Ok diyagramı

Bu makalede ok diyagramlarının ne olduğu ve ne için kullanıldığı açıklanmaktadır. Ayrıca adım adım bir ok diyagramının nasıl yapıldığını ve somut bir örnek göreceksiniz. Son olarak ok diyagramı kullanmanın avantajlarını keşfedeceksiniz.

Ok diyagramı nedir?

Ok grafiği, proje yönetiminde proje görevlerini ve son teslim tarihlerini planlamak için kullanılan bir diyagram türüdür. Böylece bir ok diyagramı, proje aktivitelerinin her birinin bir ok ile ilişkilendirilmesi ve aktivitelerin öncelik ilişkilerine göre temsil edilmesinden oluşur.

Öncelikle ok diyagramı, her proje faaliyetinin ne zaman başlaması gerektiğini, her faaliyetin ne kadar süreceğini, her görevin başlaması için hangi görevlerin tamamlanması gerektiğini ve tüm projenin süresini belirlemek için kullanılır.

Ok diyagramı 1956 yılında Amerika Birleşik Devletleri’nde Polaris nükleer denizaltı projesinin bir parçası olarak icat edildi. Bu kadar karmaşık bir projede gerçekleştirilecek görevlerin planlanmasını kolaylaştırmak için ok diyagramı kullanıldı.

Ok grafiği, benzer bir grafik türü olduğundan PERT grafiğinin basitleştirilmiş hali olarak düşünülebilir. Ancak düşündüğünüzden daha fazla fark var ve bunları aşağıda daha ayrıntılı olarak ele alacağız.

Ok diyagramı nasıl yapılır

Ok diyagramı oluşturma adımları şunlardır:

1. Tüm proje faaliyetlerini tanımlayın : Bir ok diyagramı oluşturmanın ilk adımı, projeyi tamamlamak için hangi faaliyetlerin gerçekleştirilmesi gerektiğini bilmektir. Ayrıca her aktivitenin tamamlanması için gereken süre belirlenmelidir.
2. Faaliyetler arasındaki sırayı belirleyin : Farklı faaliyetler arasındaki ilişkiler tanımlanmalıdır, yani her bir faaliyete başlayabilmek için hangi faaliyetlerin tamamlanması gerektiğinin bilinmesi gerekir.
3. Ok Diyagramı : Proje faaliyetlerini ve bağımlılıklarını bir diyagram üzerinde çizin. Her aktiviteyi iki farklı düğümü birbirine bağlayan bir ok olarak çizmeniz ve ayrıca her aktivitenin tamamlanması için gereken süreyi karşılık gelen oka eklemeniz gerekir.
4. Yapay düğümler veya oklar ekleyin : Bir etkinliğin başlayabilmesi için iki veya daha fazla farklı etkinliğin tamamlanması gerekiyorsa, ok diyagramının gerçekçi görünmesini sağlamak için bir yapay düğüm veya ok eklemeniz gerekebilir.
5. Düğümlerde zaman sınırları belirleyin : Proje süresinin gecikmemesi için her düğümde, giden aktivitenin başlaması gereken minimum ve maksimum süreleri ekleyin.

Ok Diyagramı Örneği

Ok diyagramının tanımını ve nasıl yapıldığını gördükten sonra, kavramı tam olarak anlamak için bir örnek görelim:

• Bir apartman inşa etmek için yapılması gereken faaliyetler aşağıda basitleştirilmiş bir şekilde sunulmuştur. Projenin ok diyagramını yapın.

Bu durumda egzersiz zaten bize etkinliklerin sırasını sağlıyor, tek yapmamız gereken ok diyagramını göstermek. Bunu yapmak için düğümleri çizeriz ve etkinlikleri düğümler arasındaki oklarla temsil ederiz. Ek olarak okun altına her aktivitenin ne kadar sürdüğünü eklememiz gerekiyor.

D aktivitesinin başlayabilmesi için C aktivitesinin ve B aktivitesinin tamamlanması gerektiğini belirtmek için 4. düğüm ile 3. düğüm arasına boş bir ok (yeşil boyalı) eklediğimizi unutmayın.

Daha sonra her düğümün minimum süresini ve maksimum süresini ekliyoruz; bu zamanlar, projenin toplam süresinin uzatılmaması için bir sonraki aktivitenin başlaması gereken minimum ve maksimum anı temsil eder:

Son olarak kritik yolu başka bir renkle işaretliyoruz. Kritik yol, diyagramdaki kritik faaliyetlerden, yani geciktiğinde projenin süresini uzatacak faaliyetlerden oluşan yoldur.

Bir ok diyagramı için kritik etkinlikleri belirlemek amacıyla, düğümlerin minimum ve maksimum sürelerini belirleyen görevlere bakmanız gerekir; çünkü kritik etkinlik, bir düğümün minimum ve maksimum süresini işaretleyen etkinliktir.

Dolayısıyla, bu projede bir miktar hareket alanı olan tek faaliyetler C, F ve G faaliyetleridir. Geri kalan faaliyetlerin belirlenen son teslim tarihlerine göre gerçekleştirilmesi gerekir, aksi takdirde projenin süresi uzayacaktır.

Ok diyagramının avantajları

Ok diyagramının avantajları şunlardır:

• Kritik proje faaliyetlerini belirleyin: Proje akış şemasını oluşturmak, projeyi görselleştirmenize ve geciktiği takdirde genel proje süresini etkileyecek faaliyetleri tanımlamanıza olanak tanır.
• Sürecin tamamını anlayın: Bir plan geliştirirken tüm ekip odak eksikliği, tercihler ve dikkatin dağılması gibi birçok zorlukla karşı karşıya kalır. Ok diyagramı tüm ekibin proje üzerinde verimli bir şekilde çalışmaya başlamasını sağlar.
• Karar vermenin iyileştirilmesi: Proje faaliyetlerini seçerken, birçok farklı fikir, belirli görevlerden kaçınma, belirsizlik veya zaman baskısı gibi birçok nedenden dolayı karar sıklıkla ertelenir. Ancak ok diyagramı, tüm sorunları başlangıçta tanımlamanıza ve diyagrama yeni çözümler ekleyerek bunları verimli bir şekilde çözmenize olanak tanır.
• Ek kaynak ihtiyacını belirleyin: Proje yönetiminde en sık karşılaşılan sorunlardan biri, bir faaliyetin beklenenden daha fazla kaynak gerektirmesidir. Böylece ok diyagramı, kaynakların ne zaman ve nereye tahsis edilmesi gerektiğini belirlememize olanak tanır.
• Odaklanmanıza yardımcı olur: Bir proje sırasında birçok faktör ekip üyelerinin dikkatini dağıtır. Bunun nedeni bir anlaşmazlık ya da konsantrasyon eksikliği olabilir. Ancak bir planı ok diyagramına dönüştürdükten sonra ekip arkadaşları, görevlerin başından sonuna kadar somut yolu bilirler ve bu da uygulayıcıların planlananların dışındaki adımları takip etmesini engeller.
• Bir sırayı aktarır: Projelerde genellikle nereden başlanacağı veya hangi adımın takip edileceği konusunda kafa karışıklığı yaşanır. Ok diyagramı ekibin faaliyetlerin sırasını mükemmel bir şekilde bilmesini sağlar.

Ok diyagramı ve PERT diyagramı

Ok grafiği ile PERT grafiğinin birçok benzerliği vardır. Aslında pek çok kişi ok grafiğinin PERT grafiğinin basitleştirilmiş hali olduğunu düşünüyor. Bu nedenle aşağıda bu iki diyagram türü arasındaki farkın ne olduğunu göreceğiz.

PERT (Program Değerlendirme ve Gözden Geçirme Tekniği) şeması, proje görevlerini planlamak için de kullanılan bir proje yönetimi aracıdır. Ancak PERT diyagramında aktiviteler genellikle düğümler olarak temsil edilirken, oklar her aktivitenin süresini temsil eder.

Bu nedenle, ok diyagramı ile PERT diyagramı arasındaki temel fark, ok diyagramında aktivitelerin oklarla temsil edilmesi, PERT diyagramında ise aktivitelerin düğümlerle temsil edilmesidir.