Eisenhower matrisi

Bu makalede Eisenhower Matrisinin ne olduğu ve ne için kullanıldığı anlatılmaktadır. Böylece Eisenhower matrisinin her çeyreğinin nelerden oluştuğunu, Eisenhower matrisinin nasıl yapıldığını ve bu tip matrislere bir örnek keşfedeceksiniz. Ek olarak Eisenhower Matrisinin avantaj ve dezavantajlarının neler olduğunu görebileceksiniz.

Eisenhower Matrisi nedir?

Eisenhower Matrisi, görevleri aciliyet ve önemlerine göre sıralamanıza yardımcı olan bir matristir. Bu nedenle Eisenhower Matrisi görevlerinizi etkili bir şekilde yönetmek için kullanılan bir araçtır.

Eisenhower matrisine acil ve acil durum da denir. önemli matris veya Eisenhower kutusu .

Genellikle karmaşık bir projeyi yönetirken, o kadar çok görevimiz olur ki, nereden başlayacağımızı veya hangi görevlere öncelik vereceğimizi bilemiyoruz. Yani Eisenhower Matrisi, hangi görevlerin gerçekten önemli ve acil olduğunu, dolayısıyla hangilerinin hemen yapılması gerektiğini ve hangi görevleri çok az değer sağladığı için yapmayı bırakabileceğinizi belirlemek için çok faydalıdır.

Eisenhower Matrisi, Amerika Birleşik Devletleri Başkanı Dwight Eisenhower tarafından icat edildi, dolayısıyla adı da buradan geliyor. Ancak Eisenhower Matrisi onlarca yıl sonra Stephen Covey tarafından Etkili İnsanların 7 Alışkanlığı adlı kitabıyla popüler hale getirildi.

Eisenhower Matrisinin Çeyrekleri

Eisenhower matrisinin çeyrekleri şunlardır:

• 1. Çeyrek: acil ve önemli. Bunlar öncelik vermeniz gereken görevlerdir.
• 2. Çeyrek: acil olmayan ve önemli. Bunlar uzun vadeli hedeflere odaklanan faaliyetlerdir.
• 3. Çeyrek: acil ve önemsiz. Bu görevleri devretmeniz önerilir.
• 4. Kare: ne acil ne de önemli : Bu görevler ortadan kaldırılmalıdır.

1. Çeyrek: acil ve önemli

Acil ve önemli görevler hızlı hareket etmenizi gerektirir. Bu faaliyetlerin sıklıkla görünür son tarihleri ve tedbirlerin uygulanmasındaki gecikmeler açısından sonuçları vardır. Çoğu durumda bunlar, dış bir kaynak tarafından önerilen veya son tarihe yaklaşana kadar ertelenen şeylerdir. Her iki durumda da kriz modunda bir müdahaleye ihtiyaç duyuyorlar.

Örneğin:

• Hasta bir meslektaşınız için bir projeyi ele almalısınız.
• Araba yolun ortasında duruyor.
• Sızıntılar var ve mutfağınız sular altında kaldı.
• Bir müşteri size çok büyük bir sorunla geliyor.
• Size beklenmedik bir son dakika görevi verildi.

Çeyrek 1 görevleri kaçınılmazdır. Hiçbir zaman ertelemeseniz bile (ki bu neredeyse imkansızdır), her zaman kontrolünüz dışında bir şeyler olacaktır. Ancak sorun, sizin için önemli olan uzun vadeli hedefleri göz ardı ederek bu beklenmedik veya acil görevlere odaklandığınızda ortaya çıkar.

2. Çeyrek: acil değil ve önemli

Acil olmayan ancak önemli görevler, kuruluşun uzun vadeli hedeflerine ulaşmasına yardımcı olan görevlerdir. Genellikle bir son teslim tarihi (hatta bitiş tarihi) yoktur, bu nedenle daha acil görevler uğruna onları ertelemek kolaydır.

Ancak bu görevlerin, şirket hedeflerine ulaşmada uzun vadeli etkililik üzerinde çok daha büyük bir etkisi vardır ve bu nedenle de yerine getirilmesi gerekir.

Örneğin:

• Kısa ve uzun vadeli proje planlaması.
• Düzenli veya bakım görevleri.
• Profesyonel ağlar (ağ oluşturma) ve kişisel ilişkiler üzerinde çalışın.
• Yeni bir beceri öğrenin, işinizle ilgili alandaki güncel araştırmalardan haberdar olun, eğitim etkinliklerine katılın.
• Fiziksel egzersiz ve rutin tıbbi kontroller.

2. Çeyrek, kişisel zaman yönetimi için en uygun noktadır. Burası sorunlara (ilk çeyrekte olduğu gibi) değil, fırsatlara ve büyümeye odaklandığınız yerdir. Matrisin bu çeyreğinden yaşamak, proaktif olduğunuz ve yeteneklerinizi ve enerjinizi artıran ve anlamlı hedeflere ulaşmanıza katkıda bulunan faaliyetlere öncelik verdiğiniz anlamına gelir.

3. Çeyrek: acil ve önemsiz

Acil olan ancak önemli olmayan görevler “yoğun iş” olarak adlandırılanlardır. Bu görevler genellikle başkaları tarafından belirlenen beklentilere dayanır ve kurumu uzun vadeli hedeflerine yaklaştırmaz.

Örneğin:

• İş arkadaşlarının gereksiz kesintileri.
• Her çaldığında cep telefonunuzu veya e-postanızı kontrol edin.
• Bazı metinlere, e-postalara veya sosyal medya gönderilerine yanıt verin.
• Kuponlara veya sınırlı süreli anlaşmalara göre hareket edin.
• Zamanın kullanılmadığı bazı toplantılar.

3. çeyrek, basit aciliyet etkisinin bulunduğu yerdir. Son teslim tarihleri nedeniyle görevleri tamamlama dürtüsü, gerçekten mantıklı olmayan görevleri üstlenmeniz anlamına gelir. Üçüncü çeyrekteki görevler acil olduğundan ancak genellikle başka birinin önceliklerine bağlı olduğundan, bu çeyrekte çok fazla zaman harcamak, yapmak istediğiniz şey yerine yapmanız gereken şeyleri yaptığınız anlamına gelebilir.

Sonuçta, üçüncü çeyrek görevlerine odaklanmak, yaşamdaki en önemli hedeflerinize ulaşamadığınızı veya günlük yaşamınız üzerinde hiçbir kontrolünüz olmadığını hissetmenize neden olabilir. Bu yüzden bu çeyrekte mümkün olduğu kadar çok görevi devretmeye çalışmalısınız.

4. Çeyrek: ne acil ne de önemli

Ne acil ne de önemli olan görevler, ortadan kaldırılması gereken zaman alıcı faaliyetlerdir. Bu faaliyetler hedeflerin ilerlemesine katkıda bulunmaz ancak çok fazla zaman kaybına yol açabilir.

Örneğin:

• Saatlerce televizyon izleyin.
• Düşünmeden sosyal medyayı yenilemek.
• E-postaları yanıtlamak yerine sıralamak ve düzenlemek gibi kaçınma faaliyetleri.
• Aşırı alışveriş yapmak veya internette gezinerek çok fazla zaman harcamak.
• Size beklenmedik bir son dakika görevi verildi.

4. Çeyrek, sonuçta sizi tatminsiz bırakan aşırılığın ve anlık tatminin çeyreğidir.

Açıkçası hepimizin biraz boş zamana ihtiyacı var. Sonuç olarak bu faaliyetlerin boş zaman ve mesleki sorumluluklar arasında bir denge sağlamasıdır. Eğer farkında değilseniz, boş zamanınızı geçirme şekliniz enerjinizi, tutkunuzu ve yaratıcılığınızı tüketebilir.

Eisenhower matrisi nasıl yapılır

Bir Eisenhower matrisi oluşturmak için aşağıdaki adımları izlemelisiniz:

• Yapılacaklar listesi hazırlayın : Öncelikle tamamlamanız gereken tüm görevlerin bir listesini yapmanız gerekir.
• Eisenhower Matrisini Çizin : Eisenhower Matrisinin dört çeyreğini bir kağıda veya slayta çizin. Farklı leke türlerini ayırt etmenize yardımcı olması için her çeyreği farklı bir renge boyamanızı öneririz.
• Her görevi bir çeyreğe bağlayın : daha önce yazdığınız listedeki görevlerin her birini, aciliyetine ve önemine göre Eisenhower matrisinin ona karşılık gelen çeyreğine ekleyin.
• Eisenhower Matrisini Analiz Edin : Tüm görevleri kategorize ettikten sonra, aynı yolu izlemeniz gerekip gerekmediğini veya tam tersi, ne yaptığınızı yeniden düşünmeniz gerekip gerekmediğini belirlemek için her çeyreği ve genel olarak matrisi analiz edin.
• Harekete Geçin : Her çeyrekteki görevlerle ne yapmanız gerektiğine, bunları hangi sırayla tamamlamanız gerektiğine karar verin ve hedeflerinize doğru çalışmaya başlayın.

Eisenhower Matrisi Örneği

Kavramı özümsemeyi tamamlamak için sizi aşağıda bir Eisenhower matrisi örneğine bırakıyoruz.

Bu durumda bir şirketin Baş Ürün Sorumlusunun Eisenhower matrisini analiz edeceğiz. Eisenhower Matrisi, işlerini etkili bir şekilde tamamlamak için görevleri nasıl devredeceklerini bilmeleri gerektiğinden, yüksek sorumluluklara sahip çalışanlar için çok yararlı olabilir.

Eisenhower matrisinin avantajları ve dezavantajları

Avantajı:

• Devretmeniz, hatta ortadan kaldırmanız gereken görevleri kolayca tanımlamanıza olanak tanıdığından, birçok etkinliği yönetmek için çok yararlı bir araçtır.
• Ayrıca hangi görevlerin en acil ve önemli olduğunu ve bu nedenle ilk önce yapılması gerektiğini belirlemeyi kolaylaştırır.
• Ayrıca önemsiz ve acil olmayan görevlerde zaman israfını önleyerek verimliliği artırır. Eisenhower Matrisinin amacı, harcanan zamanın kaliteli olmasını sağlamaktır.

Dezavantajları:

• Görevleri aciliyet ve önemlerine göre sıralamak göründüğü kadar basit değildir, dolayısıyla Eisenhower Matrisini oluşturmak biraz zaman alabilir.
• Sonrasında buna göre hareket etmezseniz matris oluşturmanın bir anlamı yok. Matris tamamlandıktan sonra görevlerin önemine ve aciliyetine göre kararlar verilmelidir.
• Her görevin önemi ve aciliyeti kişiye göre değişebileceğinden, büyük çalışma ekiplerinde uygulanması zordur.