รายการควบคุม

บทความนี้จะอธิบายว่ารายการตรวจสอบ (หรือรายการตรวจสอบ) คืออะไร และใช้เพื่ออะไร นอกจากนี้ คุณยังจะได้ค้นพบวิธีการสร้างรายการตรวจสอบ ตัวอย่าง และรายการตรวจสอบประเภทต่างๆ นอกจากนี้ คุณจะสามารถดูประโยชน์ที่ได้รับจากรายการตรวจสอบได้

รายการตรวจสอบ (หรือรายการตรวจสอบ) คืออะไร?

รายการตรวจสอบ (หรือรายการตรวจสอบ) คือรายการที่แสดงรายการงานทั้งหมดที่ต้องทำให้เสร็จ ดังนั้นรายการตรวจสอบคือแผ่นงานที่ใช้ในการตรวจสอบว่ามีการปฏิบัติตามชุดของกระบวนการหรือขั้นตอนต่างๆ

การดำเนินการของรายการตรวจสอบหรือรายการตรวจสอบนั้นง่ายดาย: ผู้ปฏิบัติงานจะต้องทำเครื่องหมายงานเมื่อเสร็จสิ้น ดังนั้น หากคุณทำกระบวนการอย่างถูกต้อง งานทั้งหมดในรายการตรวจสอบจะถูกทำเครื่องหมายเมื่อคุณทำเสร็จแล้ว

ในรายการตรวจสอบบางรายการ ลำดับในการปฏิบัติงานก็มีความสำคัญเช่นกัน ดังนั้นไม่เพียงแต่จะต้องทำให้เสร็จสิ้นทุกขั้นตอนเท่านั้น แต่ยังต้องทำให้เสร็จสิ้นตามลำดับที่ถูกต้องด้วย ด้านล่างนี้เราจะดูว่ารายการตรวจสอบประเภทต่างๆ มีอะไรบ้าง

รายการตรวจสอบมักใช้ในงานที่ซ้ำๆ ซึ่งทำให้ลืมทำขั้นตอนต่างๆ ในกระบวนการได้ง่าย อย่างไรก็ตาม หากผู้ปฏิบัติงานปฏิบัติตามรายการงานและทำเครื่องหมายออก ผู้ปฏิบัติงานจะตรวจสอบให้แน่ใจว่าขั้นตอนทั้งหมดเสร็จสมบูรณ์

เป็นที่น่าสังเกตว่ารายการตรวจสอบนั้นมีชื่อเรียกที่แตกต่างกันมากมาย เช่น รายการตรวจสอบ รายการตรวจสอบ ใบตรวจสอบ หรือ ใบตรวจสอบ

วิธีทำรายการตรวจสอบ

ขั้นตอนในการสร้างรายการตรวจสอบมีดังนี้:

1. บันทึกงานทั้งหมด : รายการตรวจสอบควรมีขั้นตอนหรือกระบวนการทั้งหมดที่ต้องทำให้เสร็จ
2. เรียงลำดับงาน – งานที่ระบุไว้ในขั้นตอนก่อนหน้าควรได้รับการจัดระเบียบตามลำดับ เนื่องจากความเร่งด่วนหรือเนื่องจากขั้นตอนจำเป็นต้องทำให้เสร็จสิ้นตามลำดับที่แน่นอนเพื่อให้ผลลัพธ์สุดท้ายมีความเหมาะสม
3. ให้รายละเอียดองค์ประกอบย่อย : หากจำเป็น ควรระบุงานที่ต้องดำเนินการเพื่อให้แต่ละขั้นตอนของรายการตรวจสอบเสร็จสมบูรณ์
4. เพิ่มเครื่องหมาย – ถัดจากแต่ละรายการในรายการ ควรเพิ่มช่องว่างหรือสิ่งอื่นที่คล้ายกันเพื่อให้ผู้ปฏิบัติงานสามารถทำเครื่องหมายงานได้เมื่องานเสร็จสมบูรณ์
5. ตรวจสอบว่ามีงานทั้งหมดครบถ้วน แล้ว ในที่สุด คุณต้องตรวจสอบว่าคุณไม่ได้ลืมรายการใด ๆ จากรายการและคำสั่งซื้อนั้นถูกต้อง เพราะหากรายการตรวจสอบผิด ผู้ปฏิบัติงานก็จะปฏิบัติงานผิดทางไปด้วย

รายการตรวจสอบตัวอย่าง

เมื่อเราได้เห็นคำจำกัดความของรายการตรวจสอบและวิธีการทำแล้ว เราจะเห็นตัวอย่างของรายการตรวจสอบเพื่อทำความเข้าใจแนวคิดให้เสร็จสิ้น

ตัวอย่างเช่น รายการตรวจสอบต่อไปนี้ประกอบด้วยงานทั้งหมดที่ผู้จัดการฝ่ายทรัพยากรบุคคลที่ได้รับมอบหมายให้เตรียมความพร้อมพนักงานใหม่ให้กับบริษัทจะต้องทำให้เสร็จสิ้น ดังนั้น หัวหน้างานจะต้องปฏิบัติตามขั้นตอนทั้งหมดในรายการตรวจสอบตัวอย่างเพื่อเตรียมความพร้อมให้กับพนักงานใหม่ได้สำเร็จ

ประเภทของรายการตรวจสอบ

ประเภทรายการตรวจสอบ ได้แก่:

• รายการตรวจสอบขั้นตอนมาตรฐาน : แต่ละรายการในรายการตรวจสอบเป็นขั้นตอนหนึ่งในกระบวนการ รายละเอียดในแต่ละขั้นตอนอาจจะมากหรือน้อยขึ้นอยู่กับความรู้และประสบการณ์ของผู้ปฏิบัติงานในกระบวนการ
• รายการตรวจสอบสำหรับการประสานงานโครงการ : รายการระบุงานที่สมาชิกในทีมแต่ละคนต้องทำให้สำเร็จ
• รายการตรวจสอบการแก้ไขปัญหา : รายการตรวจสอบใช้เพื่อวินิจฉัยว่าเป็นปัญหาประเภทใดและเพื่อแก้ไขปัญหา เพื่อให้ผู้ปฏิบัติงานสามารถแก้ไขปัญหาได้อย่างรวดเร็ว
• รายการตรวจสอบเพื่อเพิ่มความเป็นกลาง : รายการนี้แสดงรายการองค์ประกอบต่างๆ ที่ช่วยตัดสินใจอย่างเป็นกลาง โดยไม่ได้รับอิทธิพลจากอารมณ์
• รายการตรวจสอบงานที่รอดำเนินการ : รายการประกอบด้วยงานที่ค้างอยู่ทั้งหมดที่ยังต้องทำให้เสร็จ เป้าหมายของรายการตรวจสอบประเภทนี้คือการปล่อยให้งานไม่เสร็จ
• รายการตรวจสอบ : ทุกแง่มุมที่กระบวนการ เครื่องจักร หรือสถานที่ต้องปฏิบัติตามจะถูกเพิ่มเข้าไปในรายการ ดังนั้นรายการตรวจสอบประเภทนี้จึงใช้เพื่อตรวจสอบว่ามีบางอย่างตรงตามข้อกำหนดที่ระบุทั้งหมดหรือไม่

รายการตรวจสอบควรมีลักษณะอย่างไร

รายการตรวจสอบควรมีลักษณะดังต่อไปนี้:

• รายการตรวจสอบควรเรียบง่ายที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ ซึ่งจะทำให้งานง่ายขึ้น
• การรวมกลุ่มหลายรายการที่สามารถทำได้ในเวลาเดียวกันหรือในตำแหน่งเดียวกันมักจะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพได้
• โดยทั่วไป รายการตรวจสอบไม่ควรมีรายละเอียดมากเกินไป แต่ควรอธิบายเพียงแต่ละขั้นตอนเท่านั้น
• เมื่อลำดับของงานมีความสำคัญ ควรจัดขั้นตอนต่างๆ ตามลำดับความเสร็จ
• ในกรณีที่เครื่องเสีย ควรรู้ได้ง่ายว่ารายการไหนที่ต้องทำต่อไป เพื่อลดความเสี่ยงที่จะพลาดขั้นตอนหรือทำสองครั้ง
• รายการตรวจสอบควรใช้ในสถานที่ทำงานได้อย่างสะดวกสบาย ผู้ปฏิบัติงานไม่ควรพยายามอ่านหรือปกป้องจากสิ่งแวดล้อม
• โปรดทราบว่ารายการตรวจสอบบางรายการควรได้รับการลงนามและเก็บไว้เป็นหลักฐาน ในขณะที่รายการตรวจสอบอื่นๆ ควรนำมาใช้ซ้ำได้
• การเพิ่มช่องว่างด้านหน้าแต่ละรายการเพื่อให้ผู้ปฏิบัติงานสามารถทำเครื่องหมายงานที่เสร็จสมบูรณ์แล้วได้ ทำให้ง่ายต่อการปฏิบัติตามขั้นตอนอย่างมีประสิทธิภาพ
• หากจำเป็นต้องมีคำแนะนำ ก็ควรรวมคำแนะนำเหล่านั้นไว้ด้วย มิฉะนั้นก็ควรละเลยเพราะจะหันเหความสนใจของผู้ใช้
• ในกรณีที่มีการใช้รายการตรวจสอบหลายรายการ เนื่องจากความซับซ้อนของงานหรือความจำเป็นที่ต้องใช้คนหลายคนในการดำเนินการตรวจสอบในสถานที่ต่างกัน จึงเป็นไปได้ที่จะใช้รายการตรวจสอบหลักซึ่งบ่งชี้ถึงความสอดคล้องของการควบคุมย่อยของรายการตรวจสอบแต่ละรายการ

ประโยชน์ของรายการตรวจสอบ

ประโยชน์ของการใช้รายการตรวจสอบได้แก่:

• เพิ่มผลผลิตเนื่องจากผู้ปฏิบัติงานสามารถดำเนินการกระบวนการให้เสร็จสิ้นเร็วขึ้นและมีข้อผิดพลาดน้อยลง
• ปรับปรุงคำสั่งซื้อและองค์กร
• ส่งเสริมการมอบหมายงานเพราะง่ายต่อการดำเนินการตามกระบวนการอย่างถูกต้อง ซึ่งให้ความมั่นใจในการมอบหมายมากขึ้น
• สิ่งนี้จะเพิ่มแรงจูงใจของผู้ใช้ เพราะเมื่อทำแต่ละงานสำเร็จ สมองจะรับรู้ว่ามันเป็นชัยชนะเล็กๆ น้อยๆ และทำให้พวกเขาพึงพอใจ