ใบตรวจสอบ

บทความนี้จะอธิบายว่าเอกสารยืนยันคืออะไรและใช้เพื่ออะไร นอกจากนี้ คุณยังจะได้ค้นพบวิธีการสร้างเอกสารยืนยัน เอกสารยืนยันประเภทต่างๆ และตัวอย่างของแต่ละประเภท สุดท้ายนี้ คุณจะเห็นข้อดีของการใช้ใบตรวจสอบ

เอกสารยืนยันคืออะไร?

แผ่นตรวจสอบ เป็นแผ่นตารางที่ใช้ในการบันทึกข้อมูลจากกระบวนการ กล่าวอีกนัยหนึ่ง ใบตรวจสอบคือเทมเพลตที่ใช้สังเกตกระบวนการและบันทึกปรากฏการณ์ที่สังเกตได้เมื่อเกิดขึ้น

ตัวอย่างเช่น สามารถใช้ใบตรวจสอบเพื่อบันทึกข้อบกพร่องต่างๆ ในหน่วยที่ผลิตขึ้น เพื่อให้ผู้ปฏิบัติงานบันทึกข้อบกพร่องแต่ละรายการที่เขาสังเกตเห็นบนใบตรวจสอบ ด้วยวิธีนี้ คุณจะสามารถทราบได้ว่าข้อผิดพลาดใดเกิดขึ้นและข้อผิดพลาดใดเกิดขึ้นซ้ำมากที่สุด

รายการตรวจสอบอาจเรียกอีกอย่างว่า รายการ ตรวจสอบ ใบตรวจสอบ หรือ ใบตรวจสอบ

คุณสมบัติหลักของใบตรวจสอบคือข้อมูลจะถูกบันทึกโดยการทำเครื่องหมาย ดังนั้นใบตรวจสอบจึงมักถูกแบ่งออกเป็นภูมิภาค ดังนั้นเครื่องหมายที่สร้างขึ้นในภูมิภาคต่างๆ จึงมีความหมายที่แตกต่างกัน ข้อมูลถูกอ่านโดยสังเกตตำแหน่งและจำนวนเครื่องหมายบนแผ่นงาน

ในการจัดการคุณภาพ เอกสารควบคุมมีการใช้งานหลายอย่าง แต่ส่วนใหญ่จะใช้เพื่อบันทึกองค์ประกอบของกระบวนการ ข้อมูลที่รวบรวมด้วยใบตรวจสอบมีประโยชน์สำหรับการวิเคราะห์ประสิทธิภาพของกระบวนการ การระบุสาเหตุของข้อบกพร่อง และการเปิดเผยแนวโน้มหรือรูปแบบ

โปรดทราบว่าเอกสารตรวจสอบเป็นการรวบรวมข้อมูลทางเทคนิคที่สำคัญในการจัดการคุณภาพ ซึ่งอันที่จริงถือว่าเป็นหนึ่งในเจ็ดเครื่องมือคุณภาพขั้นพื้นฐาน

วิธีทำใบเช็ค

ขั้นตอนในการ ทำใบตรวจสอบ คือ:

1. กำหนดเป้าหมาย : ขั้นแรก คุณต้องมีความชัดเจนเกี่ยวกับปัญหาที่คุณต้องการแก้ไข และสิ่งที่คุณต้องการบรรลุผลจากการวิจัย ซึ่งจะช่วยคุณออกแบบรายการตรวจสอบที่เหมาะกับลักษณะของแบบสำรวจ
2. กำหนดความถี่ในการรวบรวมข้อมูล : จำเป็นต้องตัดสินใจว่าจะรวบรวมข้อมูลเมื่อใดและนานเท่าใด
3. ออกแบบเอกสารยืนยัน : เมื่อกำหนดลักษณะของแบบสำรวจแล้ว จำเป็นต้องสร้างตารางที่ช่วยให้รวบรวมข้อมูลในลักษณะที่ง่ายและมีประสิทธิภาพ โปรดทราบว่าเอกสารยืนยันเป็นสิ่งสำคัญที่อนุญาตให้บันทึกข้อมูลโดยการทำเครื่องหมายง่ายๆ เพื่อจะได้ไม่ต้องประมวลผลข้อมูลเพื่อการวิเคราะห์ต่อไป
4. เพิ่มข้อมูลลงในใบตรวจสอบ – ใบตรวจสอบควรมีข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมดเพื่อให้ผู้ปฏิบัติงานสามารถเข้าใจและใช้งานได้ง่าย ดังนั้นคุณจึงต้องใส่ชื่อวันที่ ตัวดำเนินการ หมวดหมู่ ฯลฯ
5. ตรวจสอบการใช้แผ่นยืนยัน : ก่อนนำไปใช้คุณต้องทำการทดสอบบางอย่างเพื่อตรวจสอบว่าแผ่นตรวจสอบได้รับการออกแบบมาอย่างดี กล่าวคือ ช่วยให้สามารถรวบรวมข้อมูลจากความสนใจและใช้งานง่าย
6. ฝึกอบรมเจ้าหน้าที่ : เพื่อดำเนินการสำรวจและตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อมูลที่รวบรวมนั้นถูกต้อง คุณต้องฝึกอบรมผู้ปฏิบัติงานที่จะใช้ข้อมูลดังกล่าวเพื่อใช้ประโยชน์จากเอกสารยืนยันความถูกต้อง
7. รวบรวมข้อมูล : เมื่อ Check Sheet เสร็จสมบูรณ์ก็ถึงเวลาสังเกตกระบวนการและจดบันทึกในพื้นที่ที่เกี่ยวข้องของ Check Sheet ทุกครั้งที่มีเหตุการณ์เกิดขึ้น

ตรวจสอบประเภทแผ่นงาน

ประเภทของเอกสารยืนยัน ได้แก่:

• เอกสารตรวจสอบความถี่ : ใช้เพื่อบันทึกจำนวนครั้งที่ปรากฏการณ์เกิดขึ้น
• เอกสารตรวจสอบการจำแนกประเภท – ใช้เพื่อรวบรวมข้อมูลเพื่อให้สามารถจำแนกตามจุดตัดของคอลัมน์และแถว
• เอกสารการตรวจสอบสถานที่ : นี่คือการแสดงภาพกราฟิกของกระบวนการหรือผลิตภัณฑ์ซึ่งสามารถระบุตำแหน่งที่เกิดปรากฏการณ์หรือข้อบกพร่องแต่ละรายการได้
• แผ่นควบคุมพร้อมสเกลการวัด : ช่วยให้คุณจดบันทึกความถี่ของแต่ละปรากฏการณ์เพื่อติดตามการกระจายความถี่

ตัวอย่างแผ่นควบคุม

เพื่อให้เข้าใจความหมายได้เสร็จสิ้น จึงมีการแสดงตัวอย่างเอกสารยืนยันแต่ละประเภทไว้ด้านล่างนี้

ตัวอย่างเอกสารยืนยันความถี่:

ตัวอย่างเอกสารยืนยันพร้อมการจัดหมวดหมู่:

ตัวอย่างเอกสารยืนยันตำแหน่ง:

ตัวอย่างแผ่นควบคุมพร้อมสเกลวัด:

ประโยชน์ของเช็คชีต

ประโยชน์หรือข้อดีของการใช้ใบตรวจสอบคือ:

• แผ่นตรวจสอบช่วยให้สามารถรวบรวมข้อมูลได้อย่างรวดเร็วและง่ายดาย
• ช่วยสร้าง ฮิสโตแกรม แผนภูมิแท่ง และ แผนภูมิพาเรโต
• ช่วยอำนวยความสะดวกในการกำกับดูแลกระบวนการ
• อีกทั้งยังมีฐานข้อมูลสำหรับการวิจัยในอนาคต
• ช่วยให้สามารถระบุข้อบกพร่องตามเกณฑ์ที่แตกต่างกัน: ตามประเภท สถานที่ สาเหตุ ฯลฯ
• ซึ่งจะช่วยระบุความถี่ที่ปัญหาเกิดขึ้น
• สิ่งนี้ช่วยในการตัดสินใจโดยอาศัยข้อมูลมากกว่าการสันนิษฐานหรือลางสังหรณ์

เอกสารตรวจสอบและรายการตรวจสอบ

รายการตรวจสอบและรายการตรวจสอบเป็นเครื่องมือที่ใช้กันอย่างแพร่หลายในการจัดการคุณภาพ อย่างไรก็ตาม มักจะสับสนเนื่องจากรายการตรวจสอบเรียกอีกอย่างว่ารายการตรวจสอบ ดังนั้นในส่วนนี้เราจะเห็นความแตกต่างระหว่างรายการตรวจสอบและรายการตรวจสอบ

รายการตรวจสอบ (หรือรายการตรวจสอบ) คือรายการที่แสดงรายการงานทั้งหมดที่ต้องทำให้เสร็จ กล่าวอีกนัยหนึ่ง รายการตรวจสอบคือแผ่นงานที่ใช้ในการตรวจสอบว่ามีการปฏิบัติตามชุดของกระบวนการหรือขั้นตอนต่างๆ

ดังนั้น ความแตกต่างระหว่างเช็คชีตและรายการตรวจสอบ คือชีตตรวจสอบใช้เพื่อรวบรวมข้อมูลเกี่ยวกับกระบวนการ ในขณะที่รายการตรวจสอบใช้เพื่อตรวจสอบว่าได้ดำเนินการขั้นตอนทั้งหมดของกระบวนการแล้ว