5w2h

บทความนี้จะอธิบายว่าวิธี 5W2H คืออะไร และใช้เพื่ออะไร ดังนั้น คุณจะค้นพบว่าคำถามของวิธี 5W2H คืออะไร ตัวอย่างการใช้งาน และข้อดีและข้อเสียของมันคืออะไร นอกจากนี้คุณยังสามารถดูคำแนะนำในการใช้วิธีนี้ได้อย่างถูกต้องและได้ผลลัพธ์ที่ดีขึ้นอีกด้วย

5W2H คืออะไร?

5W2H เป็นชื่อของวิธีการที่ใช้ในการวิเคราะห์สถานการณ์หรือปัญหาอย่างครอบคลุมและแม่นยำ

ตัวย่อ 5W2H ย่อมาจาก What, Why, Where, When, Who, How and How ซึ่งแปลเป็นภาษาสเปนว่า What, Why, Where, When, Who, How และ How Much

มันมักจะเขียนว่า 5W+2H เช่นกัน

วิธี 5W2H เกี่ยวข้องกับการถามคำถาม 7 ข้อเหล่านี้เพื่อวินิจฉัยปัญหา ดังนั้นโมเดล 5W2H จึงช่วยในการระบุสาเหตุของปัญหาและค้นหาแนวทางแก้ไข

ต้นกำเนิดของวิธีการ 5W2H มาจากภาษาญี่ปุ่น ซึ่งเริ่มแรกสร้างขึ้นสำหรับโครงการการจัดการคุณภาพ เช่น โครงการ Lean Six Sigma ปัจจุบันวิธี 5W2H ใช้สำหรับโครงการเชิงพาณิชย์ทุกประเภทเนื่องจากมีประโยชน์ในการแก้ปัญหาต่างๆ

วิธีการ 5W2H

คำถามของ ระเบียบวิธี 5W2H คือ:

• อะไร
• ทำไม
• ทอง
• เมื่อไร
• WHO
• ยังไง
• เท่าไร

ถัดไป แต่ละคำถามที่ต้องถามในวิธี 5W2H จะได้รับการสำรวจในเชิงลึก

อะไร

การตอบคำถามนี้เป็นขั้นตอนแรกในกระบวนการ 5W2H ในคำถามนี้ บุคคลหรือทีมงานที่ใช้วิธีการ 5W2H จะต้องกำหนดปัญหาหรือวัตถุประสงค์

คำตอบสำหรับคำถามควรให้คำอธิบายทั่วไปเกี่ยวกับสิ่งที่การวิเคราะห์ 5W2H พยายามแก้ไข สิ่งสำคัญคือคำอธิบายของปัญหาต้องชัดเจนและแม่นยำ นอกจากนี้ คุณต้องระบุผลลัพธ์ที่คุณต้องการบรรลุด้วย

ทำไมทำไม)

ขั้นตอนต่อไปในกระบวนการนี้คือการกำหนดสาเหตุที่เกิดปัญหา กล่าวคือ คำถามนี้ควรพยายามระบุสาเหตุของปัญหา

ในทางกลับกัน คำถามนี้ยังมีประโยชน์ในการกำหนดว่าเหตุใดจึงจำเป็นต้องแก้ไขปัญหา หรือสาเหตุที่ทำการวิเคราะห์นี้ การอธิบายเหตุผลที่ซ่อนอยู่สามารถช่วยสมาชิกในทีมแต่ละคนได้ เช่น เข้าใจว่าทำไมพวกเขาจึงต้องทำงานบางอย่าง

ทอง

คำถามนี้มีจุดมุ่งหมายเพื่อชี้แจงว่าปัญหาเกิดขึ้นที่ใดหรือมีแนวโน้มว่าจะมีวิธีแก้ไขที่ใด ตัวอย่างเช่น หากเป็นปัญหาของเครื่อง ผู้ดำเนินการวิเคราะห์ 5W2H สามารถระบุได้ว่าเครื่องใดกำลังเกิดขึ้น นอกจากนี้ หากเป็นปัญหาของลูกค้า คุณจะต้องระบุตำแหน่งที่แน่นอนของลูกค้าและตรวจสอบปัญหาอื่นๆ บนไซต์นั้น

เมื่อใช้วิธี 5W2H เพื่อบรรลุเป้าหมาย ขั้นตอนนี้อาจรวมถึงการค้นหาสถานที่ที่สามารถดำเนินการเพื่อให้บรรลุเป้าหมายนั้นได้ ตัวอย่างเช่น หากโครงการเกี่ยวข้องกับหลายพื้นที่หรือหลายแผนก ส่วนนี้ควรระบุว่างานโครงการและการประชุมสามารถจัดขึ้นที่ใด

เมื่อใด)

จุดประสงค์ของคำถามนี้คือเพื่อสร้างไทม์ไลน์ที่ทีมสามารถดำเนินการแก้ไขปัญหาหรือดำเนินการแต่ละขั้นตอนให้เสร็จสิ้นเพื่อให้บรรลุเป้าหมาย

ดังนั้น ขั้นตอนนี้อาจรวมถึงการสร้างวันที่จัดส่งสำหรับแต่ละขั้นตอนของโครงการ การสร้างเหตุการณ์สำคัญและกำหนดเวลาในระหว่างระยะนี้จะช่วยสร้างลำดับการดำเนินการที่จำเป็น และช่วยระบุเหตุฉุกเฉินที่อาจเกิดขึ้นในระหว่างขั้นตอนของโครงการ

ใครใคร)

คำถามนี้อาจอ้างอิงถึงแง่มุมต่างๆ ของปัญหาหรือโครงการ เช่น:

• ใครเป็นผู้ดูแลกระบวนการทั้งหมด?
• ใครได้รับผลกระทบจากโครงการบ้าง? ตัวอย่างเช่น มันเกี่ยวข้องกับพนักงานภายในหรือซัพพลายเออร์ภายนอกหรือไม่?
• ใครได้รับผลกระทบจากปัญหา?
• ใครทำงานในแต่ละขั้นตอนของโครงการ?

หัวหน้าทีมสามารถมอบหมายงานให้กับสมาชิกในทีมในระหว่างการฝึกงานเพื่อมอบหมายความรับผิดชอบได้

ยังไง

การตอบคำถามนี้อย่างเจาะลึกสามารถช่วยได้มากในการแก้ปัญหา การนำแนวทางแก้ไขไปใช้ หรือการบรรลุเป้าหมาย

ในระหว่างขั้นตอนนี้ ทีมงานจะชี้แจงว่าขั้นตอนที่จำเป็นทั้งหมดคืออะไร และควรดำเนินการอย่างไร เช่น ควรใช้วิธีหรือขั้นตอนใดเพื่อให้บรรลุเป้าหมาย

เท่าไร

นี่คือระยะที่ทีมงานประเมินงบประมาณโครงการ ด้วยข้อมูลทั้งหมดที่รวบรวมไว้ในคำถามข้างต้น ทีมหรือบุคคลที่รับผิดชอบจะสามารถกำหนดต้นทุนสำหรับแต่ละระยะของโครงการของคุณได้

เมื่อใช้วิธีการ 5W2H เพื่อวิเคราะห์ปัญหาการผลิต คำถามนี้ยังหมายถึงปริมาณของผลิตภัณฑ์อีกด้วย

กล่าวโดยสรุป ในขั้นตอนนี้ จะเป็นการกำหนดจำนวนเงินของโครงการ ไม่ว่าจะเป็นจำนวนเงิน หน่วยที่ชำรุด จำนวนข้อร้องเรียนของลูกค้า เป็นต้น

ตัวอย่าง 5W2H

เมื่อเราได้เห็นทฤษฎีเกี่ยวกับวิธีการ 5W2H แล้ว เราจะเห็นตัวอย่างวิธีการประยุกต์วิธีนี้เพื่อซึมซับแนวคิดอย่างสมบูรณ์

ตัวอย่างการวิเคราะห์ 5W2H เพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานของทีมขาย:

• อะไร : อัพเดทระบบซอฟต์แวร์ของทีมขาย
• เหตุผล : เนื่องจากซอฟต์แวร์ล้าสมัยและไม่ตรงกับความต้องการของธุรกิจอีกต่อไป
• สถานที่ : อยู่ในฝ่ายขาย.
• เมื่อ : ณ สิ้นไตรมาสปัจจุบัน
• ใคร : ผู้จัดการธุรกิจและพนักงานไอทีร่วมมือกันในโครงการนี้
• วิธี : วิเคราะห์ผลิตภัณฑ์ทางเลือก 5 รายการและพิจารณาว่าผลิตภัณฑ์ใดที่เหมาะกับความต้องการในปัจจุบันของบริษัทมากที่สุดโดยใช้ เมทริกซ์การตัดสินใจ
• เท่าไหร่ : งบประมาณสูงสุดในการซื้อซอฟต์แวร์คือ 120,000 เหรียญสหรัฐ

ดังที่คุณเห็นแล้วว่า การประยุกต์ใช้วิธี 5W2H ทำให้เราสามารถวิเคราะห์ปัญหาได้อย่างรวดเร็ว นอกจากนี้ ขั้นตอนนี้ยังให้เบาะแสเกี่ยวกับวิธีการแก้ไขปัญหา โดยเฉพาะอย่างยิ่งต้องขอบคุณคำถาม ทำอย่างไร? (เช่น?). สิ่งที่เหลืออยู่คือปฏิบัติตามแผนที่วางไว้เพื่อแก้ไขปัญหาให้เสร็จสิ้น

วิธีใช้วิธี 5W2H อย่างถูกต้อง

ในส่วนนี้ เราจะแสดงเคล็ดลับบางประการเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่ดีขึ้นเมื่อใช้วิธี 5W2H

• ให้ความสำคัญกับต้นตอของปัญหาเสมอ ไม่ใช่ผลกระทบที่อาจเกิดขึ้น กล่าวอีกนัยหนึ่ง พยายามสร้างวิธีแก้ปัญหาที่ชัดเจนมากกว่าการแก้ปัญหาแบบประคับประคอง ด้วยวิธีนี้ปัญหาจะไม่เกิดขึ้นอีกในอนาคต
• แนวทางแก้ไขที่ดำเนินการผ่านวิธี 5W2H จะต้องเป็นไปตามวัตถุประสงค์ให้ได้มากที่สุด นอกจากนี้ ควรใช้ความระมัดระวังเพื่อให้แน่ใจว่าโซลูชันไม่มีผลข้างเคียงที่อาจต้องใช้มาตรการเพิ่มเติมเพื่อเอาออก
• อย่ายึดติดกับความคิดที่ดีประการแรก แต่ควรเสนอแนวทางต่างๆ ให้กับสถานการณ์ต่างๆ ที่วิเคราะห์ สิ่งนี้จะเพิ่มจำนวนโซลูชันและคุณภาพของโซลูชันที่เลือก
• ลำดับการตอบคำถาม 5W2H นั้นยืดหยุ่นได้ ดังนั้นคุณจึงสามารถปฏิบัติตามลำดับใดก็ได้ที่คุณต้องการ หากทีมไม่สามารถได้รับคำตอบที่ชัดเจนสำหรับคำถาม ก็สามารถข้ามไปและไปยังคำถามถัดไปได้ เมื่อคุณดำเนินการตามกระบวนการนี้ คำตอบอื่นๆ มักจะชัดเจนยิ่งขึ้น

ข้อดีและข้อเสียของ 5W2H

ข้อได้เปรียบ:

• วิธีการ 5W2H สามารถใช้ในทุกสถานการณ์ กระบวนการ หรือปัญหา
• โดยคำนึงถึงทุกด้านของปัญหา เนื่องจากการถามคำถามที่รวบรวมข้อมูลจำนวนมาก
• ประหยัดเวลาในการรายงาน การนำเสนอ การประชุม และการแจ้งทีมงานอีกครั้ง ด้วยคำถามเพียง 7 ข้อ ผู้จัดการสามารถสรุปและสื่อสารปัญหาทุกประเภทในแบบที่ทุกคนสามารถเข้าใจได้
• เป็นวิธีที่ง่ายในการสมัคร ไม่ต้องมีการฝึกอบรมเพื่อนำไปปฏิบัติ

ข้อเสีย:

• นี่ไม่ใช่วิธีที่มีประโยชน์หากไม่ทราบคำตอบส่วนใหญ่
• นี่คือเครื่องมือสังเคราะห์ ดังนั้นจึงอาจจำเป็นต้องเพิ่มข้อมูลโดยละเอียดเพิ่มเติมในการวิเคราะห์
• บางครั้งมันไม่ง่ายเลยที่จะตอบคำถาม