Kpi'lar

Bu makalede KPI’ların ne olduğu ve ne için kullanıldığı açıklanmaktadır. Böylece iyi bir KPI’nın özelliklerini, bir KPI’nın nasıl oluşturulduğunu ve KPI örneklerini bulacaksınız. Ayrıca size bir şirkette KPI kullanmanın avantajlarını ve dezavantajlarını gösteriyoruz.

KPI nedir?

KPI, bir hedefe doğru ilerlemeyi gösteren niceliksel bir ölçüdür; yani KPI, şirketin bir alandaki mevcut durumunun hedefe yakın mı yoksa uzak mı olduğunu gösteren sayısal bir değerdir.

KPI kısaltması, İspanyolca’da Anahtar Performans Göstergesi anlamına gelen Anahtar Performans Göstergesi anlamına gelir.

Örneğin işletme yönetiminde en çok kullanılan KPI’lardan biri müşteri başına gelirdir. Yani bir işletme yıllık 100.000 ABD Doları gelir elde ediyorsa ve 100 müşterisi varsa KPI değeri 1.000 ABD Dolarıdır. Şirket, bu KPI’yı kullanarak zaman içinde müşteri başına ortalama geliri izleyebilir.

Kısaca KPI’nın değeri bir hedefle doğrudan bağlantılıdır ve dolayısıyla şirketin bu hedef doğrultusundaki gelişimini analiz etmeye yarayan ve bu konuda karar alınmasına yardımcı olan bir araçtır.

KPI’ların genel olarak şirketin tamamı için veya daha spesifik olarak bir ekip, hatta bir birey için tanımlanabileceğini unutmayın. Ayrıca organizasyonun farklı alanları için KPI’lar tanımlanabilir: Satış departmanı için KPI’lar, finans departmanı için KPI’lar, lojistik departmanı için KPI’lar vb.

Bir KPI’nın özellikleri

Bir KPI’nin kuruluş için iyi ve yararlı olabilmesi için aşağıdaki özelliklere sahip olması gerekir:

• Ulaşılabilir – KPI ile bağlantılı hedef gerçekçi olmalı, dolayısıyla çalışanlar hedefi mümkün bir şey olarak görmelidir.
• Ölçülebilir – KPI’nın arkasındaki hedef ölçülebilir olmalıdır.
• İlgili – Bir KPI yalnızca işin gelişimi açısından önemliyse faydalı olacaktır.
• Periyodik – KPI değeri belirtilen zaman aralıklarında güncellenmelidir.
• Kesin : KPI tarafından ölçülen değer kesin olmalı ve gerçeği temsil etmelidir.

KPI Örnekleri

Artık KPI’nin tanımını bildiğimize göre, konsepti tam olarak anlamak için birkaç KPI örneğine bakalım.

• Finansal KPI örnekleri : likidite oranı, Yatırım Getirisi (ROI), Net Kar Marjı (NPM).
• Satış KPI örnekleri : müşteri başına satın alma hacmi, müşteri edinme maliyeti, müşteri başına iade.
• Lojistik KPI örnekleri : teslim süresi, zamanında teslim edilen siparişlerin sayısı, stok rotasyonu.
• Üretim KPI örnekleri : çevrim süresi, kusurlu ürün oranı, birim zaman başına üretilen birimler.
• Dijital pazarlama KPI örnekleri : web sayfası trafiği, tıklama oranı (TO), dönüşüm oranı (satış sayısının ziyaret sayısına bölümü).
• İK KPI örnekleri : devir oranı, çalışan memnuniyeti, devamsızlık oranı.

KPI nasıl yapılır

Kuruluş için yararlı bir KPI oluşturmak için aşağıdaki adımları izlemenizi öneririz:

1. Hedefleri ve niyetleri paydaşlarla tartışın: KPI’lar yalnızca kullanıcıların bunları bildirmesi kadar faydalıdır. Bir KPI raporu geliştirmeden önce hedefin arkasındaki kişilerin neyi başarmaya çalıştığını anlamalısınız.
2. SMART hedeflerini tanımlayın: KPI’lar SMART hedeflerine (belirli, ölçülebilir, ulaşılabilir, gerçekçi ve zamana bağlı) bağlı olmalıdır. Belirsiz, belirlenmesi zor ve gerçekçi olmayan KPI’ların değeri çok azdır veya hiç yoktur.
3. KPI’ları formüle edin: Tanımladığınız her KPI, bir iş hedefiyle ilişkilendirilmelidir. Bir KPI oluşturmak için formülleri kullanabileceğinizi unutmayın; böylece KPI değeri bir matematik işleminin sonucu olur.
4. Açıklık: Kuruluştaki herkesin, bunlara göre hareket edebilmesi için KPI’ları anlaması gerekir. İnsanlar KPI’larla nasıl çalışacaklarını anladıklarında veriye dayalı kararlar alabilirler.
5. KPI’lar uyarlanabilir olmalıdır – KPI’ları oluşturduğunuzda, yeni iş sorunlarının ortaya çıkmasına ve diğer alanlara daha fazla önem verilmesine hazırlıklı olmanız gerekir. Dolayısıyla, iş ve müşteri ihtiyaçları geliştikçe KPI’ların da kuruluşun hedeflerine uyum sağlaması gerekir.
6. KPI Aşırı Yükünden Kaçının: İş Zekası, kuruluşlara çok sayıda veriye ve etkileşimli veri görselleştirmesine erişim sağlayarak her şeyin ölçülmesini kolaylaştırdı. Ancak KPI’lar en önemli hedefler için oluşturulmalıdır; bu, KPI’nın aşırı yüklenmesini önler ve personelin en alakalı ölçümlere odaklanmasına yardımcı olur.

KPI Türleri

KPI türleri şunlardır:

• Stratejik KPI’lar : Kuruluşun genel hedeflerini izleyin. Yöneticiler genellikle kuruluşun herhangi bir zamanda nasıl performans gösterdiğini bilmek için bir veya iki stratejik KPI arar. Örneğin: yatırım getirisi, gelir ve pazar payı.
• Operasyonel KPI’lar – performansı daha kısa bir süre boyunca ölçer ve organizasyonel süreçlere ve verimliliğe odaklanır. Örneğin: bölgeye göre satışlar, ortalama aylık nakliye maliyetleri ve edinme başına maliyet (EBM).
• İşlevsel KPI’lar – Birçok temel performans göstergesi, finans veya BT gibi belirli işlevlere bağlıdır. BT, bir kullanıcının web sayfasında geçirdiği ortalama süreyi veya ortalama çalışma süresini izleyebilirken, finansal KPI’lar brüt kar marjını veya varlıkların getirisini izler. Aslında bu tür KPI’lar stratejik veya operasyonel olarak da sınıflandırılabilir.
• Öncü veya Gecikmeli KPI’lar – KPI’lar aynı zamanda öncü veya gecikmeli de olabilir. Öncü KPI’lar sonuçların tahmin edilmesine yardımcı olurken, gecikmeli KPI’lar daha önce olanları izler. Kuruluşlar, en önemli olanı takip ettiklerinden emin olmak için her ikisinin bir kombinasyonunu kullanır.

KPI’ların Avantajları ve Dezavantajları

Avantajı:

• Çalışanların eylemlerinden (veya eylemsizliklerinden) sorumlu tutulmasına yardımcı olur.
• Bu, hedeflerine ulaşma konusunda olumlu bir şekilde zorlandığını hisseden çalışanları motive edebilir.
• Bir şirketin hedeflerine doğru ilerlemesini ölçmesine olanak tanır.
• Veriye dayalı kararlar alınmasına yardımcı olur.

Dezavantajları:

• Bir KPI’nin gerçekten faydalı olabilmesi için, uzun süreler boyunca tutarlı bir şekilde veri toplamaya kararlı olmanız gerekir, böylece KPI’nin nasıl değiştiğini görebilirsiniz.
• Sürekli izleme gerektirirler ve bu nedenle onlara zaman ve çaba harcamanız gerekir.
• Yöneticiler yanlışlıkla daha geniş stratejiler yerine KPI’lara daha fazla odaklanabilirler.
• KPI hedefleri mantıksızsa çalışanların cesaretini kırabilirler.