Матрица эйзенхауэра

В этой статье объясняется, что такое матрица Эйзенхауэра и для чего она используется. Таким образом, вы узнаете, из чего состоит каждый квадрант матрицы Эйзенхауэра, как составляется матрица Эйзенхауэра и пример матрицы такого типа. Кроме того, вы сможете увидеть преимущества и недостатки матрицы Эйзенхауэра.

Что такое Матрица Эйзенхауэра?

Матрица Эйзенхауэра — это матрица, которая помогает ранжировать задачи в зависимости от их срочности и важности. Таким образом, Матрица Эйзенхауэра — это инструмент, используемый для эффективного управления вашими задачами.

Матрицу Эйзенхауэра еще называют срочным vs. важная матрица или ящик Эйзенхауэра .

Часто, когда мы управляем сложным проектом, у нас так много задач, что мы не знаем, с чего начать и какие задачи расставить по приоритетам. Итак, Матрица Эйзенхауэра очень полезна для определения того, какие задачи действительно важны и срочны, какие поэтому необходимо выполнить немедленно, а какие задачи можно прекратить выполнять, поскольку они несут очень небольшую ценность.

Матрица Эйзенхауэра была изобретена президентом США Дуайтом Эйзенхауэром, отсюда и ее название. Однако десятилетия спустя матрица Эйзенхауэра была популяризирована Стивеном Кови в его книге «7 навыков высокоэффективных людей» .

Квадранты матрицы Эйзенхауэра

Квадранты матрицы Эйзенхауэра :

• Квадрант 1: срочное и важное. Это задачи, которые вам необходимо расставить по приоритетам.
• Квадрант 2: несрочные и важные. Это деятельность, ориентированная на долгосрочные цели.
• Квадрант 3: срочное и неважное. Рекомендуется делегировать эти задачи.
• Квадрант 4: ни срочные, ни важные : эти задачи следует исключить.

Квадрант 1: срочное и важное

Срочные и важные задачи требуют от вас действовать быстро. Эта деятельность часто имеет видимые сроки и последствия в виде задержек в реализации мер. В большинстве случаев это дела, которые были предложены внешним источником или дела, которые были отложены до момента приближения дедлайна. В любом случае, они требуют реагирования в кризисном режиме.

Например:

• Вам нужно прикрыть проект больного коллеги.
• Машина останавливается посреди дороги.
• Произошли протечки, и ваша кухня затоплена.
• К вам приходит клиент с очень большой проблемой.
• Вам дали неожиданное задание в последнюю минуту.

Задачи квадранта 1 неизбежны. Даже если вы никогда не будете откладывать дела на потом (что практически невозможно), всегда будет что-то, что находится вне вашего контроля. Однако проблема возникает, когда вы сосредотачиваетесь на неожиданных или срочных задачах, исключая важные для вас долгосрочные цели.

Квадрант 2: несрочное и важное

Несрочные, но важные задачи – это те, которые помогают организации достичь ее долгосрочных целей. У них обычно нет дедлайна (или даже даты окончания), поэтому их легко отложить в пользу более срочных задач.

Однако эти задачи оказывают гораздо большее влияние на долгосрочную эффективность достижения целей компании и поэтому их тоже необходимо выполнять.

Например:

• Краткосрочное и долгосрочное планирование проекта.
• Регулярные задачи или задачи по техническому обслуживанию.
• Работа над профессиональными сетями (нетворкингом) и личными отношениями.
• Приобретайте новые навыки, будьте в курсе текущих исследований в области, связанной с вашей работой, посещайте образовательные мероприятия.
• Физические упражнения и регулярные медицинские осмотры.

Квадрант 2 — это золотая середина для личного тайм-менеджмента. Здесь вы сосредотачиваетесь не на проблемах (как в первом квадранте), а на возможностях и росте. Жизнь в этом квадранте матрицы означает, что вы проявляете инициативу и отдаете предпочтение деятельности, которая увеличивает ваши способности и энергию и способствует достижению значимых целей.

Квадрант 3: срочное и неважное.

Задачи, которые являются срочными, но не важными, называются «напряженной работой». Эти задачи часто основаны на ожиданиях других и не приближают организацию к ее долгосрочным целям.

Например:

• Ненужные перерывы со стороны коллег.
• Проверяйте свой мобильный телефон или электронную почту каждый раз, когда он звонит.
• Отвечайте на некоторые текстовые сообщения, электронные письма или сообщения в социальных сетях.
• Действуйте с помощью купонов или ограниченных по времени предложений.
• Некоторые встречи, на которых время не используется.

Квадрант 3 — это место, где проявляется простой эффект срочности. Стремление выполнить задачи в сжатые сроки означает, что вы беретесь за задачи, которые на самом деле не имеют смысла. Поскольку задачи третьего квадранта срочны, но обычно связаны с чьими-то приоритетами, слишком много времени, проведенное в этом квадранте, может означать, что вы делаете то, что должны делать, а не то, что хотите.

В конечном счете, сосредоточение внимания на задачах третьего квадранта может вызвать у вас ощущение, что вы не достигаете своих самых важных жизненных целей или что вы не можете контролировать свою повседневную жизнь. Вот почему вам следует постараться делегировать как можно больше задач в этом квадранте.

Квадрант 4: ни срочно, ни важно.

Задачи, которые не являются ни срочными, ни важными, требуют много времени и от них следует отказаться. Эти действия не способствуют достижению целей, но могут отнять много времени.

Например:

• Смотрите телевизор часами.
• Обновляем социальные сети, не задумываясь.
• Действия по предотвращению, такие как сортировка и систематизация электронных писем вместо ответа на них.
• Чрезмерное посещение магазинов или слишком много времени в Интернете.
• Вам дали неожиданное задание в последнюю минуту.

Квадрант 4 — это квадрант избытка и мгновенного удовлетворения, которое в конечном итоге оставляет вас неудовлетворенными.

Очевидно, что нам всем нужно немного свободного времени. Суть в том, что эти занятия обеспечивают баланс между отдыхом и профессиональными обязанностями. Что ж, если вы не осознаете этого, то, как вы проводите свое свободное время, может истощить вашу энергию, страсть и творческий потенциал.

Как составить матрицу Эйзенхауэра

Чтобы создать матрицу Эйзенхауэра, необходимо выполнить следующие шаги:

• Составьте список дел . Прежде всего, вам нужно составить список всех задач, которые вам еще предстоит выполнить.
• Нарисуйте матрицу Эйзенхауэра . Нарисуйте четыре квадранта матрицы Эйзенхауэра на листе или слайде. Мы рекомендуем окрасить каждый квадрант в свой цвет, чтобы можно было различать разные типы пятен.
• Привяжите каждую задачу к квадранту : добавьте каждую из задач из ранее написанного вами списка в тот квадрант матрицы Эйзенхауэра, который соответствует ей по срочности и важности.
• Анализируйте матрицу Эйзенхауэра : после того, как вы классифицировали все задачи, проанализируйте каждый квадрант и матрицу в целом, чтобы определить, нужно ли вам идти по тому же пути или, наоборот, нужно переосмыслить то, что вы делаете.
• Примите меры : решите, что вам нужно делать с задачами в каждом квадранте, в каком порядке их нужно выполнять, и начните работать над достижением своих целей.

Пример матрицы Эйзенхауэра

Чтобы завершить усвоение этой концепции, мы оставляем вам пример матрицы Эйзенхауэра.

В данном случае мы проанализируем матрицу Эйзенхауэра директора по продукту компании. Матрица Эйзенхауэра может быть очень полезна для работников с высокой ответственностью, поскольку им необходимо знать, как делегировать задачи для эффективного выполнения своей работы.

Преимущества и недостатки матрицы Эйзенхауэра

Преимущество:

• Это очень полезный инструмент для управления многими видами деятельности, поскольку он позволяет легко определять задачи, которые необходимо делегировать или даже исключить.
• Кроме того, это облегчает определение того, какие задачи являются наиболее срочными и важными и, следовательно, должны быть выполнены в первую очередь.
• Это также повышает производительность, позволяя избежать траты времени на неважные и несрочные задачи. Цель матрицы Эйзенхауэра — обеспечить качество затраченного времени.

Недостатки:

• Сортировать задачи по срочности и важности не так просто, как кажется, поэтому создание матрицы Эйзенхауэра может занять некоторое время.
• Нет смысла создавать матрицу, если впоследствии вы не будете действовать соответствующим образом. После заполнения матрицы необходимо принимать решения, исходя из важности и срочности задач.
• Его реализация затруднена в больших рабочих коллективах, поскольку важность и срочность каждой задачи могут различаться в зависимости от человека.