хорошей идее, а предлагайте несколько подходов к различным анализируемым ситуациям. Это увеличит количество решений и, следовательно, качество выбранного решения.
• Порядок ответов на вопросы 5W2H является гибким, поэтому вы можете следовать любому порядку, который захотите. Если команда не может получить четкий ответ на вопрос, они могут пропустить его и перейти к следующему. По мере продвижения по этому процессу другие ответы часто становятся более ясными.

Преимущества и недостатки 5W2H

Преимущество:

• Методику 5W2H можно использовать в любой ситуации, процессе или проблеме.
• Здесь учитываются все аспекты проблемы, поскольку задаются вопросы, собирающие много информации.
• Экономьте время на отчетах, презентациях, встречах и (повторном) информировании команды. Всего задав 7 вопросов, менеджеры могут подвести итоги и сообщить о проблеме любого типа так, чтобы каждый мог ее понять.
• Это простой в применении метод, для его применения не требуется никакого обучения.

Недостатки:

• Это бесполезный метод, если большая часть ответов на вопросы неизвестна.
• Это инструмент синтеза; поэтому может возникнуть необходимость добавить в анализ более подробную информацию.
• Иногда нелегко отвечать на вопросы.