Liste de contrôle

Cet article explique ce qu’est une liste de contrôle (ou liste de vérification) et à quoi elle sert. Vous découvrirez également comment est réalisée une checklist, des exemples et quels sont les différents types de checklists. De plus, vous pourrez voir quels avantages offre l’utilisation d’une liste de contrôle.

Qu’est-ce qu’une liste de contrôle (ou liste de vérification) ?

Une liste de contrôle (ou liste de vérification) est une liste qui répertorie toutes les tâches qui doivent être effectuées. Ainsi, une liste de contrôle est une feuille utilisée pour vérifier qu’une série de processus ou d’étapes sont respectés.

Le fonctionnement d’une liste de contrôle ou liste de vérification est simple : l’opérateur doit marquer les tâches au fur et à mesure qu’il les accomplit. Ainsi, si vous avez effectué le processus correctement, toutes les tâches de la liste de contrôle seront marquées une fois que vous aurez terminé.

Dans certaines listes de contrôle, l’ordre dans lequel les tâches sont effectuées est également important, donc non seulement toutes les étapes doivent être effectuées, mais elles doivent également être exécutées dans le bon ordre. Ci-dessous, nous verrons quels sont les différents types de listes de contrôle.

Les listes de contrôle sont souvent utilisées dans des tâches répétitives où il est facile d’oublier de faire une étape du processus. Cependant, si l’opérateur suit la liste des tâches et coche, il s’assurera que toutes les étapes sont terminées.

Il est à noter que la liste de contrôle reçoit de nombreux noms différents tels que liste de contrôle , liste de contrôle , fiche de vérification ou fiche de contrôle .

Comment faire une liste de contrôle

Les étapes pour établir une liste de contrôle sont les suivantes :

1. Enregistrez toutes les tâches : la liste de contrôle doit contenir toutes les étapes ou processus qui doivent être effectués.
2. Trier les tâches – Les tâches répertoriées à l’étape précédente doivent être organisées dans un ordre, soit en raison de l’urgence, soit parce que les étapes doivent être effectuées dans un certain ordre pour que le résultat final soit approprié.
3. Détaillez les sous-éléments : si nécessaire, les tâches qui doivent être réalisées pour compléter chaque étape de la checklist doivent être précisées.
4. Ajouter des marques – À côté de chaque élément de la liste, une case vide ou quelque chose de similaire doit être ajouté afin que l’opérateur puisse marquer la tâche une fois qu’elle est terminée.
5. Vérifiez que toutes les tâches sont là : enfin, vous devez vérifier que vous n’avez oublié aucun élément de la liste et que leur ordre est correct. Car si la liste de contrôle est erronée, l’opérateur effectuera également son travail de la mauvaise manière.

Exemple de liste de contrôle

Une fois que nous aurons vu la définition d’une checklist et comment cela se fait, nous allons voir un exemple de checklist pour finir de comprendre le concept.

Par exemple, la liste de contrôle suivante contient toutes les tâches que doit effectuer le responsable des ressources humaines chargé d’intégrer un nouveau travailleur dans une entreprise. Ainsi, le superviseur doit suivre toutes les étapes de l’exemple de liste de contrôle pour réussir l’intégration d’un nouveau travailleur.

Types de listes de contrôle

Les types de liste de contrôle sont :

• Liste de contrôle des procédures standards : chaque élément de la liste de contrôle est une étape du processus. Plus ou moins de détails sur chaque étape peuvent être fournis en fonction des connaissances et de l’expérience de l’opérateur dans le processus.
• Liste de contrôle pour coordonner les projets : la liste précise les tâches que chaque membre de l’équipe doit effectuer.
• Liste de contrôle de dépannage : la liste de contrôle est utilisée pour diagnostiquer de quel type de problème il s’agit et pour résoudre le problème, afin que l’opérateur puisse résoudre le problème rapidement.
• Liste de contrôle pour accroître l’objectivité : la liste répertorie une série d’éléments qui aident à prendre des décisions de manière objective, sans être influencé par les émotions.
• Liste de contrôle des tâches en attente : la liste comprend toutes les tâches en attente qui doivent encore être complétées. L’objectif de ce type de liste de contrôle est de ne laisser aucune tâche inachevée.
• Liste de contrôle à contrôler : tous les aspects auxquels un processus, une machine ou un lieu doit respecter sont ajoutés à la liste. Ainsi, ce type de liste de contrôle est utilisé pour vérifier si quelque chose répond à toutes les exigences spécifiées.

À quoi devrait ressembler une liste de contrôle ?

Une liste de contrôle doit avoir les caractéristiques suivantes :

• Une liste de contrôle doit être aussi simple que possible, de cette façon le travail est plus facile.
• Regrouper plusieurs éléments qui peuvent être effectués en même temps ou au même endroit améliore souvent l’efficacité.
• En général, une liste de contrôle ne doit pas être trop détaillée, mais doit simplement décrire chaque étape.
• Lorsque l’ordre des tâches est important, les étapes doivent être disposées selon leur ordre d’achèvement.
• En cas de panne, il devrait être facile de savoir quel élément de la liste effectuer ensuite pour réduire le risque de manquer une étape ou de la faire deux fois.
• Une liste de contrôle doit pouvoir être utilisée sur le lieu de travail de manière confortable, l’opérateur ne doit pas faire d’effort pour la lire ou la protéger de l’environnement.
• Gardez à l’esprit que certaines listes de contrôle doivent être signées et conservées comme preuve, tandis que d’autres doivent être réutilisables.
• L’ajout d’une case vide devant chaque élément de la liste afin que l’opérateur puisse cocher les tâches terminées permet de suivre efficacement la procédure.
• Si des instructions sont nécessaires, elles doivent être incluses. Sinon, ils doivent être ignorés car ils détourneraient l’attention de l’utilisateur.
• Lorsque plusieurs listes de contrôle sont utilisées, en raison de la complexité de la tâche ou de la nécessité de plusieurs personnes pour effectuer des contrôles dans des lieux différents, il est possible d’utiliser une liste de contrôle principale qui indique la conformité de chaque liste de contrôle subordonnée.

Avantages d’une liste de contrôle

Les avantages de l’utilisation d’une liste de contrôle sont les suivants :

• Augmente la productivité, car les opérateurs peuvent exécuter les processus plus rapidement et avec moins d’erreurs.
• Améliore l’ordre et l’organisation.
• Il favorise la délégation de tâches car il est plus facile de réaliser correctement les processus, ce qui donne plus de confiance pour déléguer.
• Cela augmente la motivation des utilisateurs, car en accomplissant chaque tâche, le cerveau la perçoit comme une petite conquête et, par conséquent, leur donne satisfaction.