Önceliklendirme matrisi (veya öncelik matrisi)

Bu makalede, öncelik matrisi olarak da adlandırılan önceliklendirme matrisinin ne olduğu, özelliklerinin neler olduğu ve ne için kullanıldığı açıklanmaktadır. Aynı şekilde önceliklendirme matrisinin nasıl oluşturulacağını ve buna ek olarak adım adım açıklanan bir örneği görebileceksiniz.

Önceliklendirme matrisi nedir?

Önceliklendirme matrisi (veya öncelik matrisi ), farklı seçenekleri çeşitli kriterlere göre karşılaştırmanıza olanak tanıyan bir matristir; bu nedenle, farklı seçenekleri değerlendirmek ve objektif olarak birini seçmek için bir önceliklendirme matrisi kullanılır.

Yani bir önceliklendirme matrisinde mevcut farklı seçenekler, daha önce seçilen kriterlere göre elde edilen puana göre sınıflandırılmakta, bu sayede objektif bir yönteme dayalı bir karar verilebilmektedir.

Tipik olarak matrisin her satırı seçim yapılabilecek bir seçenektir, matrisin sütunları ise seçim kriterlerini temsil eder. Yani bir satır ile bir sütunun kesiştiği kutu, bu seçeneğin bu kritere göre aldığı puandır.

Önceliklendirme matrisine aynı zamanda çok kriterli matris veya önceliklendirme diyagramı da denir.

Önceliklendirme matrisi nasıl yapılır

Önceliklendirme matrisi oluşturma adımları aşağıdaki gibidir:

1. Önceliklendirme matrisinin amacını tanımlayın : Önceliklendirme matrisini oluşturmaya başlamadan önce, matrisi oluşturmanın amacı net olmalıdır. Bu şekilde kriterleri seçmek daha kolay olacaktır.
2. Seçenekleri tanımlayın : Değerlendirilmesi gereken tüm olası seçeneklerin bir listesini yapın. Bazı durumlarda seçenekler zaten tanımlanmış olacak, diğer durumlarda ise becerikli olmanız ve alternatifler bulmanız gerekecek.
3. Kriterlerin oluşturulması : Farklı seçenekleri puanlamak için seçilen kriterler önceliklendirme matrisinin amacı ile uyumlu olmalıdır; bu nedenle matrisin amacının açıkça tanımlanması önemlidir. Ayrıca sadece proje ile ilgili kriterlerin girilmesi gerekmektedir; çok fazla kriter, seçilen seçeneğin en uygun olmamasına neden olabilir.
4. Kriterlerin ağırlıklandırılması : Farklı kriterler tanımlandıktan sonra, her birinin önemine göre ağırlıklandırılmalıdır. Normalde bu, yüzde olarak yapılır, böylece daha önemli kriter daha yüksek bir yüzdeye karşılık gelir ve tüm ağırlıkların toplamı 1’i (veya %100’ü) verir.
5. Seçenekleri değerlendirin – Her seçenek, her kriter için bir puan almalıdır. Kriterlerin önemindeki fark zaten ağırlıklar tarafından belirlendiğinden, tüm puanların aralığının aynı olması önerilir.
6. En iyi seçeneği seçin : Her kriter için tüm seçenekler derecelendirildikten sonra alınan tüm puanlar toplanır. Teorik olarak en iyi seçenek en çok puanı alan seçenektir.

Önceliklendirme matrisi örneği

Önceliklendirme matrisinin tanımını ve nasıl yapıldığını gördükten sonra, kavramı özümsemeyi tamamlamak için adım adım bir örnek göreceğiz.

• Bir banka, büyütmek amacıyla küçük bir işletmeyi satın alıp daha sonra daha yüksek bir fiyata satarak yatırım yapmak istiyor. Birkaç ekonomik filtreyi geçtikten sonra satın almayı düşünen şirketler A Şirketi, B Şirketi ve C Şirketidir.

Bankanın hangi şirketi satın alması gerektiğini analiz etmek için bir önceliklendirme matrisi oluşturacağız. Bu durumda matrisin amacını ve farklı seçeneklerini zaten biliyoruz:

Amaç: Küçük bir işletme satın alıp bir süre sonra daha fazla para karşılığında satmak ve yatırımı karlı hale getirmek.

Olasılıklar:

• Seçenek 1: A Şirketi
• Seçenek 2: B Şirketi
• Seçenek 3: C Şirketi

Farklı seçenekleri değerlendirmek için aşağıdaki seçim kriterlerini kullanacağız:

Kriterler:

• Kriter 1: Satın alma fiyatı. Mantıksal olarak şirketin satın alma fiyatı ne kadar düşük olursa bankaya o kadar fayda sağlar çünkü daha az para harcanır.
• Kriter 2: Büyüme potansiyeli. Banka böylece daha fazla ekonomik getiri elde edeceği için büyüme ve şirketin değerindeki artış potansiyeli dikkate alınmalıdır.
• Kriter 3: İflas riski. Ayrıca her şirketin iflasa sürüklenme riskini de hesaba katmak gerekir, çünkü bu durumda banka yatırılan tüm parayı kaybedecektir. Bu kriterden alınan puan ne kadar yüksek olursa şirketin kapanma riski de o kadar düşük olur.
• Kriter 4: Şirketin yıllık karı. Şirketin yıllık kârının da değerlenmesi gerekir, çünkü bu, şirketin alım satımından elde edilen kârın dışında bankanın kazanacağı ek paradır.

Artık önceliklendirme matrisinde kullanacağımız kriterleri bildiğimize göre bunları ilgilerine göre ağırlıklandırıyoruz.

Kriter ağırlıklandırmaları:

• Kriter 1: Satın alma fiyatı → %30
• Kriter 2: Büyüme potansiyeli → %40
• Kriter 3: İflas riski → %20
• Kriter 4: Şirketin yıllık kârı → %10

Kriterleri ağırlıklandırdıktan sonra derecelendirme yaparak önceliklendirme matrisini hazırlıyoruz. Bunun için her seçeneğe her kriter için 1’den 10’a kadar puan verildi ve ardından kriterlerin ağırlıklarına göre puanlar eklendi.

Seçenekleri değerlendirin ve en iyisini seçin:

Sonuç olarak, şirketlerin her birini belirlenmiş çeşitli kriterlere göre değerlendirdikten sonra banka, en iyi puanı alan şirket olduğu için A şirketini satın almalıdır.

Önceliklendirme matrisi ne için kullanılır?

Aşağıda önceliklendirme matrisini ne işe yaradığına ve ne zaman kullanabileceğinize dair bir özet sunuyoruz.

• Karar kriterlerini belirleyin – Seçim kriterlerini belirlemek, proje için neyin en önemli olduğunu ve kararın neye dayanması gerektiğini görmenize yardımcı olur.
• Sorunun açıklığa kavuşturulması : Karar kriterlerini seçmek, karşılaştığınız gerçek sorun ve onu çözmenin en önemli yönleri hakkında daha net bir fikre sahip olmanızı sağlar.
• Seçeneklerin analizi : Önceliklendirme matrisi, her seçeneğin puanının her kriterde hızlı bir şekilde görselleştirilmesine olanak tanıdığından, tüm seçeneklerin analizini kolaylaştırır.
• İyileştirme fırsatlarını arayın : Önceliklendirme matrisini çalıştırırken, bir seçeneğin projeniz için en iyisi olduğu veya tam tersine, matriste elde edilen sonuçları iyileştiren yeni seçenekleri keşfetmeniz gerektiği sonucuna varabilirsiniz.

Önceliklendirme matrisinin avantajları ve dezavantajları

Avantajı:

• Önceliklendirme matrisi kullanımı basit bir araçtır. Ayrıca seçenekler, kriterler veya ağırlıklandırmalar hızlı bir şekilde güncellenip değiştirilebilir.
• Proje yönetimi için çok faydalıdır çünkü birden fazla seçeneği analiz etmenize ve hangisinin en iyi olduğuna karar vermenize olanak tanıyarak zamandan tasarruf etmenizi sağlar.
• Bu objektif bir yöntemdir, dolayısıyla bir kişinin sahip olabileceği önyargılar azaltılır.
• Önceliklendirme matrisinin anlaşılması hem onu uygulayanlar hem de yorumlayanlar için oldukça basittir.

Dezavantajları:

• Elde edilen sonuç tamamen kriterlerin kendi değerlendirmesine ve ağırlıklarına bağlıdır, bu nedenle ekibin tarafsız kalması gerekir.
• Organizasyonun türüne bağlı olarak önceliklendirme matrisi çok katı hale gelebilir.
• Bazen iki veya daha fazla seçenek birbirine çok benzer puanlar verir, dolayısıyla hangi kararın alınacağı belirsizdir. Bu durumda öncelik matrisinin diğer kriter ve ağırlıklarla yeniden yapılması önerilir.