Матриця ейзенхауера

У цій статті пояснюється, що таке матриця Ейзенхауера і для чого вона використовується. Таким чином, ви дізнаєтесь, з чого складається кожен квадрант матриці Ейзенхауера, як створюється матриця Ейзенхауера та приклад такого типу матриці. Крім того, ви зможете побачити переваги та недоліки матриці Ейзенхауера.

Що таке матриця Ейзенхауера?

Матриця Ейзенхауера – це матриця, яка допомагає ранжувати завдання на основі їх терміновості та важливості. Таким чином, Матриця Ейзенхауера – це інструмент, який використовується для ефективного управління своїми завданнями.

Матрицю Ейзенхауера також називають терміновою проти. важлива матриця або ящик Ейзенхауера .

Часто, коли ми керуємо складним проектом, у нас так багато завдань, що ми не знаємо, з чого почати або які завдання визначити пріоритетними. Таким чином, матриця Ейзенхауера дуже корисна для визначення того, які завдання є дійсно важливими та терміновими, які, отже, потрібно виконати негайно, а які завдання ви можете припинити виконувати, оскільки вони приносять дуже малу цінність.

Матриця Ейзенхауера була винайдена президентом США Дуайтом Ейзенхауером, звідси і її назва. Однак матриця Ейзенхауера була популяризована десятиліттями пізніше Стівеном Кові з його книгою «7 звичок високоефективних людей» .

Квадранти матриці Ейзенхауера

Квадранти матриці Ейзенхауера :

• Квадрант 1: терміново та важливо. Це ті завдання, які потрібно розставити за пріоритетністю.
• Квадрант 2: не терміновий і важливий. Це діяльність, орієнтована на довгострокові цілі.
• Квадрант 3: термінове і неважливе. Рекомендується делегувати ці завдання.
• Квадрант 4: ні термінові, ні важливі : ці завдання слід усунути.

Квадрант 1: терміново та важливо

Термінові та важливі справи вимагають від вас швидких дій. Ці заходи часто мають видимі терміни та наслідки у вигляді затримок у впровадженні заходів. У більшості випадків це те, що було запропоновано зовнішнім джерелом, або те, що було відкладено до моменту наближення терміну. У будь-якому випадку вони потребують реагування на кризу.

Наприклад:

• Треба покривати проект для хворого колеги.
• Машина зупиняється посеред дороги.
• Є витоки, і ваша кухня затоплена.
• Клієнт приходить до вас з дуже великою проблемою.
• Ви отримали несподіване завдання в останню хвилину.

Завдання квадранту 1 неминучі. Навіть якщо ви ніколи не зволікаєте (а це практично неможливо), завжди знайдеться щось поза вашим контролем. Однак проблема виникає, коли ви зосереджуєтеся на тих неочікуваних або термінових завданнях, виключаючи довгострокові цілі, які важливі для вас.

Квадрант 2: не терміновий і важливий

Нетермінові, але важливі завдання – це ті, які допомагають організації досягти її довгострокових цілей. У них зазвичай немає крайнього терміну (або навіть кінцевої дати), тому їх легко відкласти на користь більш термінових справ.

Однак ці завдання мають набагато більший вплив на довгострокову ефективність досягнення цілей компанії, і тому їх також потрібно виконувати.

Наприклад:

• Короткострокове та довгострокове планування проекту.
• Регулярні завдання або завдання з обслуговування.
• Робота над професійними мережами (нетворкінг) та особистими стосунками.
• Отримайте нові навички, будьте в курсі поточних досліджень у сфері, пов’язаної з вашою роботою, відвідуйте освітні заходи.
• Фізичні навантаження та планові медичні огляди.

Квадрант 2 – це найкраще місце для управління особистим часом. Тут ви зосереджуєтесь не на проблемах (як у першому квадранті), а на можливостях і зростанні. Життя відповідно до цього квадранта матриці означає, що ви активні та віддаєте пріоритет діяльності, яка збільшує ваші здібності та енергію та сприяє досягненню значущих цілей.

Квадрант 3: термінове і неважливе

Завдання, які термінові, але не важливі, називаються «напруженою роботою». Ці завдання часто базуються на очікуваннях інших і не наближають організацію до її довгострокових цілей.

Наприклад:

• Непотрібні переривання з боку колег.
• Перевіряйте свій мобільний телефон або електронну пошту кожного разу, коли він дзвонить.
• Відповідайте на деякі текстові повідомлення, електронні листи чи публікації в соціальних мережах.
• Дійте за купонами або тимчасовими угодами.
• Деякі зустрічі, на яких час не використовується.

У квадранті 3 виявляється ефект простої терміновості. Прагнення виконувати завдання через крайні терміни означає, що ви беретеся за завдання, які насправді не мають сенсу. Оскільки завдання третього квадранта термінові, але зазвичай пов’язані з чиїмись пріоритетами, занадто багато часу в цьому квадранті може означати, що ви робите те, що повинні робити, а не те, що хочете робити.

Зрештою, зосередження на завданнях третього квадранта може викликати у вас відчуття, що ви не досягаєте своїх найважливіших життєвих цілей або що ви не можете контролювати своє повсякденне життя. Ось чому ви повинні спробувати делегувати якомога більше завдань у цьому квадранті.

Квадрант 4: ні терміново, ні важливо

Завдання, які не є ані терміновими, ані важливими, є трудомісткими заходами, які слід усунути. Ці дії не сприяють досягненню цілей, але в кінцевому підсумку можуть забрати багато часу.

Наприклад:

• Дивіться телевізор годинами.
• Оновлюйте соціальні мережі без роздумів.
• Уникання дій, наприклад сортування та впорядкування електронних листів замість відповіді на них.
• Надмірні покупки або витрачання занадто багато часу на серфінг в Інтернеті.
• Ви отримали несподіване завдання в останню хвилину.

Квадрант 4 — це квадрант надлишку та миттєвого задоволення, яке зрештою залишає вас незадоволеними.

Очевидно, нам усім потрібен вільний час. Суть полягає в тому, що ці заняття забезпечують баланс між відпочинком і професійними обов’язками. Що ж, якщо ви цього не усвідомлюєте, те, як ви проводите вільний час, може втрачати вашу енергію, пристрасть і креативність.

Як скласти матрицю Ейзенхауера

Щоб створити матрицю Ейзенхауера, необхідно виконати наступні кроки:

• Складіть список справ : перш за все, вам потрібно скласти список усіх завдань, які вам ще потрібно виконати.
• Намалюйте матрицю Ейзенхауера : намалюйте чотири квадранти матриці Ейзенхауера на аркуші або слайді. Ми рекомендуємо пофарбувати кожен квадрант іншим кольором, щоб допомогти вам розрізнити різні типи плям.
• Прив’яжіть кожне завдання до квадранта : додайте кожне із завдань зі списку, який ви раніше написали, до відповідного йому за терміновістю та важливістю квадранта матриці Ейзенхауера.
• Проаналізуйте матрицю Ейзенхауера : після того, як ви класифікували всі завдання, проаналізуйте кожен квадрант і матрицю в цілому, щоб визначити, чи потрібно вам слідувати тим самим шляхом, чи, навпаки, вам потрібно переосмислити те, що ви робите.
• Дійте : вирішіть, що вам потрібно зробити із завданнями в кожному квадранті, у якому порядку їх потрібно виконати, і почніть працювати над досягненням своїх цілей.

Приклад матриці Ейзенхауера

Щоб завершити засвоєння концепції, ми залишаємо вам нижче приклад матриці Ейзенхауера.

У цьому випадку ми проаналізуємо матрицю Ейзенхауера директора з продукції компанії. Матриця Ейзенхауера може бути дуже корисною для працівників із високими обов’язками, оскільки їм потрібно знати, як делегувати завдання, щоб ефективно виконувати свою роботу.

Переваги та недоліки матриці Ейзенхауера

Перевага:

• Це дуже корисний інструмент для керування багатьма видами діяльності, оскільки він дозволяє легко визначати завдання, які вам потрібно делегувати або навіть усунути.
• Крім того, це полегшує визначення того, які завдання є найбільш терміновими та важливими, тому їх потрібно виконати в першу чергу.
• Це також підвищує продуктивність, уникаючи витрачати час на неважливі та нетермінові завдання. Мета Матриці Ейзенхауера полягає в тому, щоб інвестований час був якісним.

Недоліки:

• Сортувати завдання за терміновістю та важливістю не так просто, як здається, тому створення матриці Ейзенхауера може зайняти деякий час.
• Немає сенсу створювати матрицю, якщо потім не діяти відповідно. Після заповнення матриці необхідно приймати рішення, виходячи з важливості та терміновості завдань.
• Його реалізація складна у великих робочих колективах, оскільки важливість і терміновість кожного завдання може відрізнятися залежно від людини.