5w2h

У цій статті пояснюється, що таке методологія 5W2H і для чого вона використовується. Таким чином, ви дізнаєтесь, які питання методу 5W2H, приклад його застосування та які його переваги та недоліки. Крім того, ви зможете побачити рекомендації щодо правильного застосування цього методу та отримання кращого результату.

Що таке 5W2H?

5W2H — це назва методології, яка використовується для комплексного та точного аналізу ситуації чи проблеми.

Акронім 5W2H означає що, чому, де, коли, хто, як і скільки , що в перекладі на іспанську означає що, чому, де, коли, хто, як і скільки .

Також часто пишуть 5W+2H .

Метод 5W2H включає ці 7 запитань, щоб діагностувати проблему. Таким чином, модель 5W2H допомагає визначити першопричину проблеми та знайти її рішення.

Походження методології 5W2H є японським, спочатку вона була створена для проектів управління якістю, таких як проекти Lean Six Sigma. В даний час метод 5W2H використовується для будь-яких комерційних проектів, оскільки він корисний при вирішенні будь-яких завдань.

Методологія 5W2H

Питання методології 5W2H :

• Що
• чому
• золото
• Коли
• ВООЗ
• як
• Скільки

Далі детально досліджується кожне із запитань, які необхідно поставити в методології 5W2H.

Що

Відповідь на це запитання є першим кроком у процесі 5W2H. У цьому питанні особа або команда, яка застосовує методологію 5W2H, повинна визначити проблему або мету.

Таким чином, відповідь на запитання має надати загальний опис того, що намагається вирішити аналіз 5W2H. Важливо, щоб опис проблеми був чітким і точним, крім того, ви повинні вказати результат, якого хочете досягти.

Чому чому)

Наступним кроком у цьому процесі є визначення причини виникнення проблеми, тобто це запитання має бути спрямоване на виявлення основної причини проблеми.

З іншого боку, це питання також може бути корисним, щоб визначити, чому необхідно вирішити проблему або причину, чому цей аналіз виконується. Пояснення основної причини може допомогти кожному члену команди, наприклад, зрозуміти, чому їм потрібно виконувати певні завдання.

золото

Це запитання має на меті з’ясувати, де виникла проблема або де, ймовірно, з’явиться її рішення. Наприклад, якщо це проблема машини, особа, яка виконує аналіз 5W2H, може вказати, на якій машині вона сталася. Крім того, якщо це проблема клієнта, вам потрібно визначити точне місцезнаходження клієнта та перевірити інші проблеми на цьому сайті.

У разі використання методу 5W2H для досягнення мети цей крок може включати визначення місць, де можуть відбуватися дії для досягнення цієї мети. Наприклад, якщо проект включає кілька сфер або відділів, у цьому розділі слід вказати, де можуть відбуватися завдання проекту та зустрічі.

коли коли)

Мета цього запитання — визначити часові рамки, протягом яких команда зможе вирішити проблему або виконати кожен крок для досягнення мети.

Отже, цей крок може включати створення дат доставки для кожного етапу проекту. Створення основних етапів і кінцевих термінів на цьому етапі допомагає встановити необхідну послідовність дій і допомагає визначити потенційні непередбачені обставини на етапах проекту.

Хто хто)

Це запитання може стосуватися кількох різних аспектів проблеми чи проекту, наприклад:

• Хто контролює весь процес?
• На кого впливає проект? Наприклад, це стосується внутрішніх працівників чи зовнішніх постачальників?
• Кого стосується проблема?
• Хто працює на кожному етапі проекту?

Примітно, що керівник групи може призначати завдання членам команди під час цього стажування, щоб розподілити відповідальність.

як

Глибока відповідь на це запитання є великою підмогою у вирішенні проблеми, реалізації рішення чи досягненні мети.

Під час цього етапу команда з’ясовує, які всі необхідні кроки та як їх слід виконувати, тобто які методи чи процедури слід застосувати для досягнення мети.

Скільки

Це етап, на якому команда оцінює бюджет проекту. Завдяки всій інформації, зібраній у запитаннях вище, відповідальна команда або окрема особа зможе визначити витрати для кожного етапу вашого проекту.

При використанні методології 5W2H для аналізу виробничої проблеми це питання також може стосуватися кількості продукту.

Коротше кажучи, на цьому етапі визначається обсяг проекту, будь то грошова сума, браковані одиниці, кількість скарг клієнтів тощо.

Приклад 5W2H

Коли ми ознайомимося з теорією методології 5W2H, ми побачимо приклад того, як застосувати цей метод для повного засвоєння концепції.

Приклад аналізу 5W2H для підвищення продуктивності команди продажів:

• Що : оновити програмне забезпечення відділу продажів.
• Чому : тому що програмне забезпечення застаріле та більше не відповідає потребам бізнесу.
• Де : у відділі продажу.
• Коли : наприкінці поточного кварталу.
• Хто : бізнес-менеджер та ІТ-персонал співпрацюють над проектом.
• Як : проаналізуйте п’ять альтернативних продуктів і визначте, який із них найкраще відповідає поточним потребам компанії, використовуючи матрицю рішень .
• Скільки : максимальний бюджет для придбання програмного забезпечення становить 120 000 доларів США.

Як бачимо, завдяки застосуванню методології 5W2H ми можемо швидко провести аналіз проблеми. Крім того, ця процедура дає підказку, як вирішити проблему, зокрема завдяки питанню Як? (Як?). Залишається лише діяти за наміченим планом, щоб завершити вирішення проблеми.

Як правильно використовувати метод 5W2H

У цьому розділі ми покажемо вам кілька порад для досягнення кращого результату при застосуванні методу 5W2H.

• Завжди зосереджуйтеся на першопричині проблеми, а не на можливих наслідках, які вони спричинили. Іншими словами, намагайтеся створити остаточні рішення, а не паліативні. Таким чином проблема не виникне знову в майбутньому.
• Рішення, реалізовані за допомогою методу 5W2H, повинні бути максимально об’єктивними. Крім того, слід стежити за тим, щоб розчини не мали побічних ефектів, які можуть вимагати додаткових заходів для їх усунення.
• Ніколи не погоджуйтеся на першу хорошу ідею, а радше пропонуйте кілька підходів до різних аналізованих ситуацій. Це збільшить кількість розчинів і, отже, якість обраного розчину.
• Порядок відповідей на запитання 5W2H є гнучким, тому ви можете дотримуватися будь-якого порядку, який вам подобається. Якщо команда не може отримати чітку відповідь на запитання, вона може пропустити його та перейти до наступного. У міру проходження процесу інші відповіді часто стають зрозумілішими.

Переваги та недоліки 5W2H

Перевага:

• Методологію 5W2H можна використовувати в будь-якій ситуації, процесі чи проблемі.
• Він враховує всі аспекти проблеми, оскільки задаються питання, які збирають багато інформації.
• Економте час на доповідях, презентаціях, зустрічах та (пере)інформуванні команди. Маючи лише 7 запитань, менеджери можуть узагальнити та повідомити про будь-який тип проблеми у зрозумілий для всіх спосіб.
• Це простий у застосуванні спосіб, для його застосування не потрібно навчання.

Недоліки:

• Це некорисний метод, якщо більшість відповідей на запитання невідомі.
• Це інструмент синтезу; тому може знадобитися додати до аналізу більш детальну інформацію.
• Іноді буває непросто відповісти на запитання.