5W2H

Cet article explique ce qu’est la méthodologie 5W2H et à quoi elle sert. Vous découvrirez donc quelles sont les questions de la méthode 5W2H, un exemple de son application et quels sont ses avantages et inconvénients. De plus, vous pourrez voir des recommandations pour appliquer correctement cette méthode et obtenir un meilleur résultat.

Qu’est-ce que 5W2H ?

5W2H est le nom d’une méthodologie utilisée pour analyser une situation ou un problème de manière exhaustive et précise.

L’acronyme 5W2H signifie quoi, pourquoi, où, quand, qui, comment et combien , ce qui traduit en espagnol est quoi, pourquoi, où, quand, qui, comment et combien .

On l’écrit aussi souvent 5W+2H .

La méthode 5W2H consiste à poser ces 7 questions pour diagnostiquer un problème. Ainsi, le modèle 5W2H aide à déterminer la cause profonde du problème et à trouver sa solution.

L’origine de la méthodologie 5W2H est japonaise, elle a été initialement créée pour des projets de gestion de la qualité, comme les projets Lean Six Sigma. Actuellement, la méthode 5W2H est utilisée pour des projets commerciaux de toutes sortes, car elle est utile pour résoudre n’importe quel problème.

Méthodologie 5W2H

Les questions de la méthodologie 5W2H sont :

• quoi
• pourquoi
• où
• Quand
• OMS
• comment
• Combien

Ensuite, chacune des questions qui doivent être posées dans la méthodologie 5W2H est approfondie.

quoi

Répondre à cette question constitue la première étape du processus 5W2H. Dans cette question, la personne ou l’équipe qui applique la méthodologie 5W2H doit définir le problème ou l’objectif.

La réponse à la question doit donc fournir une description générale de ce que l’analyse 5W2H tente de résoudre. Il est important que la description du problème soit claire et précise, de plus, vous devez inclure le résultat que vous souhaitez obtenir.

Pourquoi pourquoi)

L’étape suivante de ce processus consiste à définir la raison pour laquelle un problème survient, c’est-à-dire que cette question doit tenter d’identifier la cause profonde du problème.

D’un autre côté, cette question peut également être utile pour définir pourquoi il est nécessaire de résoudre le problème ou la raison pour laquelle cette analyse est réalisée. Expliquer la raison sous-jacente peut aider chaque membre de l’équipe, par exemple, à comprendre pourquoi il doit effectuer certaines tâches.

Où

Cette question vise à préciser où le problème s’est produit ou où une solution est susceptible d’émerger. Par exemple, s’il s’agit d’un problème lié à la machine, la personne effectuant l’analyse 5W2H peut indiquer sur quelle machine il se produit. De plus, s’il s’agit d’un problème client, vous devez déterminer l’emplacement exact du client et rechercher d’autres problèmes sur ce site.

Lorsque vous utilisez la méthode 5W2H pour atteindre un objectif, cette étape peut inclure la localisation des endroits où des actions pourraient avoir lieu pour atteindre cet objectif. Par exemple, si un projet implique plusieurs domaines ou départements, cette section doit préciser où les tâches et les réunions du projet peuvent avoir lieu.

Quand quand)

Le but de cette question est d’établir le calendrier dans lequel une équipe peut mettre en œuvre une résolution à son problème ou effectuer chaque étape pour atteindre son objectif.

Ainsi, cette étape peut inclure la création de dates de livraison pour chaque étape d’un projet. La création de jalons et de délais au cours de cette phase aide à établir l’ordre des actions nécessaire et permet de déterminer les éventuelles imprévus au cours des étapes du projet.

Qui qui)

Cette question peut faire référence à plusieurs aspects différents d’un problème ou d’un projet, tels que :

• Qui supervise l’ensemble du processus ?
• Qui est concerné par le projet ? Par exemple, cela implique-t-il des employés internes ou des fournisseurs externes ?
• Qui est concerné par le problème ?
• Qui travaille sur chaque étape du projet ?

Notamment, le chef d’équipe peut attribuer des tâches aux membres de l’équipe au cours de cette étape pour attribuer des responsabilités.

Comment

Répondre en profondeur à cette question est d’une grande aide pour résoudre un problème, mettre en œuvre une solution ou atteindre un objectif.

Au cours de cette étape, l’équipe clarifie quelles sont toutes les étapes nécessaires et comment elles doivent être réalisées, c’est-à-dire quelles méthodes ou procédures doivent être mises en œuvre pour atteindre l’objectif.

Combien

C’est la phase dans laquelle l’équipe estime le budget du projet. Grâce à toutes les informations recueillies dans les questions ci-dessus, l’équipe ou la personne responsable pourra déterminer les coûts pour chaque phase de votre projet.

Lorsqu’on utilise la méthodologie 5W2H pour analyser un problème de production, cette question peut également faire référence à la quantité d’un produit.

Bref, à ce stade le montant du projet est défini, qu’il s’agisse du montant monétaire, des unités défectueuses, du nombre de réclamations clients, etc.

Exemple 5W2H

Une fois que nous aurons vu la théorie sur la méthodologie 5W2H, nous allons voir un exemple de la façon d’appliquer cette méthode pour assimiler pleinement le concept.

Exemple d’analyse 5W2H pour améliorer la productivité d’une équipe commerciale :

• Quoi : Mettre à jour le système logiciel de l’équipe commerciale.
• Pourquoi : Parce que le logiciel est obsolète et ne répond plus aux besoins de l’entreprise.
• Où : Au service commercial.
• Quand : A la fin du trimestre en cours.
• Qui : Le responsable commercial et le personnel du service informatique collaborent sur le projet.
• Comment (Comment) : Analyser cinq produits alternatifs et déterminer celui qui correspond le mieux aux besoins actuels de l’entreprise grâce à une matrice de décision .
• Combien : Le budget maximum pour acheter un logiciel est de 120 000 $.

Comme vous pouvez le constater, grâce à l’application de la méthodologie 5W2H, nous pouvons effectuer rapidement une analyse du problème. De plus, cette procédure fournit une piste vers la manière de résoudre le problème, grâce notamment à la question Comment ? (Comme?). Il ne reste plus qu’à agir selon le plan établi pour finir de résoudre le problème.

Comment utiliser correctement la méthode 5W2H

Dans cette section, nous vous montrons quelques conseils pour obtenir un meilleur résultat lors de l’application de la méthode 5W2H.

• Restez toujours concentré sur la cause profonde du problème, et non sur les effets éventuels qu’ils ont provoqués. Autrement dit, essayez de créer des solutions définitives plutôt que palliatives. De cette façon, le problème ne se reproduira plus à l’avenir.
• Les solutions mises en œuvre via la méthode 5W2H doivent être aussi objectives que possible. De plus, il convient de veiller à ce que les solutions n’aient pas d’effets secondaires qui pourraient nécessiter des mesures supplémentaires pour les supprimer.
• Ne vous contentez jamais de la première bonne idée, mais proposez plutôt plusieurs approches aux différentes situations analysées. Cela augmentera le nombre de solutions et donc la qualité de la solution choisie.
• L’ordre dans lequel les questions 5W2H reçoivent des réponses est flexible, vous pouvez donc suivre l’ordre que vous préférez. Si l’équipe ne parvient pas à obtenir une réponse claire à une question, elle peut la sauter et passer à la suivante. Au fur et à mesure que vous progressez dans le processus, les autres réponses deviennent souvent plus claires.

Avantages et inconvénients du 5W2H

Avantage:

• La méthodologie 5W2H peut être utilisée dans n’importe quelle situation, processus ou problème.
• Il prend en compte tous les aspects du problème, puisque des questions sont posées qui collectent beaucoup d’informations.
• Gagnez du temps sur les rapports, les présentations, les réunions et (ré)informer l’équipe. Avec seulement 7 questions, les managers peuvent résumer et communiquer tout type de problème d’une manière que tout le monde peut comprendre.
• C’est une méthode facile à appliquer, aucune formation n’est requise pour la mettre en œuvre.

Désavantages:

• Ce n’est pas une méthode utile si la plupart des réponses aux questions ne sont pas connues.
• Il s’agit d’un outil de synthèse ; il peut donc être nécessaire d’ajouter des informations plus détaillées à l’analyse.
• Parfois, il n’est pas facile de répondre aux questions.