Matrice d’Eisenhower

Cet article explique ce qu’est la matrice d’Eisenhower et à quoi elle sert. Ainsi, vous découvrirez en quoi consiste chaque quadrant de la matrice d’Eisenhower, comment est réalisée la matrice d’Eisenhower et un exemple de ce type de matrice. De plus, vous pourrez voir quels sont les avantages et les inconvénients de la matrice d’Eisenhower.

Qu’est-ce que la matrice d’Eisenhower ?

La matrice Eisenhower est une matrice qui vous aide à classer les tâches en fonction de leur urgence et de leur importance. Par conséquent, la matrice d’Eisenhower est un outil utilisé pour gérer efficacement vos tâches.

La matrice d’Eisenhower est également appelée matrice urgente vs importante ou boîte d’Eisenhower .

Souvent, lorsque nous gérons un projet compliqué, nous avons tellement de tâches que nous ne savons pas par où commencer ni quelles tâches prioriser. Ainsi, la matrice d’Eisenhower est très utile pour déterminer quelles tâches sont vraiment importantes et urgentes, lesquelles doivent donc être effectuées immédiatement, et quelles tâches vous pouvez arrêter de faire car elles apportent très peu de valeur.

La matrice d’Eisenhower a été inventée par le président des États-Unis Dwight Eisenhower, d’où son nom. Cependant, la matrice d’Eisenhower a été popularisée des décennies plus tard par Stephen Covey avec son livre The 7 Habits of Highly Effective People .

Quadrants de la matrice d’Eisenhower

Les quadrants de la matrice d’Eisenhower sont :

• Quadrant 1 : urgent et important. Ce sont les tâches que vous devez prioriser.
• Quadrant 2 : non urgent et important. Ce sont des activités axées sur des objectifs à long terme.
• Quadrant 3 : urgent et sans importance. Il est recommandé de déléguer ces tâches.
• Quadrant 4 : ni urgent ni important : Ces tâches devraient être supprimées.

Quadrant 1 : urgent et important

Les tâches urgentes et importantes nécessitent que vous agissez rapidement. Ces activités ont souvent des délais visibles et des conséquences en termes de retards dans la mise en œuvre des mesures. Dans la plupart des cas, il s’agit de choses qui ont été suggérées par une source externe ou de choses qui ont été reportées au point d’approcher la date limite. Quoi qu’il en soit, ils nécessitent une réponse en mode crise.

Par exemple:

• Vous devez couvrir un projet pour un collègue malade.
• La voiture s’arrête au milieu de la route.
• Il y a des fuites et votre cuisine est inondée.
• Un client vient vers vous avec un très gros problème.
• Une tâche inattendue de dernière minute vous a été confiée.

Les tâches du quadrant 1 sont inévitables. Même si vous ne tergiversez jamais (ce qui est pratiquement impossible), il y aura toujours quelque chose hors de votre contrôle. Cependant, le problème surgit lorsque vous vous concentrez sur ces tâches inattendues ou urgentes à l’exclusion des objectifs à long terme qui vous tiennent à cœur.

Quadrant 2 : pas urgent et important

Les tâches non urgentes mais importantes sont celles qui aident l’organisation à atteindre ses objectifs à long terme. Ils n’ont généralement pas de date limite (ni même de date de fin), il est donc facile de les reporter au profit de tâches plus urgentes.

Cependant, ces tâches ont un effet beaucoup plus important sur l’efficacité à long terme dans la réalisation des objectifs de l’entreprise et doivent donc également être exécutées.

Par exemple:

• Planification de projets à court et long terme.
• Tâches régulières ou d’entretien.
• Travailler sur les réseaux professionnels (networking) et les relations personnelles.
• Apprenez une nouvelle compétence, restez au courant des recherches en cours dans le domaine lié à votre travail, assistez à des événements éducatifs.
• Exercice physique et contrôles médicaux de routine.

Le quadrant 2 est le point idéal de la gestion du temps personnel. C’est l’endroit où vous ne vous concentrez pas sur les problèmes (comme dans le premier quadrant) mais sur les opportunités et la croissance. Vivre à partir de ce quadrant de la matrice signifie que vous êtes proactif et que vous donnez la priorité aux activités qui augmentent vos capacités et votre énergie et contribuent à atteindre des objectifs significatifs.

Quadrant 3 : urgent et sans importance

Les tâches urgentes mais non importantes sont celles appelées « travail chargé ». Ces tâches sont souvent basées sur des attentes fixées par d’autres et ne rapprochent pas l’organisation de ses objectifs à long terme.

Par exemple:

• Interruptions inutiles de la part des collègues.
• Vérifiez votre téléphone portable ou votre courrier électronique chaque fois qu’il sonne.
• Répondez à certains SMS, e-mails ou messages sur les réseaux sociaux.
• Agissez sur des coupons ou des offres à durée limitée.
• Certaines réunions dans lesquelles le temps n’est pas utilisé.

Le quadrant 3 est celui où se trouve l’effet d’urgence simple. La volonté d’accomplir des tâches en raison de délais signifie que vous assumez des tâches qui n’ont pas vraiment de sens. Étant donné que les tâches du troisième quadrant sont urgentes mais généralement liées aux priorités de quelqu’un d’autre, passer trop de temps dans ce quadrant peut signifier que vous faites des choses que vous devriez faire au lieu de ce que vous voulez faire.

En fin de compte, vous concentrer sur les tâches du troisième quadrant peut vous donner l’impression que vous n’atteignez pas vos objectifs de vie les plus importants ou que vous n’avez aucun contrôle sur votre vie quotidienne. C’est pourquoi vous devriez essayer de déléguer autant de tâches que possible dans ce quadrant.

Quadrant 4 : ni urgent ni important

Les tâches qui ne sont ni urgentes ni importantes sont des activités chronophages qui devraient être éliminées. Ces activités ne contribuent pas à l’avancement des objectifs, mais elles peuvent finir par absorber beaucoup de temps.

Par exemple:

• Regardez la télévision pendant des heures.
• Réseaux sociaux rafraîchissants sans réfléchir.
• Activités d’évitement, telles que trier et organiser les e-mails au lieu d’y répondre.
• Faire des achats excessifs ou passer trop de temps à surfer sur Internet.
• Une tâche inattendue de dernière minute vous a été confiée.

Le quadrant 4 est le quadrant de l’excès et de la gratification immédiate qui vous laisse finalement insatisfait.

Évidemment, nous avons tous besoin de temps libre. L’essentiel est que ces activités constituent un équilibre entre les loisirs et les responsabilités professionnelles. Eh bien, si vous n’en êtes pas conscient, la façon dont vous passez votre temps libre peut drainer votre énergie, votre passion et votre créativité.

Comment faire une matrice d’Eisenhower

Pour créer une matrice d’Eisenhower, vous devez suivre les étapes suivantes :

• Faites une liste de tâches : Tout d’abord, vous devez faire une liste de toutes les tâches qu’il vous reste à accomplir.
• Dessinez la matrice d’Eisenhower : représentez les quatre quadrants de la matrice d’Eisenhower sur une feuille ou une diapositive. Nous vous recommandons de peindre chaque quadrant d’une couleur différente pour vous aider à distinguer les différents types de tâches.
• Reliez chaque tâche à un quadrant : ajoutez chacune des tâches de la liste que vous avez préalablement écrite au quadrant de la matrice Eisenhower qui lui correspond selon son urgence et son importance.
• Analysez la matrice d’Eisenhower : une fois que vous avez classé toutes les tâches, analysez chaque quadrant et la matrice en général pour déterminer si vous devez suivre le même chemin ou, au contraire, si vous devez repenser ce que vous faites.
• Passez à l’action : décidez de ce que vous devez faire avec les tâches de chaque quadrant, dans quel ordre vous devez les effectuer, et commencez à travailler pour avancer vers vos objectifs.

Exemple de matrice d’Eisenhower

Pour finir d’assimiler le concept, nous vous laissons ci-dessous un exemple de matrice d’Eisenhower.

Dans ce cas, nous analyserons la matrice Eisenhower du Chief Product Officer d’une entreprise. La matrice d’Eisenhower peut être très utile pour les travailleurs ayant de grandes responsabilités, car ils doivent savoir déléguer des tâches pour effectuer leur travail efficacement.

Avantages et inconvénients de la matrice d’Eisenhower

Avantage:

• C’est un outil très utile pour gérer de nombreuses activités, car il vous permet d’identifier facilement les tâches que vous devez déléguer ou même éliminer.
• De plus, cela permet de déterminer plus facilement quelles sont les tâches les plus urgentes et les plus importantes et qui doivent donc être effectuées avant.
• Cela améliore également la productivité en évitant de perdre du temps sur des tâches non importantes et non urgentes. L’objectif de la matrice Eisenhower est de garantir que le temps investi soit de qualité.

Désavantages:

• Trier les tâches en fonction de leur urgence et de leur importance n’est pas aussi simple qu’il y paraît, la création de la matrice d’Eisenhower peut donc prendre un certain temps.
• Il est inutile de faire la matrice si on n’agit pas en conséquence par la suite. Après avoir complété la matrice, des décisions doivent être prises en fonction de l’importance et de l’urgence des tâches.
• Sa mise en œuvre est difficile dans les grandes équipes de travail, puisque l’importance et l’urgence de chaque tâche peuvent varier selon les personnes.