5n2h

Bu makalede 5N2H metodolojisinin ne olduğu ve ne için kullanıldığı anlatılmaktadır. Böylece 5N2H yönteminin sorularının neler olduğunu, uygulama örneğini, avantaj ve dezavantajlarının neler olduğunu keşfedeceksiniz. Ayrıca bu yöntemin doğru uygulanması ve daha iyi sonuç alınması için öneriler de görebileceksiniz.

5W2H nedir?

5W2H, bir durumu veya sorunu kapsamlı ve doğru bir şekilde analiz etmek için kullanılan metodolojinin adıdır.

5W2H kısaltması ne, neden, nerede, ne zaman, kim, nasıl ve ne kadar anlamına gelir ve İspanyolcaya çevrildiğinde ne, neden, nerede, ne zaman, kim, nasıl ve ne kadar anlamına gelir .

Ayrıca sıklıkla 5W+2H olarak da yazılır.

5N2H yöntemi, bir sorunu teşhis etmek için bu 7 soruyu sormayı içerir. Böylece 5W2H modeli sorunun temel nedeninin belirlenmesine ve çözümünün bulunmasına yardımcı olur.

5W2H metodolojisinin kökeni Japoncadır ve başlangıçta Yalın Altı Sigma projeleri gibi kalite yönetimi projeleri için oluşturulmuştur. Şu anda 5W2H yöntemi her türlü ticari projede kullanılmaktadır çünkü her türlü sorunun çözümünde faydalıdır.

5N2H metodolojisi

5N2H metodolojisinin soruları şunlardır:

• Ne
• Neden
• Altın
• Ne zaman
• DSÖ
• Nasıl
• Ne kadar

Daha sonra 5N2H metodolojisinde sorulması gereken soruların her biri derinlemesine inceleniyor.

Ne

Bu soruyu yanıtlamak 5N2K sürecinin ilk adımıdır. Bu soruda 5N2K metodolojisini uygulayan kişi ya da ekibin problemi ya da hedefi tanımlaması gerekmektedir.

Bu nedenle sorunun cevabı, 5N2H analizinin çözmeye çalıştığı şeyin genel bir tanımını sağlamalıdır. Sorunun tanımının açık ve kesin olması önemlidir, ayrıca ulaşmak istediğiniz sonuca da yer vermelisiniz.

Neden niçin)

Bu süreçteki bir sonraki adım, bir sorunun neden ortaya çıktığını tanımlamaktır; yani bu soru, sorunun temel nedenini belirlemeye çalışmalıdır.

Öte yandan bu soru, problemin neden çözülmesi gerektiğini veya bu analizin yapılma nedenini tanımlamak için de faydalı olabilir. Temel nedeni açıklamak, her ekip üyesinin örneğin neden belirli görevleri yerine getirmeleri gerektiğini anlamasına yardımcı olabilir.

Altın

Bu soru sorunun nerede ortaya çıktığını veya çözümün nerede ortaya çıkacağını açıklığa kavuşturmayı amaçlamaktadır. Örneğin sorun bir makine sorunu ise 5W2H analizini yapan kişi sorunun hangi makinede meydana geldiğini belirtebilir. Ayrıca, eğer bu bir müşteri sorunuysa, müşterinin tam yerini belirlemeniz ve o sitedeki diğer sorunları kontrol etmeniz gerekir.

Bir hedefe ulaşmak için 5N2H yöntemini kullanırken bu adım, o hedefe ulaşmak için eylemlerin gerçekleştirilebileceği yerlerin belirlenmesini içerebilir. Örneğin, bir proje birden fazla alanı veya departmanı içeriyorsa bu bölüm, proje görevlerinin ve toplantıların nerede gerçekleşebileceğini belirtmelidir.

Ne zaman ne zaman)

Bu sorunun amacı, bir ekibin sorunlarına çözüm uygulayabileceği veya hedeflerine ulaşmak için her adımı tamamlayabileceği zaman çizelgesini oluşturmaktır.

Dolayısıyla bu adım, bir projenin her aşaması için teslimat tarihlerinin oluşturulmasını içerebilir. Bu aşamada kilometre taşlarının ve son tarihlerin oluşturulması, gerekli eylem sırasının oluşturulmasına ve proje aşamaları sırasında olası beklenmedik durumların belirlenmesine yardımcı olur.

Kim kim)

Bu soru, bir problemin veya projenin aşağıdaki gibi birkaç farklı yönüne atıfta bulunabilir:

• Tüm süreci kim denetliyor?
• Projeden kimler etkilendi? Örneğin, iç çalışanları mı yoksa dış tedarikçileri mi kapsıyor?
• Sorundan kimler etkileniyor?
• Projenin her aşamasında kim çalışıyor?

Özellikle, ekip lideri bu staj sırasında ekip üyelerine sorumlulukları atamak için görevler atayabilir.

Nasıl

Bu soruyu derinlemesine yanıtlamak, bir sorunu çözmede, bir çözümü uygulamaya koymada veya bir hedefe ulaşmada büyük bir yardımcıdır.

Bu aşamada ekip, gerekli tüm adımların neler olduğunu ve bunların nasıl gerçekleştirilmesi gerektiğini, yani hedefe ulaşmak için hangi yöntem veya prosedürlerin uygulanması gerektiğini açıklar.

Ne kadar

Bu, ekibin proje bütçesini tahmin ettiği aşamadır. Yukarıdaki sorularda toplanan tüm bilgilerle sorumlu ekip veya kişi, projenizin her aşamasına ilişkin maliyetleri belirleyebilecektir.

Bir üretim problemini analiz etmek için 5N2H metodolojisini kullanırken, bu soru aynı zamanda bir ürünün miktarına da işaret edebilir.

Kısaca bu aşamada projenin tutarı, parasal tutar mı, kusurlu adet mi, müşteri şikayeti sayısı mı vb. tanımlanır.

Örnek 5W2H

5N2H metodolojisine ilişkin teoriyi gördükten sonra, kavramı tam olarak özümsemek için bu yöntemin nasıl uygulanacağına dair bir örnek göreceğiz.

Bir satış ekibinin verimliliğini artırmaya yönelik 5N2H analizi örneği:

• Ne : Satış ekibinin yazılım sistemini güncelleyin.
• Nedeni : Çünkü yazılım güncelliğini yitirmiş ve artık işletmenin ihtiyaçlarını karşılamıyor.
• Nerede : Satış departmanında.
• Ne zaman : İçinde bulunulan çeyreğin sonunda.
• Kim : İşletme yöneticisi ve BT personeli proje üzerinde işbirliği yapar.
• Nasıl : Beş alternatif ürünü analiz edin ve bir karar matrisi kullanarak hangisinin şirketin mevcut ihtiyaçlarına en uygun olduğunu belirleyin.
• Ne kadar : Yazılım satın almak için maksimum bütçe 120.000$’dır.

Gördüğünüz gibi 5N2H metodolojisinin uygulanmasıyla sorunun analizini hızlı bir şekilde gerçekleştirebiliyoruz. Ayrıca bu prosedür, özellikle Nasıl? sorusu sayesinde sorunun nasıl çözüleceğine dair bir ipucu sağlar. (Gibi?). Geriye kalan tek şey, sorunun çözümünü tamamlamak için oluşturulan plana göre hareket etmektir.

5W2H yöntemi doğru şekilde nasıl kullanılır?

Bu bölümde size 5W2H yöntemini uygularken daha iyi sonuç elde edebilmeniz için bazı ipuçları göstereceğiz.

• Her zaman sorunun neden olduğu olası etkilere değil, temel nedene odaklanın. Yani palyatif çözümler yerine kesin çözümler üretmeye çalışın. Bu sayede gelecekte sorun tekrarlanmayacak.
• 5N2H yöntemiyle uygulanan çözümler mümkün olduğunca objektif olmalıdır. Ayrıca çözümlerin ortadan kaldırılması için ek önlemler gerektirebilecek yan etkilerinin olmamasına da dikkat edilmelidir.
• Asla ilk iyi fikirle yetinmeyin, bunun yerine analiz edilen farklı durumlara yönelik çeşitli yaklaşımlar önerin. Bu, çözüm sayısını ve dolayısıyla seçilen çözümün kalitesini artıracaktır.
• 5N2H sorularının yanıtlanma sırası esnek olduğundan dilediğiniz sırayı takip edebilirsiniz. Ekip bir soruya net bir cevap alamazsa soruyu atlayıp bir sonraki soruya geçebilir. Süreçte ilerledikçe diğer cevaplar genellikle daha net hale gelir.

5W2H’nin avantajları ve dezavantajları

Avantajı:

• 5N2H metodolojisi her durumda, süreçte ya da problemde kullanılabilir.
• Çok fazla bilgi toplayan sorular sorulduğu için sorunun tüm yönlerini dikkate alır.
• Raporlarda, sunumlarda, toplantılarda ve ekibin (yeniden) bilgilendirilmesinde zaman kazanın. Yöneticiler sadece 7 soruyla her türlü konuyu herkesin anlayabileceği bir şekilde özetleyebilir ve iletebilir.
• Uygulaması kolay bir yöntemdir, uygulanması için herhangi bir eğitim gerekmez.

Dezavantajları:

• Çoğu sorunun cevabı bilinmiyorsa bu kullanışlı bir yöntem değildir.
• Bu bir sentez aracıdır; bu nedenle analize daha ayrıntılı bilgilerin eklenmesi gerekebilir.
• Bazen sorulara cevap vermek kolay olmuyor.