ไอเซนฮาวร์เมทริกซ์

บทความนี้จะอธิบายว่า Eisenhower Matrix คืออะไร และใช้เพื่ออะไร ดังนั้น คุณจะค้นพบว่าแต่ละควอแดรนท์ของเมทริกซ์ไอเซนฮาวร์ประกอบด้วยอะไร วิธีสร้างเมทริกซ์ไอเซนฮาวร์ และตัวอย่างของเมทริกซ์ประเภทนี้ นอกจากนี้ คุณยังจะได้เห็นข้อดีและข้อเสียของ Eisenhower Matrix อีกด้วย

ไอเซนฮาวร์เมทริกซ์คืออะไร?

Eisenhower Matrix เป็นเมทริกซ์ที่ช่วยให้คุณจัดอันดับงานตามความเร่งด่วนและความสำคัญ ดังนั้น Eisenhower Matrix จึงเป็นเครื่องมือที่ใช้ในการจัดการงานของคุณอย่างมีประสิทธิภาพ

เมทริกซ์ไอเซนฮาวร์เรียกอีกอย่าง ว่าเมทริกซ์เร่งด่วนเทียบกับ เมทริกซ์ที่สำคัญ หรือ กล่องไอเซนฮาวร์

บ่อยครั้งเมื่อเราจัดการโครงการที่ซับซ้อน เรามีงานมากมายจนไม่รู้ว่าจะเริ่มจากตรงไหนหรือต้องจัดลำดับความสำคัญของงานไหน ดังนั้น Eisenhower Matrix จึงมีประโยชน์มากในการพิจารณาว่างานใดมีความสำคัญและเร่งด่วนจริงๆ ซึ่งจำเป็นต้องทำให้เสร็จทันที และงานใดที่คุณสามารถหยุดทำได้เนื่องจากงานเหล่านั้นให้คุณค่าน้อยมาก

Eisenhower Matrix ถูกประดิษฐ์ขึ้นโดยประธานาธิบดี Dwight Eisenhower ของสหรัฐอเมริกา จึงเป็นที่มาของชื่อนี้ อย่างไรก็ตาม Eisenhower Matrix ได้รับความนิยมในทศวรรษต่อมาโดย Stephen Covey ด้วยหนังสือของเขา The 7 Habits of Highly Effective People

ควอแดรนท์ของเมทริกซ์ไอเซนฮาวร์

ควอแดรนต์ของเมทริกซ์ไอเซนฮาวร์ คือ:

• Quadrant 1: เร่งด่วนและสำคัญ นี่คืองานที่คุณต้องจัดลำดับความสำคัญ
• Quadrant 2: ไม่เร่งด่วนและสำคัญ เป็นกิจกรรมที่เน้นเป้าหมายระยะยาว
• Quadrant 3: เร่งด่วนและไม่สำคัญ ขอแนะนำให้มอบหมายงานเหล่านี้
• เสี้ยวที่ 4: ไม่เร่งด่วนหรือสำคัญ : งานเหล่านี้ควรถูกยกเลิก

Quadrant 1: เร่งด่วนและสำคัญ

งานเร่งด่วนและสำคัญทำให้คุณต้องดำเนินการอย่างรวดเร็ว กิจกรรมเหล่านี้มักจะมีกำหนดเวลาและผลที่ตามมาในแง่ของความล่าช้าในการดำเนินมาตรการ ในกรณีส่วนใหญ่ สิ่งเหล่านี้คือสิ่งที่แหล่งภายนอกแนะนำหรือสิ่งที่ถูกเลื่อนออกไปจนใกล้จะถึงกำหนดเวลา ไม่ว่าจะด้วยวิธีใด พวกเขาต้องการการตอบสนองในโหมดวิกฤต

ตัวอย่างเช่น:

• คุณต้องครอบคลุมโครงการสำหรับเพื่อนร่วมงานที่ป่วย
• รถจอดอยู่กลางถนน
• มีน้ำรั่วและห้องครัวของคุณถูกน้ำท่วม
• ลูกค้ามาหาคุณพร้อมกับปัญหาใหญ่มาก
• คุณได้รับงานในนาทีสุดท้ายที่ไม่คาดคิด

งาน Quadrant 1 เป็นสิ่งที่หลีกเลี่ยงไม่ได้ แม้ว่าคุณจะไม่เคยผัดวันประกันพรุ่ง (ซึ่งเป็นไปไม่ได้ในทางปฏิบัติ) ก็จะมีบางอย่างอยู่นอกเหนือการควบคุมของคุณเสมอ อย่างไรก็ตาม ปัญหาเกิดขึ้นเมื่อคุณมุ่งความสนใจไปที่งานที่ไม่คาดคิดหรือเร่งด่วน โดยละทิ้งเป้าหมายระยะยาวที่สำคัญสำหรับคุณ

Quadrant 2: ไม่เร่งด่วนและสำคัญ

งานที่ไม่เร่งด่วนแต่สำคัญคืองานที่ช่วยให้องค์กรบรรลุเป้าหมายระยะยาว โดยปกติแล้วพวกเขาไม่มีกำหนดเวลา (หรือแม้แต่วันที่สิ้นสุด) ดังนั้นจึงเป็นเรื่องง่ายที่จะเลื่อนงานเหล่านี้ไปทำงานเร่งด่วนมากกว่า

อย่างไรก็ตาม งานเหล่านี้มีผลกระทบมากกว่ามากต่อประสิทธิภาพในระยะยาวในการบรรลุเป้าหมายของบริษัท และดังนั้นจึงจำเป็นต้องดำเนินการด้วย

ตัวอย่างเช่น:

• การวางแผนโครงการระยะสั้นและระยะยาว
• งานประจำหรืองานบำรุงรักษา
• ทำงานบนเครือข่ายมืออาชีพ (เครือข่าย) และความสัมพันธ์ส่วนตัว
• เรียนรู้ทักษะใหม่ ติดตามผลงานวิจัยล่าสุดในสาขาที่เกี่ยวข้องกับงานของคุณ เข้าร่วมกิจกรรมด้านการศึกษา
• การออกกำลังกายและการตรวจสุขภาพตามปกติ

Quadrant 2 เป็นจุดที่ดีสำหรับการบริหารเวลาส่วนบุคคล นี่คือจุดที่คุณไม่ได้มุ่งเน้นไปที่ปัญหา (เช่นในจตุภาคแรก) แต่มุ่งเน้นไปที่โอกาสและการเติบโต การดำเนินชีวิตตามจตุรัสเมทริกซ์นี้หมายความว่าคุณมีความกระตือรือร้นและจัดลำดับความสำคัญของกิจกรรมที่เพิ่มความสามารถและพลังงานของคุณ และมีส่วนช่วยให้บรรลุเป้าหมายที่มีความหมาย

Quadrant 3: เร่งด่วนและไม่สำคัญ

งานเร่งด่วนแต่ไม่สำคัญเรียกว่า “งานยุ่ง” งานเหล่านี้มักขึ้นอยู่กับความคาดหวังที่ผู้อื่นกำหนดไว้ และไม่ได้ทำให้องค์กรเข้าใกล้เป้าหมายระยะยาวมากขึ้น

ตัวอย่างเช่น:

• การขัดจังหวะโดยไม่จำเป็นจากเพื่อนร่วมงาน
• ตรวจสอบโทรศัพท์มือถือหรืออีเมลของคุณทุกครั้งที่มีเสียงเรียกเข้า
• ตอบกลับข้อความ อีเมล หรือโพสต์บนโซเชียลมีเดีย
• ดำเนินการกับคูปองหรือข้อเสนอที่มีเวลาจำกัด
• การประชุมบางรายการไม่ได้ใช้เวลา

Quadrant 3 เป็นที่ซึ่งพบผลกระทบเร่งด่วนอย่างง่าย แรงผลักดันในการทำงานให้เสร็จตามกำหนดเวลาหมายความว่าคุณทำงานที่ไม่สมเหตุสมผลจริงๆ เนื่องจากงานในจตุภาคที่สามเป็นเรื่องเร่งด่วนแต่มักจะผูกติดกับลำดับความสำคัญของผู้อื่น การใช้เวลามากเกินไปในจตุภาคนี้อาจหมายความว่าคุณกำลังทำสิ่งที่คุณควรทำแทนที่จะเป็นสิ่งที่คุณต้องการทำ

ท้ายที่สุดแล้ว การมุ่งความสนใจไปที่งานในเสี้ยวที่สามสามารถทำให้คุณรู้สึกว่าคุณไม่สามารถบรรลุเป้าหมายชีวิตที่สำคัญที่สุดของคุณได้ หรือคุณไม่สามารถควบคุมชีวิตประจำวันของคุณได้ นี่คือเหตุผลที่คุณควรพยายามมอบหมายงานให้ได้มากที่สุดในจตุภาคนี้

สี่เหลี่ยมที่ 4: ไม่เร่งด่วนหรือสำคัญ

งานที่ไม่เร่งด่วนหรือสำคัญถือเป็นกิจกรรมที่ใช้เวลานานซึ่งควรกำจัดทิ้ง กิจกรรมเหล่านี้ไม่ได้มีส่วนทำให้เป้าหมายก้าวหน้า แต่กลับกินเวลาได้มาก

ตัวอย่างเช่น:

• ดูทีวีเป็นเวลาหลายชั่วโมง
• รีเฟรชโซเชียลมีเดียโดยไม่ต้องคิด
• กิจกรรมการหลีกเลี่ยง เช่น การจัดเรียงและการจัดระเบียบอีเมลแทนการตอบกลับ
• ช้อปปิ้งมากเกินไปหรือใช้เวลาท่องอินเทอร์เน็ตมากเกินไป
• คุณได้รับงานในนาทีสุดท้ายที่ไม่คาดคิด

Quadrant 4 คือ Quadrant ของความพึงพอใจส่วนเกินที่เกิดขึ้นทันที ซึ่งท้ายที่สุดแล้วจะทำให้คุณไม่พอใจ

แน่นอนว่าเราทุกคนต้องการเวลาว่าง สิ่งสำคัญที่สุดคือกิจกรรมเหล่านี้สร้างสมดุลระหว่างความรับผิดชอบด้านสันทนาการและความรับผิดชอบทางวิชาชีพ ถ้าคุณไม่รู้ตัว การใช้เวลาว่างของคุณอาจทำให้พลังงาน ความหลงใหล และความคิดสร้างสรรค์ของคุณหมดไป

วิธีสร้างเมทริกซ์ไอเซนฮาวร์

หากต้องการสร้างเมทริกซ์ Eisenhower คุณต้องทำตามขั้นตอนต่อไปนี้:

• สร้างรายการสิ่งที่ต้องทำ : ก่อนอื่น คุณต้องเขียนรายการงานทั้งหมดที่คุณยังต้องทำให้สำเร็จ
• วาดเมทริกซ์ไอเซนฮาวร์ : วาดสี่จตุภาคของเมทริกซ์ไอเซนฮาวร์บนแผ่นงานหรือสไลด์ เราขอแนะนำให้ทาสีแต่ละส่วนด้วยสีที่แตกต่างกันเพื่อช่วยให้คุณแยกแยะคราบประเภทต่างๆ ได้
• เชื่อมโยงแต่ละงานเข้ากับควอแดรนท์ : เพิ่มแต่ละงานจากรายการที่คุณเขียนไว้ก่อนหน้านี้ไปยังควอแดรนท์ของเมทริกซ์ไอเซนฮาวร์ที่สอดคล้องกับงานนั้นตามความเร่งด่วนและความสำคัญ
• วิเคราะห์เมทริกซ์ของไอเซนฮาวร์ : เมื่อคุณจัดหมวดหมู่งานทั้งหมดแล้ว ให้วิเคราะห์แต่ละควอแดรนท์และเมทริกซ์โดยทั่วไปเพื่อพิจารณาว่าคุณจำเป็นต้องเดินไปตามเส้นทางเดียวกัน หรือในทางกลับกัน หากคุณต้องการคิดใหม่ว่าคุณกำลังทำอะไรอยู่
• ดำเนินการ : ตัดสินใจว่าคุณต้องทำอะไรกับงานในแต่ละควอแดรนท์ ตามลำดับที่คุณต้องทำให้สำเร็จ และเริ่มทำงานไปสู่เป้าหมายของคุณ

ตัวอย่างของไอเซนฮาวร์เมทริกซ์

เพื่อให้การดูดซึมแนวคิดนี้เสร็จสิ้น เราจะฝากตัวอย่างเมทริกซ์ของไอเซนฮาวร์ไว้ด้านล่าง

ในกรณีนี้ เราจะวิเคราะห์เมทริกซ์ของ Eisenhower ของ Chief Product Officer ของบริษัท Eisenhower Matrix มีประโยชน์มากสำหรับผู้ปฏิบัติงานที่มีความรับผิดชอบสูง เนื่องจากพวกเขาจำเป็นต้องรู้วิธีมอบหมายงานเพื่อให้งานสำเร็จลุล่วงอย่างมีประสิทธิภาพ

ข้อดีและข้อเสียของเมทริกซ์ไอเซนฮาวร์

ข้อได้เปรียบ:

• มันเป็นเครื่องมือที่มีประโยชน์มากสำหรับการจัดการกิจกรรมต่างๆ มากมาย เนื่องจากช่วยให้คุณระบุงานที่คุณต้องการมอบหมายหรือกำจัดได้อย่างง่ายดาย
• นอกจากนี้ยังช่วยให้ระบุได้ง่ายขึ้นว่างานใดเร่งด่วนและสำคัญที่สุดและจำเป็นต้องทำให้เสร็จก่อน
• นอกจากนี้ยังปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานโดยหลีกเลี่ยงการเสียเวลากับงานที่ไม่สำคัญและไม่เร่งด่วน เป้าหมายของ Eisenhower Matrix คือเพื่อให้แน่ใจว่าเวลาที่ลงทุนไปนั้นมีคุณภาพ

ข้อเสีย:

• การเรียงลำดับงานตามความเร่งด่วนและความสำคัญนั้นไม่ง่ายอย่างที่คิด ดังนั้นการสร้าง Eisenhower Matrix อาจต้องใช้เวลาสักระยะ
• ไม่มีประโยชน์ที่จะสร้างเมทริกซ์หากคุณไม่ดำเนินการตามนั้นในภายหลัง หลังจากเสร็จสิ้นเมทริกซ์แล้ว การตัดสินใจจะต้องขึ้นอยู่กับความสำคัญและความเร่งด่วนของงาน
• การนำไปปฏิบัติเป็นเรื่องยากในทีมงานขนาดใหญ่ เนื่องจากความสำคัญและความเร่งด่วนของแต่ละงานอาจแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับแต่ละบุคคล